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» 2018年11月22日 08時00分 公開

事例で学ぶ! 業務改善のヒント:0円で脱Excel、400台の“PC管理地獄”から抜け出した情シスの物語 (1/3)

たった3人で400台のPCを管理していた映像センター。Excelでの管理は煩雑で精度も高くない。この状況を0円で脱したという。果たしてどうやって?

[白谷輝英,伝]

 自社のPCの数を把握できていない、どのPCにアプリケーションがインストールされているか分からない――こうした声が多くの企業で聞かれる。PCをはじめとするIT資産の管理は重要な業務だが、人員不足で対応できず、煩雑な管理をもて余している情シスも少なくない。

 東京に本社を置く映像センターもそうした課題を抱えていた。全社の400台のPCを3人で管理しなければならず、作業は難航していた。部門ごとに情報が分断され、集中管理のために活用していたExcel台帳とITツールは、それぞれ異なる情報を示していたという。

 しかし、同社はある方法によってこの問題を解消した。その“方法”は費用がかからず、同社も従来、IT資産管理ツールに投じていた200万円を0円に抑えられたというから驚きだ。「ソフトウェアベンダーからのライセンス調査依頼への対処が、簡単にできるようになった」「ウイルス感染の恐れがあるソフトウェアがどのPCにインストールされているか、即座に分かるようになった」など副次的な効果も得ている。一体どのような方法なのか。

たった3人で400台のPCをExcel管理

 映像センターは、映像や音響を使った空間プロデュースなどを主な事業とする企業だ。展示会などのイベントやアーティストのライブ、美術館、店舗など活動領域は幅広く、映像音響機材の提案や設置、オペレーションも担当する。映像システムや音響機器などのレンタルおよび販売の他、セミナールームや各種ホールの企画、設計、施工なども手掛ける。

 同社は、約350台のWindows PCとMacを運用している。だが、情報システム部門の担当者は3人だ。管理本部 情報システム部 情報システム課 課長の内田健次氏は「PCの管理は想像以上に大変だった」と振り返る。

映像センター 内田健次氏 映像センター 内田健次氏

 「以前は、各部門がそれぞれの判断でPCを導入あるいはレンタルしていました。その後、私たちに報告が寄せられる仕組みでしたが、時には連絡漏れが起き正確な情報を把握できていませんでした」(内田氏)

 当時は、「Microsoft Excel」の台帳とIT資産管理ツールを併用して、PCの台数やインベントリ情報を管理していた。しかし、両者で情報が食い違うケースも珍しくなかった。Excelの台帳には登録されているPCが、IT資産管理ツールには存在していないことも日常茶飯事だったのだ。

 事態をさらに深刻なものにしたのが、同社の特殊性だ。現場で働くメンバーは担当プロジェクトの状況に応じ、必要なアプリケーションをPCにインストールする。中には映像、画像制作ソフトやCADソフトといった高価なものもあるため、アプリケーションのライセンス管理には人一倍気を遣わなければならないが、「50台のPCがあれば、50通りのパターンがある」というバラバラなPC環境を完璧に把握できているとは言い難かった。

 「こうした状況もあり、『どのPCがどこにあり、きちんと利用されているのか』『各PCに、どんなアプリケーションが導入されているのか』を把握することが長年の課題でした。ツールを有効活用したいとは思っていましたが、当時使用していたIT資産管理ツールはリアルタイムに状況を把握できないなど、使い勝手の面で不満が大きかった。また、1台当たりの月額利用料は数百円でも、トータルの費用は年間200万円ほどに達します。コストに見合った効果が得られているのか、強い疑問を感じていました」(内田氏)

図1 ExcelのPC管理台帳 図1 ExcelのPC管理台帳。購入の時期・メーカー・仕様・インストールされているアプリケーションは千差万別で、管理の手間は非常に大きかった。
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