電子文書管理システム SFS（Security Filing System）

　立山システム研究所の「SFS」は、操作性と費用対効果の点で非常に優れた文書管理システムである。特別な知識がなくても、文書の登録や検索・編集が行える容易な操作性、アクセス制御や操作ログ管理といったセキュリティ機能、大量文書の長期保存に対応するスケーラビリティなどを兼ね備え、貴社が文書管理システムに期待する導入効果を、高次元で実現。導入、運用時の負荷は極めて少なく、電子文書はもとより、紙文書の電子化の保存・活用にも対応しており、金融、製造、法律事務所など約7500ユーザクライアントへの導入実績を誇っている。

　では、その代表的な機能をいくつか、以下で簡単に紹介しよう。

　文書管理システム導入の成否を握るカギの1つ、操作性の点において、「SFS」は導入企業より高い評価を得ている。WordやExcelを使用したことのある人であれば、簡単に使いこなせる分かりやすいインターフェース。文書ファイルの登録は、ドラッグ＆ドロップ操作で完了する。以下が、そのほかの“使える機能”だ。

■ファイルサーバ並みの使い勝手の良さ【オンライン編集】
「SFS」に保存されたデータの中から、必要な文書を検索・発見したら、ダブルクリックでファイルを開き、編集が行える。

■“うっかり上書き”のミスも防げる【自動バージョン管理】
「SFS」の中の文書ファイルに修正や加筆を行い、保存する際、うっかり上書き保存したとしても、自動的に編集前の文書を別ファイルとして保存し、履歴管理を行う機能を備えている。この操作をはじめとする、ユーザの操作ログは自動で保存され、履歴管理することもできる。

　文書管理システムで情報を一元管理する際、セキュリティ対策、様々な文書ファイルへのアクセス制限は必須となる。このアクセス管理においても、「SFS」なら簡単な操作できめ細かなアクセス権限を設定できる。

アクセス権限は以下の4つに分類でき、それぞれの権限を「SFS」が判別し、ユーザへの開示を行う。
●アプリ編集モード
文書ファイルを編集可能な状態で閲覧可能。編集後は、自動バージョン管理の機能により、版管理され、保存。
●アプリ閲覧モード
文書ファイルの閲覧のみ可能。編集結果は「SFS」に反映、保存されない。
●PDF閲覧モード
「SFS」内で生成されたPDFの閲覧のみ可能。
●専用ビューワモード
名前を付けて保存/印刷/Print Screenを許可せず、文書の閲覧のみ可能なモード。

なお、アクセス権限をもたないユーザには該当のファイル/フォルダは非表示となる。

　多くの一般的な文書管理システムは、データベースであるRDBに様々なコンテンツを保存する手法をとっている。これでは、コンテンツの量が大量になってくると、データベースが肥大化。検索スピードは著しく低下し、その解決のため、新たなデータベースを増設せざるを得ないことになる。
　しかし、「SFS」は、属性情報とコンテンツを分散管理している。非常に容量の少ない属性情報だけを対象に、検索を行うため、情報量が増えても、検索スピードへの影響は極めて少ない。
　こうした大量文書への対応力により、頻繁な拡張を行わず、長期にわたって利用できるシステム＝TCOに優れたシステムの実現が可能となる。

■導入前の課題
サービス業を展開するA社では、ある文書管理システムを導入したものの、操作性の悪さやベンダの対応が今ひとつといった課題を抱えていた。そして更新の時期を迎え、その高額なコストの見直しと前述の課題解決のため、文書管理システムのリプレースを決定。商品の選定を行った。

■SFS採用のポイント
いくつかの文書管理システムを比較検討したA社が、導入を決定したのが「SFS」。ファイルサーバ並みの容易な操作性、ネットワークを含めた充実のトータルサポート、既存システムの更新よりも安価な価格、これらが「SFS」選定のポイントである。

■SFS導入による効果
「SFS」は操作性が良く、完成文書だけでなく、作成途中の文書も管理でき、セキュリティの強化が図られた。また、VPN網の構築により、外出先でも文書の操作ができ、情報連携や共有性が更に向上。今後は、「SFS」のワークフロー機能を利用した業務効率の更なる向上に取り組んでいく。

■導入前の課題
製造業のB社では、ISO文書をファイルサーバや紙文書で管理していた。しかし、日々の運用やISOの審査時、多くの負荷がISO責任者にかかるため、文書管理システムの導入を決定した。

■SFS選定のポイント
ドラッグ＆ドロップ登録やオンライン編集といったファイルサーバ並みの「操作の容易さ」。自動バージョン管理、自動操作ログ管理、申請・承認管理などの「履歴管理の充実」。スキャン連携機能などによる「紙文書との親和性の高さ」。こうした機能が高く評価され、B社への「SFS」の導入が決定した。

■SFS導入による効果
日々の業務におけるISO文書の管理を、ISO責任者だけでなく、一般社員も行うことで業務負担を分散させ、ISO管理ルールの徹底が図れた。更に、ファイルサーバ内の機密性の高い文書の管理ができるようになり、セキュリティを強化。今後は、分散している文書を一元管理し、文書管理のルール徹底を進めていく。