特集
» 2016年06月29日 10時00分 公開

IT導入完全ガイド:今度こそ定着できる? 社内SNS導入でムダなメールを削減しよう (1/2)

いろいろ導入しても、なかなかうまく定着しないのが社内コミュニケーションツールの厄介なところ。社内SNS、導入に成功した企業はどんなことをしているのか?

[加山恵美,キーマンズネット]

 「脱メール」の切り札として注目を集める「社内SNS」。いままでグループウェアなどを導入してみたものの、うまく定着しなかった読者は「半信半疑」かもしれない。どんなことができて、どう使えるか、導入を成功させるためのヒントを紹介する。

 いま「社内SNS」が注目を集めている。前編で紹介したように、多くの社員がモバイル端末を持ち、日常的に「Facebook」や「LINE」などのSNS(Social Network Service)にアクセスすることが一般化したこともあり、企業でも社内の連絡を、メールから社内専用のSNSサービスに切り替えようという動きがある。

 とはいえ、いままでグループウェアなどを導入してみたものの、うまく定着しなかった読者は「半信半疑」だろう。後編の本稿では、具体的に社内SNSでは「どんなことができて」「どう使えるか」「導入を成功させるためのヒント」を紹介する。

ビジネスで使うSNS機能の新しいマナーと脱メール文化

 「社内SNS」はその名の通りSNS(Social Network Service)をベースにしている。製品により差はあるものの、総じて主な機能は「タイムラインで情報共有できること」「LINEやTwitterのようにチャット形式でコミュニケーションがとれるもの」と考えていいだろう。PCとスマートフォンの両方で使えるようにマルチデバイスに対応するのもSNSとして当然といえる。

「いいね!」「スタンプ」などのシンプルな応答

 社内SNSは、メールよりもシンプルな操作で情報への反応を伝えられる点が利点だ。例えば「いいね!」ボタンのような他のSNSと同じ文脈で簡単に反応を伝えることができる。 

 社内SNSの文脈では、「いいね!」などの操作は、「読んだ」「了解した」の合図として使われることもある。メールの場合、受信者から個別に返信を受け取ることで、メールトラフィックがかさみやすい。こうした、ちょっとした情報伝達に社内SNSを活用すると、コミュニケーションをワンクリックで済ませられる。同時に発信者には「ちゃんと伝わっている」と安心感を与えることもできる。開封確認メールのように受信者に心理的な負担を与えることが少ないのも利点だ。製品によっては既読ユーザーを確認する機能を持つものもある。

 「グループ」機能を使えば、メールのようにToやCcでの宛先指定漏れによる情報伝達ミスも起こりにくく、確実に関係者に連絡することができるようになる。

コミュニケーションは円滑に素早く

 ここまで見てきたように、社内のコミュニケーションをシンプルに済ませたいという要望に対しては、簡単であることに加えて即時性も求められる。

 例えば、社外で商談中に確認が必要な問題が判明した場合、「持ち帰って確認」ではなく、その場で気軽に問い合わせられれば、商談の機会損失を抑えられるだろう。モバイルアプリに対応していればプッシュ通知も利用できる。

 ただし全てのやりとりがプッシュ通知だと互いに仕事に集中できなくなってしまう可能性がある。緊急度によって通知方法を選択できると便利だろう。

       1|2 次のページへ

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

会員登録(無料)

ホワイトペーパーや技術資料、導入事例など、IT導入の課題解決に役立つ資料を簡単に入手できます。