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» 2018年04月02日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:ビジネスチャット3製品を比較、話題のSlackも紹介 (1/4)

チャットアプリは便利だが、仕事でちゃんと「使える」ツールとなると限られる。「Slack」「ChatWork」「LINEWORKS」の使ってみないと分からない便利な機能を基礎から紹介する。

[土肥正弘,ドキュメント工房]

ビジネスチャットの基礎

 仕事用メールを使っていて、「受信トレイ」が単なる共有事項の連絡やシステムからの通知などばかりで、「急ぎの」「すぐに特定の人から返事が欲しい」といったメールを埋もれさせてしまった経験はないだろうか。あるいは上司からの重要な連絡が「迷惑メール」に振り分けられており、全く見逃してしまった、というようなケースもあるだろう。

 さらに、小売り店舗などのスタッフを多数抱えている組織では、PCやメールそのものを全員が持っているわけではないため、個々のスタッフに直接連絡を取る手段が電話やFAXしかなく、すぐに連絡できないというケースもあるだろう。

 こうした問題に対して、特定の人からの連絡を漏らさず迅速に受けるのにぴったりなツールが、スマホからも使えるチャットツールだ。中でも「仕事で使える」と銘打っているアプリであれば、管理上の問題も少ないので、使い勝手が良い。

分かりやすい特徴はUIとソーシャル文化

 何よりもメールとはUI(ユーザーインタフェース)が違う。例えば図1を見てみよう。これはビジネスチャットツールでも特異なUIだが、見覚えのある人が多いだろう。LINEの画面そのままだ。実はこの画面、ワークスモバイルのビジネスチャットツール「LINE WORKS」の画面。LINEの操作性をそのまま仕事でも利用できるツールなのだ。画面の作りや入力画面のデザインはメールの操作と全然違うことが分かるだろう。

LINE WORKSのチャット画面例チャットワークのチャット画面例 (左)図1 LINE WORKSのチャット画面例(右)図2 チャットワークのチャット画面例

 図1では業務用のExcelファイルを送信している。送信相手からの感想や意見がすぐに返ってくる様子が分かる。図2は別のビジネスチャットツール「チャットワーク」の画面例だ。会議の予定を参加予定者に伝え、4分後には出席の返答が返ってきている。

 会話の中身にも注目してほしい。まずはその文面に形式ばったところがない簡素さが、メールに比べて際立っていないだろうか。また相手の顔のアイコンが見えるところも分かりやすい。さらにLINEスタンプは文字入力をしなくてもある程度の気持ちが伝えられるし、ちょっと楽しい空気感を醸し出してくれている。他のビジネスチャットツールにはスタンプ機能はないが絵文字を送信して拡大して表示してくれる機能などが備わっている場合がある。

 これがメールだったらどうだろう。恐らく送る側も返信する側も少なくとも3倍以上の文字量が必要になるのではないだろうか。定型のあいさつ文を付けたり、文章のトーンもかなりかしこまったものにしておかなければいけない。社内ならたかが文章のトーンで怒られることもないだろうが、社外とのやりとりではメールであまりくだけた調子の文章は不適切だ。

 しかしチャットには、社内外を問わず、また年齢、職掌、性別、国籍、全ての属性を超えて、共通のトーンで語り合える文化がある。そもそも長文が入力しにくいという制約から出発し、プライベート領域で育まれた文化だ。これに拒否反応を示す年配社員はいて当然かもしれない。しかし慣れれば連絡や通知、返信の手間が激減するので、そこさえ分かってもらえれば使ってもらえる可能性は高い。

 またメッセージ受け取りから返信までの時間がメールに比べるとかなり短くなるのも特徴だ。これも文化の問題だが、メールなら数時間空いても気にならないが、チャットでは数分以内に反応がないと少し違和感がある。それがよいことなのかどうかはさておき、事実としてチャットは相手の反応を速く引き出せる特徴がある。

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