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» 2017年07月03日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:これさえあれば何でもできる、進化系グループウェア最前線 (1/4)

Office 365、LINE WORKS、サイボウズ Office……。働き方改革時代に合わせた「進化系」のグループウェアはどんな機能が搭載されているのか、最新機能を追った。

[小池晃臣,タマク]

 これまでグループウェアといえば社内の掲示板やスケジューラー、ドキュメント共有などに使われる事が多かった。しかしコミュニケーション手段の変化とツールの進化により、チャットや外部サービスとの連携など幅広い機能を備えた「進化系」ともいえるグループウェアが登場し、これらを活用することで働き方改革や業務の見直しなども行う企業が現れ始めている。本稿では、進化系グループウェアの最新事情を追い、何ができ、仕事をどう変えるのか紹介したい。

グループウェアが働き方改革の切り札に

 今や「働き方改革」は日本企業にとって一大テーマとなっている。労働人口減少や人材流動化、長時間労働の社会問題化など、さまざまな社会的課題が、企業にしても働き方改革の取り組みを「待ったなし」のレベルまで引き上げているといえるだろう。そんな働き方改革の実現に欠かせないのが、ITを活用したコミュニケーション&コラボレーションであり、そのためのツールの代表格となるのが、グループウェアなのである。「枯れたツール」と見られがちだったグループウェアであるが、これまでの企業の掲示板機能やスケジューラーに加え働き方改革に貢献できるような機能を搭載し、進化を遂げている点を忘れてはならない。

 昨今のグループウェアにおける大きな潮流といえるのが、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイス対応とメッセンジャー(チャット)機能の充実だろう。これまでビジネスにおけるコミュニケーション手段としては圧倒的にPCでのメールが主流だったが、私生活では「LINE」や「Facebook」などのスマートフォン上でのメッセンジャーツールが急速に普及している。

 これだけスマートフォンが普及していながら、仕事の場ではまだPCとメールが業務上のルールというのでは、つい私用のメッセンジャーアプリで仕事のやりとりをしてしまおうと考えても無理はない。しかし、私用のメッセンジャーアプリを仕事に用いてしまうと、IT部門など管理者の目が届かず利用状況を把握できなくなり、企業としてはガバナンス上の問題が生じてくる。いわゆる「シャドーIT」のリスクである。

 シャドーITの最大のリスクは、情報漏えいにあるといえる。もしも私用のメッセンジャーから機密情報が漏えいしたとしても、その原因を解明したり、情報の流出経路を特定したりといった、企業としての説明責任を果たせなくなってしまうからだ。

 このような背景を受けて、情報セキュリティにおける普遍的な課題である「セキュリティと利便性の相反」を考えたときに最適解となるのが、企業が正式に導入したグループウェアにあるメッセンジャー機能の活用なのだ。とりわけ勤務中の外出や移動の多い日本の働き方では、出先でいちいちPCを開くことなく、スマートフォン上から気軽にコミュニケーションが行えるメッセンジャーのニーズはひときわ高いといえる。

 また、仕事の上での次のアクションを促すためにも、メッセンジャーはメールよりも効果が高いといわれている。ビジネスにはますますスピード感が求められるようになっているなか、コミュニケーション自体もスピードや分かりやすさがより重要視されるようになっているのである。メールからメッセンジャーにコミュニケーションの中心を移したことで、あいさつなどの定型文が必要なくなりコミュニケーションが活発化したという企業の声もあるようだ。

 こうしてシャドーITの問題を解消しながら、社員が安心して働けるような環境を企業側が整えて、リモートワークや在宅勤務なども取り入れつつ働き方改革を目指していく──それが今の進化系グループウェアの大きな使命となっている。

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