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総務・人事・経理・法務担当が…今すぐやるべきマイナンバー対策とは 士業に聞いた対応ステップ!

 既にマイナンバー(個人番号)の郵送は始まっており、2016年1月の運用開始までわずかな時間しか残されていない。企業のマイナンバー制度への対応は義務であり、全社でこの大きな制度変更に対応しなくてはならないが、特に総務、経理、人事、法務等の業務部門が直面することになるだろう。また中小企業では、まだ準備が整っていない会社が多いと思われるが、そもそも業務部門のリソースが少なく、困惑しているところが少なくないのではないか。
 今回は、マイナンバー導入の激震にさらされる、主に中小企業の業務部門の方に向けて、社会保険労務士、税理士、弁護士という各分野のプロに、今、この時期から、すぐやるべきマイナンバー対策について話を聞いてきた。

今すぐ着手! 部門連帯と経営者の意識変革を

 大変な課題だが、あせらずにやるべきことを整理してみよう。今、はっきりと決定しているのは2016年1月よりマイナンバー制度が正式にスタートし、マイナンバーの業務運用を開始しなくてはならないということだ。それから逆算すれば、今年中に「従業員からのマイナンバー収集」と「マイナンバー対応業務管理ソフトへの入力」を、すませておくことが重要だ。

手順

 そうすると、その前にやるべきことが見えてくる。現在利用している会計ソフトや業務管理ソフトのマイナンバー対応への早期移管を行なっておくべきだ。そして、従業員等に向けてマイナンバー収集に関する告知を行い、社内のさまざまな規定を整備し、業務を外注している場合には、その外注先との契約を見直しておかなくてはならない。更にその前に、中小企業の場合やっておくべきことがある。総務、経理、人事の各業務部門が連帯し、自社経営トップにマイナンバー対応について「我が事」として理解してもらい、一連の対応策に決裁をもらうことだ。何より、マイナンバー制度では、不適切な扱いで情報漏洩が起きた場合、法人としての刑事罰があることを共有してもらわなくてはならない。
 経営トップにそれを認識してもらわないと大きな事故につながってしまう。もちろん、経営トップへの説明には、社労士、税理士など専門家の助力も必要だろう。つまり、現実的に最初に行うべき事は、社労士、税理士などとの下打ち合わせと言える。ここで認識しておくべきは、社労士、税理士すべてがマイナンバーをよく理解しているわけではないこと。また、業務管理ソフト運用の見直し等、ICTに関するアドバイスが必須なことだ。そうすると現在の社労士、税理士の先生でよいのか?という判断が必要。下打ち合わせで相談した際、それらに不安が残るようなら、契約見直しも検討しなくてはならない。万一、変更などということになると、更に残された時間が少なくなってしまうので、この下打ち合わせと判断には最速のスピードが必要になる。これから対策を始めようとするなら、まず今、総務、経理、人事、法務等が連帯して経営トップへの説明を行うことだ。明確に業務が分担されていない中小企業ならなおさらだ。業務責任者は、社労士、税理士等専門家と協力し、経営トップの理解を得て、マイナンバー対応を進めることが現実的だろう。取り急ぎ、年内にやるべきことの流れをまとめてみた。

業務部門対応の具体的ポイント
総務担当
マイナンバー制度対応プロジェクトの牽引役として業務部門をとりまとめ、社労士、税理士、弁護士等の専門家との下打ち合わせを進めておく。
業務変更、必要な措置、見込まれる予算等を経営トップに説明する。
経理担当
専門家との下打ち合わせにより、マイナンバー対応に関わる業務変更、必要な手続き、ソフトウェアの変更などについて、経営トップに説明できるようにしておく。
人事担当
専門家との下打ち合わせにより、マイナンバーに必要な手続きを社員にきちんとアナウンスできるよう、マイナンバーについての最低限の知識は身につけておく。
法務担当
専門家との下打ち合わせにより、マイナンバーに関わる外注の業務委託契約書を、チェックできるように準備しておく。

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外注者も含めた契約の確認と見直しが必須!

 マイナンバー対策実施のための予算、全社員への周知や教育、規程の作成や契約関連書類の見直しなど多くのタスクをこなさなくてはならない。経営トップには、業務改革ととらえてもらうことだろう。

手順

 経営トップの理解を得たら、すぐに「(2) 税理士、社労士等の支援を得、マイナンバー対応準備スタート」のステップに移ることになる。現在の税理士、社労士先生に引き続きお願いすることになったとしても、マイナンバー法により、契約の内容を変更しなくてはならない。これまでの契約にはマイナンバーの取扱いについては記載されていないからだ。そうすると、その契約書自体も修正し、再度締結する必要がある。その契約書は第三者にチェックしてもらうことが望ましい。同時に弁護士とも下打ち合わせをしておくべきで、中小企業においては、これらこそが「今すぐやるべきこと」と言えよう。

業務部門対応の具体的ポイント
総務担当
下打ち合わせにより、社労士、税理士等専門家との契約見直しが生じた場合、あるいは、マイナンバー収集と管理に新たな外注先が必要と結論した場合、各担当と協力して早期に専門家、外注先の検討を行なっておく。
経理担当
専門家の支援を得て、会計管理ソフトの見直しを行なっておく。
ただし、人事管理ソフトと別々であったら、どちらに合せるか、新たに入れ替えるのか等の検討を行なっておく。
人事担当
専門家の支援を得て、人事管理ソフトの見直しを行なっておく。
法務担当
社労士、税理士と結ぶ契約書のチェックと修正を弁護士に依頼しておく。
専門家自体を変更するときにも、新たな契約書のチェックを弁護士に依頼しておく。

