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基礎解説ワークフローとは?

ワークフローツールとは、上長や他部門に対して行われる稟議申請といった業務上の手続きを、事前に定義したフローに沿ってシステム化することが可能なツールのこと。主な用途としては稟議申請や経費精算などで、例えば稟議申請は企業ごとに大きくその運用が異なるが、基本的にはこれまで紙で行ってきた運用を電子化することが前提となるため、稟議内容によっては複雑なルートを辿ることもある。また経費精算の場合は、会計システムとの連動が行われることが多いが、事前に設定するフローはシンプルで、複雑なルートを辿ることは少ない。

「承認ワークフロー」に関する特集



 前回(第1回)は申請・承認ワークフローが必要な根本的な理由を整理し、手書きの帳票及びExcelファイルやメールの利用といった「手作業」でのワークフローの問題点を指摘した。 第2回となる今回は、申請・承認ワークフローの専用システムについて、その導入メリットを解説したうえで、新たに課題が浮上しつつある現状について考察する。


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 BCP(事業継続計画)や人材確保の観点から、在宅勤務など場所や時間に捉われない働き方に注目が集まっている。総務省もICT活用、地方創生などを掲げてテレワークの普及促進に取り組んでおり、新しいワークスタイルに寄せられる期待は大きい。今後、こういったワークプレイスのマルチ化は拡大していくと考えられるが、実際に企業が導入するには様々なハードルが残っている。 その1つが企業に欠かせない「申請・承認ワークフロー」だ。「上司が不在だから承認がもらえない」「申請・承認のために会社に戻らなくてはいけない」など、ワークフローには場所の制約がつきものだ。どこかに集まって働くことを前提とした現在の申請・承認の仕組みのままではワークスタイルの変化に対応しきれなくなっているのだ。 この連載では3回にわたり、企業のワークフローの現状がどうなっているのか、ワークスタイルが変わりゆく今どのような視点でワークフロー改革を行うべきなのかを考察していく。 第1回の今回は「そもそもなぜ企業に“申請”や“承認”が必要なのか?」という原点に立ち返りながら、企業にワークフローが必要な理由を整理したうえで、手作業でのワークフローの負荷について解説する。


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 この連載では3回にわたり、企業のワークフローの現状がどうなっているのか、ワークスタイルが変わりゆく今どのような視点でワークフロー改革を行うべきなのかを考察している。第1回・第2回では申請・承認ワークフローが必要な理由、「手作業」でワークフローを行う問題点、承認申請システム導入に伴って得られる効果などを解説した。 最終回となる今回は、承認申請システムについての課題や不満の具体的な内容を確認し、ワークスタイル変革時代を迎えた今、どのようなワークフローシステムを選択すべきか考えていく。


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