営業現場に受け入れられる「SFAツール」活用の心得：IT導入完全ガイド（2/5 ページ）

SFAの第一歩、日報機能（報告機能）

　SFAツールは、日々の営業活動を入力し情報を蓄積していくことで活動履歴の管理や案件管理などが可能になるが、その際営業担当者の入力フォームは営業の負担を減らすための重要なポイントになる。実際のツールでは、新規開拓やルートセールスなど営業スタイルに応じた画面を用意することが可能で、営業報告や会議資料に必要になる項目を入力内容として準備しておけば、入力された情報を元にミーティングすることが可能だ。わざわざ会議用の資料を別で作る必要がなくなる。

　理想的なのは、一度の入力でさまざまな営業プロセス管理に情報が活用できる「シングルインプット、マルチアウトプット」が可能な仕組みだ。SFAツールにさえ入力しておけば、ExcelやPowerPointで別の資料を作成する必要がなくなり、負担を軽減できるようになる。

　また、顧客のクレーム情報など他部門にフィードバックが必要な情報も日報フォームに入れ込んでおけば、クレーム報告のためのメール作成の時間を減らし、事前にクレーム情報が各部署で共有できれば、対応に向けた部門間ミーティングを開催するプロセスも軽減できる。

図2 シングルインプット、マルチアウトプット（出典：ソフトブレーン）

　ここで、案件情報の進捗確認を例に上げて考えてみよう。Excelで進捗管理する場合、毎週営業担当者がExcelに進捗を付加していくことで情報が更新されるが、営業担当者全員が個別にExcel情報を更新するまで時間がかかってしまうことも少なくない。営業担当者ごとにExcelシートを入力しマネジャーに送るという方法もあるが、今度はマネジャーがそれらの情報を1つのシートに集約する手間がかかってしまう。

　SFAツールでは、日々の日報によって案件の進捗情報を入力しておくことが可能となり、マネジャーが知りたい案件の進捗状況が一目で可視化できるようになる。案件の進捗を報告する個別ミーティングも不要となり、次の打ち手などが現場の営業担当者に直接SFAツール上で指導できるようになる。次の打ち手を考える上では、顧客の人脈情報やコンタクト履歴、次回の予定などの情報が日報上で報告できるような形が望ましい。

図3 進捗報告（出典：NIコンサルティング）