ファイルサーバの可視化で煩雑かつ大量の教育資料を整理整頓

宝塚市教育委員会

ファイルサーバの可視化で煩雑かつ大量の教育資料を整理整頓

宝塚市教育委員会は市内の各学校のファイルサーバを一元管理している。教育資料は長期保存対象が多く煩雑になりやすいが、あるツールの導入でデータ整理が効率化された。

  • 業務効率化
  • 教育業・学習支援業
  • 情報システム部門(運用系)
ファイルサーバの可視化で煩雑かつ大量の教育資料を整理整頓

宝塚市内には公立の幼稚園12園、小学校24校、中学校12校、特別支援学校1校があり、各学校/園の業務や授業、行事などで発生するさまざまなデジタルデータを宝塚市立教育総合センターのファイルサーバで一括管理していた。年々保管されていくデータは膨大な量になり、2013年、Windows 7へのOSリプレースを機に、スリム化に着手した。

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課題

 宝塚市立教育総合センターのファイルサーバで一括管理していたデータは、卒業アルバム用の画像/動画データをはじめ、後々の教育に役立つかもしれない資料や記録など長期保存しがちなものが多かった。また教職員は定期的に転勤があるため作成者以外が参照・削除できないデータも増え続けていた。結果として、サーバの容量不足に加え、煩雑さや検索性の低さも問題になり、データの“整理整頓”の必要性を強く感じるようになった。

解決方法

 OSのリプレースをきっかけに、今後のデータ増加を見越しファイルサーバ強化に着手。ファイルの保管環境を整備するためのツールもあわせて導入した。

 特に有効だったのが、ファイルサーバ内を簡単に可視化できる機能だ。マイドキュメントの容量が大きすぎる利用者に通知を出すほか、容量が大きく古いファイルの作成者を洗い出し、ファイル名と保存場所、作成年月日など削除候補のファイル一覧表を作成、各学校へ公開した。

効果

 ファイルの詳細情報を公開することによって、ストレージの空き容量が約300GB増加。空き容量ができるとまたデータが入ってきがちなど、利用者の意識付けは過渡期だというが、削除対象の具体的な数値目標を提示することで管理行動も促しやすくなった。今後はさらに周知徹底をし、タイミングを見てファイル要領に制限をかける予定だ。利用者にとっても、ファイルサーバの安定稼働と整理されたデータ群で、快適な環境になりつつある。

事例概要

企業規模 大企業向け(1001名以上)
課題 業務効率化
業種 教育業・学習支援業
部署 情報システム部門(運用系)
地域 国内
導入年 -

提供企業・製品

導入製品名:ファイルサーバスリム化 「活文 File Server Optimizer」

提供企業:株式会社日立ソリューションズ

URL:http://www.hitachi-solutions.co.jp/katsubun/sp/fso/