次世代型Excel帳票システム ExReport


フォー・ズィー・コーポレーション

Keyレポ

  • 基本情報
  • 次世代型Excel帳票システム ExReportの導入事例
  • 次世代型Excel帳票システム ExReportの特長
  • 次世代型Excel帳票システム ExReportのスペック

次世代型Excel帳票システム ExReport

掲載日:2010/09/21

企業規模 大企業・中堅企業 向け
オススメ
ユーザ
時間とコストがかかる/営業所などへ迅速に展開できない/ユーザ側で入力できない…といった従来の帳票の問題を解決したい企業。
製品形態 ソフトウェア
製品概要 特別なソフトや知識なしで簡単にExcel帳票が作成でき、インターネット経由で拠点などへ展開可能。ユーザ側での入力、データベースへの反映などが可能なExcel帳票システム。
価格情報 ExReport(基本パック):100万円(税別)
サポート
エリア
全国


「営業力強化」や「業務効率の向上」を阻む従来の帳票展開の限界




 貴社は、基幹システムの売上や製品などに関するデータから作成される帳票の運用に課題を感じていないだろうか。
 化粧品などの訪問販売事業を展開する株式会社ポーラ(以下、ポーラ)でも、帳票を使用した各種報告、営業支援、マーケティングなどの業務において、いくつもの問題を抱えていた。

 全国26ヵ所のエリアに広がる約4500ヵ所の営業所を中心に、約12万人のポーラレディが訪問販売事業を展開しているポーラ。しかし、本社とエリア間でやり取りされる帳票の種類、数は非常に多いため、基幹システムだけでは充分まかない切れず、手作業の運用が大きな負担となり、営業力の強化や業務効率の向上を阻んでいた。

 これらの問題を解決するため、ポーラは帳票領域のシステム化に着手。そして、次世代型Excel帳票システム「ExReport」の導入により、帳票に関わる問題の解決と大幅な業務改革を実現した。では、具体的な課題と改善の詳細について聞いてみよう。



導入事例


導入背景

本社とエリアでの情報共有、スピーディな情報展開を阻む問題が…


「ExReport」の導入に至った背景をポーラの担当者に聞いてみた。

津田氏●本社/エリア間の帳票のやり取りに手間と時間が
 本社からエリアへの売上データ分析・目標集計、顧客の購入履歴といった重要な情報の伝達、各エリア担当者から本社への目標や実績などの報告、会議・研修会の出欠は、メールに添付したExcel帳票のやり取りなどで行われていました。

 目標設定・進捗確認などのExcelフォーマットを本社で作成し、各エリアへ送付。各エリアは、担当者がExcelに記入し本社へ返信という流れです。当然、運用は煩雑。送付漏れや添付忘れ、締切日までに記入済みExcelの返信がないなどは日常茶飯事。報告書のフォーマットを変更し、返信してくるケースもあり、すべてのデータをコピー&ペーストして集計、データベースへ反映する作業などに、ますます多くの時間と手間を費やすことになっていました。

エリアサポート部 FC推進チーム 津田佳彦氏

エリアサポート部 FC推進チーム 津田佳彦氏

導入効果

本社データベースと連携したExcel帳票で情報の共有・活用を促進


「ExReport」の導入によって解決された問題、効果は?

津田氏●よりスピーディな売上・顧客情報の共有・活用を阻む問題も解決
 Excel帳票のやり取りにメールを使用していると、タイムラグが出てしまいます。また、各エリアのフィールドカウンセラーが、Excel帳票の内容を角度を変えて分析したくても、編集もグラフ化もできませんでした。こうした問題を解決してくれたのが「ExReport」です。フィールドカウンセラーを支援する当社のポータルサイト『FC Web』において、「ExReport」は帳票の領域を担っています。

實石氏●本社データベースと連携したExcel帳票をユーザが自由に分析、2次加工
 全社的な情報の共有・活用の問題も、「ExReport」導入で解消されました。フィールドカウンセラーがブラウザから「ExReport」にログインし、用意されたExcel帳票をすぐに入手できるようになったのです。しかも、そのExcel帳票は基幹システムの各種データ、売上数字や顧客情報などを収めたデータベースと連携しているので、「情報の鮮度」という問題は解消。ユーザ自身が、Excelのデータとして編集したり、グラフを作成したり、イラストなどのビジュアルを加え、ポーラレディ向けの“読みやすい資料”に2次加工することも容易に行えるようになりました。

土屋氏●“入力できるExcel帳票”により、迅速かつ容易な経営の可視化が実現
 「ExReport」は“入力できる帳票”が作成できます。フィールドカウンセラーはそのExcel帳票を開き、担当するエリアの売上などを記入すれば、報告業務は完了。入力された内容は、「ExReport」のデータベース側にすぐに反映され、経営陣が全社の売上などをすぐさま閲覧できるようになったのです。





活用例

本社とエリアで共有したいExcel帳票も専門知識なしで即作成可能


本社とエリア、営業所間の情報のやり取り以外に、どのように活用されているのか?

津田氏●一例を挙げると、シミュレーション機能やWeb-Excelエントリ機能が広く活用されています。
 シミュレーション機能とは、実績ベースの売上予測などをExcel上で簡単にシミュレーションできる機能です。各エリアで入力された内容は、データベースに反映されるので、売上予測などに活用されています。
 Web-Excelエントリとは、営業支援用のレポート類の共有及びデータ集計が簡単にできる機能です。この機能を利用すれば、「キャンペーンの目標集計」、「進捗確認表」、「成功している営業の活動ステップ確認表」などを、Excelが使えれば、特別なアプリケーションや知識なしで誰でも簡単に活用ができます。だから、専任スタッフも必要ありません。スピーディに簡単に情報共有・データ集計ができる、この機能は大いに役立っています。


全国展開

2010年7月、全国4500ヵ所の営業所へ「ExReport」の展開完了!


