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» 2017年09月25日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:AIやbotとの組み合わせも、文書管理ツールを軸にした働き方改革 (1/4)

文書管理ツールは文書を管理するだけのツールにあらず。人工知能(AI)やbotを使った製品も登場しており、既存ツールの延長線上で使える機能が増えた。働き方改革に使える。

[西山 毅,レッドオウル]

 企業の中には、情報資産となり得るさまざまな文書が日々、蓄積されている。ただし、ため込んでいるだけであっては意味がない。必要なときに、欲しい文書にすぐにアクセスできる環境がなければ、有効に活用されているとはいえないのだが、多くの企業では、文書を探すために多くの時間が費やされているのが実情のようだ。より迅速に、目的とする文書にたどり着くための仕組み作りが求められている。その際に有用となるのが“AI”の力を活用した文書管理システムだ。

整理しても分類しても「必要な文書を見つけられない!」

 日々の業務の中で生成される文書データは、ため込まれていくだけでは意味がない。活用されて初めて、有用な企業資産となる。“暗黙知”化している社内ナレッジを見える化、体系化し、社内に点在する関連情報ともひも付けて参照できるような仕組み作りを実現するのが今日の文書管理ソリューションだ。

 特に製造業を対象として、ベテラン従業員の頭の中に私蔵されたナレッジの継承を主な目的とするもので、そのためにまずナレッジの見える化、体系化というステップを必要とする。

 一方で、企業には、既に“形式知”として見える化され、蓄積されている文書データが膨大にある。実はこの状況もまた、企業の効率的な文書活用を大きく阻害する要因となっている。エンドユーザーは、「自分が参照したい文書が、どこにあるのか分からない」というストレスを日々感じているのだ。

働き方改革の観点から、文書管理ツールの活用を考える

 今回の取材では、「働き方改革をしたいので、膨大な文書を効率的に扱えるようにしたい」という相談が多く寄せられるというベンダーの声を聞いた。銀行や保険、証券などのように、紙文書の取り扱いが必要な企業からの問い合わせが多いというが、それだけでなく一般企業の経理や調達、技術など、さまざまな業務部門で「必要な文書が探せない」ことが課題になっている。

 その際に有効活用できるのが、文書管理ツールだ。まだ電子化されていない紙文書についてはPDF化を進めて、まずは電子データ化するところから始める必要があるが、「蓄積された文書データの中から、欲しい文書を迅速かつ正確に見つけ出し、本来の活用にストレスなく結び付ける」という点において、文書管理ツールは、非常に強力なサポートを提供するものだ。

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