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「安全管理措置」に関わる入念な準備が必要

 前述のように、マイナンバーは厳格に管理をすることが義務づけられている。マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」と呼ばれ、情報漏洩などが生じた場合には法人、個人とも、厳しい処分(刑事罰)が科せられる。企業はマイナンバーの適切な安全管理措置を行うことと義務づけられている。主な項目を掲出しておくが、規程など作成する文書について、法的に問題がないかチェックする必要がある。

手順

・基本方針の策定
「特定個人情報」の保護に関する基本理念を明確化。
・取扱規程等の策定
「特定個人情報」を取り扱う場合のマニュアルやフロー等の手順を示した文書を作成。
・組織的安全管理措置
担当者以外が「特定個人情報」を取り扱うことがないような仕組みの構築。
・人的安全管理措置
従業員の監督・教育。
・物理的安全管理措置
「特定個人情報」の漏洩・盗難等を防ぐ措置。
・技術的安全管理措置
アクセス制御やウィルス対策などシステム周辺のセキュリティ対策。

 これらの「安全管理措置」については、総務担当がフル回転で対応することになるだろう。更に、給与計算や記帳など、マイナンバーに関わる業務を外注していた場合には、外注契約をマイナンバー対応に見直す必要がある。もちろん、新たに外注先と契約を結ぶ場合にも、厳格な法務チェックが必要だ。現実的には、専門の法務部署がない中小企業においては、弁護士など専門家にチェックなどを依頼することになるだろう。

業務部門対応の具体的ポイント
総務担当
「特定個人情報保護委員会」のガイドラインを読んでおく。「安全管理措置」の責任者として、また専門家の支援を得て、各担当、外注先と協力し、必要な措置の実施と規程の作成などを行なっておく。
経理担当
給与計算、記帳代行等マイナンバーに関わる業務を外注していた場合には、外注先との契約内容のチェックを法務に依頼しておく。
人事担当
社員に向けにマイナンバー教育を行なっておく。とくに「安全管理措置」についてはしっかりアナウンスする。
法務担当
新たに作成した規程、外注先との契約内容チェック等を弁護士に依頼する。

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マイナンバー収集前に本人確認と社員教育を

 さて、今年中にやっておくべきことのメインが「(4)従業員等からのマイナンバー収集」である。ただ収集すればいいというものではなく、まず「(マイナンバーの)利用目的を通知」し、更に「本人確認」を行い、収集した後は厳格な管理が必要になる。また、社員だけではなく、アルバイト、パートなど給与を支払うすべての人が対象である。かなりの手間がかかることが予想されるので、本来は、事前にマイナンバーについての研修、教育を従業員に対して行なっておくことが望ましい。外注先に個人事業主がいたりすれば、やはり「利用目的の通知」「本人確認」といった手順を踏んで収集し、厳格に管理しなくてはならない。ちなみに外注先が法人の場合は必要ない。

手順

 問題は収集した後、厳格に管理すると言うところであり、前述の「安全管理措置」が大きく関わってくる。「紙」で収集した場合は鍵のかかるロッカーに保存し、データで収集した場合はマイナンバー保管のパソコンをスタンドアローンにする、あるいはそのパソコンのある部屋に鍵を付け利用者を限定する、その他セキュリティに関する適切な措置を施すなどの対応策が求められる。

業務部門対応の具体的ポイント
総務担当
専門家の支援を得て、また各担当、外注先と協力し、従業員、アルバイト、パート等からのマイナンバー収集方法を検討しておく。
マイナンバー法に則って収集目的を告げ、本人確認を行ない収集を行う。
収集したマイナンバーの厳格な管理を徹底させる。
経理担当
年末調整関連の書類(今年度から様式が変更されマイナンバー記載が可能になる予定)を配布するタイミングがうまく合うようなら、同時に従業員からマイナンバー収集を行う。
人事担当
マイナンバー収集のアナウンスと問い合わせ対応等を行う。
法務担当
各担当からの依頼により書類チェック等支援を行う。

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最終確認!2016年1月からの本番に備えて…

 これまでのタスクが2015年内に消化できそうだろうか?もちろん、それで終わりではなく、2016年1月からマイナンバー制度に基づくさまざまな業務の運用をスタートさせなくてはならない。業務部門の人員が少ない中小企業にとっては、かなり困難が多いと考えざるを得ない。

手順

 そうすると、このフローの「(2) 税理士、社労士等に、自社のマイナンバー対応を相談(業務管理ソフト運用を含む)」に立ち返って、そこで、適切な外注先にマイナンバー業務(収集と管理)を外注するという手法が現実的と思われる。とくに「マイナンバー管理」においては、情報漏洩を防ぐために「自社でマイナンバーを持たない」つまりクラウド管理にしてしまうという方策も検討に値する。ともあれ、業務担当者が今すぐ行うべき事は、専門家と下打ち合わせを行い、その支援を得て、経営者にマイナンバー制度について「我が事」として認識してもらい、対応の決裁を下ろしてもらうことだろう。

業務部門対応の具体的ポイント
総務担当
マイナンバー本格運用スタート。2016年1月から、入退社あるいはアルバイト、パート等のマイナンバー収集と管理、ハローワーク関連の届出を行う。
「安全管理措置」の責任者として運用管理を行う。
その他、マイナンバー運用の責任者として全体を管理する。
経理担当
マイナンバー本格運用スタート。会計管理ソフトへの入力を始める。
人事担当
入退社あるいはアルバイト、パート等へのマイナンバーに関するアナウンス、教育等を行う。
法務担当
随時、各担当からの依頼により、契約書類チェック等支援を行う。
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