今後の「ExReport」を利用した事業展開は?

津田氏●2010年7月、全営業所へ「ExReport」を展開
 2008年に本社とエリア間での運用を開始した「ExReport」ですが、2010年7月、ついに全営業所でも利用可能となりました。フィールドカウンセラー経由だった営業所とのやり取りが、すべて「ExReport」上でのやり取りとなり、業務効率は大幅に向上。更に、ポーラレディが持つ顧客に関する詳細な情報も共有でき、一元化・データ化した情報をもとに、全社の営業活動を支援する価値あるExcel帳票の作成に活かされています。「ExReport」は、ポーラの営業力の強化に不可欠な重要な情報ツールの1つとなりました。
 営業所での利用が始まり、今後、様々な問題や改善の要請なども出てくると思います。その時は、「ExReport」の開発からポーラへの導入・運用を担当されたフォー・ズィー・コーポレーションさんに、何でも相談していきます。

一番右がフォー・ズィー・コーポレーションの宮嶋氏

一番右がフォー・ズィー・コーポレーションの宮嶋氏
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特長


ExReportとは

使い慣れたExcelで業務に必要な帳票類の更なる活用を実現


 全国26ヵ所のエリア、約4500ヵ所の営業所、約12万人のポーラレディへの各種帳票類の展開はもとより、営業現場からの情報の収集・一元化、経営の可視化などを実現した「ExReport」。ポーラの導入事例にあるように、「ExReport」の最大の特長は、誰もが使い慣れたExcelを利用し、帳票の展開・報告・閲覧が可能な点である。
 ユーザへの特別な教育は不要。様々な業務に必須の帳票類を容易にExcel帳票化し、迅速な展開を実現。更に、閲覧も出力・入力もExcel上で行えることで、業務効率の大幅な向上、全社の情報の収集から共有・活用を可能にする。では、以下で代表的な機能を簡単に紹介しよう。





入力が可能

誰でも簡単に入力でき、データベースへの保存も可能


 ポーラの活用例にもある『入力できるExcel帳票』がもたらすメリットは非常に大きい。売上報告、日報、顧客の購入履歴などの情報、勤務実績といった拠点からの情報を、簡単に登録でき、人の手を介さずにデータベースに反映させることができる。この機能を使い、売上予測のシミュレーションを簡単に行うことができる。
 下図は、「ExReport」を使用した売上シミュレーションの入力と更新(データベースへの反映)の簡単な解説である。あらかじめ本社などで用意した売上シミュレーション用Excel帳票を、拠点の担当が開き、各スタッフの実績に基づく売上予測などをExcel画面上で入力する。入力が完了すれば「更新ボタン」をクリック。これで、売上予測の報告と結果シミュレーションが完了。各拠点で入力された数字は、「ExReport」側のデータベースに保存され、経営陣や営業マネージャなどがブラウザ画面を通してExcelで閲覧、確認ができる。





投稿型の帳票

Excelで作成した帳票も簡単に「ExReport」から対象者へ展開可能


 こちらも、ポーラで広く活用されている機能の1つである。従来、帳票の作成には専門家によるプログラミングが必要だった。しかし、「ExReport」の汎用帳票作成ツールを利用すれば、SQL文を記述するだけで、簡単かつ素早く帳票が作成できる。
 しかし、その手間と時間さえ惜しいという場合は、オプションのWeb-Excelエントリを利用すれば、Excelシートで自由に作成した帳票を簡単な操作で「ExReport」へアップし、対象者へ公開することができる。閲覧する各担当者は、そこに入力して公開者に結果を返すこともできる。
 また、「ExReport」は閲覧制限をかけることが可能。それも、1つのExcelシートの中で、ユーザそれぞれに見せる領域・見せない領域の設定ができる。例えば部長クラスには帳票の全エリアを表示。一般社員には顧客に関する詳細情報は非表示、といった設定ができ、情報の公開・共有と情報の保護を簡単に両立させられる。




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スペック

製品名 ExReport
メーカー フォー・ズィー・コーポレーション
クライアント側OS ・ Windows 2000 Professional (SP4以降)
・ Windows XP Professional(推奨)
・ Windows Vista
・ Windows 7
クライアント側対応プロセッサ ・ CPU:Pentium互換 133MHz以上(推奨1GHz以上)
クライアント側必要メモリ容量 ・ 64MB以上(推奨1GB以上)
クライアント側必要ディスク容量 ・ ハードディスク空き容量:200MB以上(推奨2GB以上)
クライアント側その他動作環境 ・ Internet Explorer 6.0以降
・ Excel 2000
・ Excel 2002
・ Excel 2003(推奨)
・ Excel 2007
サーバ側OS ・ Windows server 2003(推奨)
・ Windows server 2008
サーバ側対応プロセッサ ・ Pentium互換 1GHz以上(推奨3GHz以上)
サーバ側必要メモリ容量 ・ 512MB以上(推奨2GB以上)
サーバ側必要ディスク容量 ・ ハードディスク空き容量:2GB以上(推奨10GB以上)
サーバ側その他動作環境 ・ SQL Server 2005(推奨)
・ SQL Server 2005 Express Edition
・ SQL Server 2008
・ プロトコル:TCP/IP
・ 使用ポート:HTTP 80ほか
その他特記事項 -


価格情報


ExReport(基本パック):100万円(税別)


補足説明
●基本パックには、Webレポートメニュー・Webサービス・汎用帳票作成ツール・ExReportデータ管理ツール及び導入作業が含まれます。
●オプションで、Web-Excelエントリがあります。
 価格:30万円(税別)

サポートエリア


全国


補足説明

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