働き方改革 × Office365=何ができる? 【第2回】

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働き方改革 × Office365=何ができる? 【第2回】

情報共有システム・コミュニケーションツール 2017/10/12

 前回は、「Office 365」について「従来のOfficeと何が違うのか」「導入の利点と欠点」など、基本的な部分のお話をさせていただきました。

 今回のテーマは、多くの企業が既存のシステムから移行する際に、なぜ選択肢の中でOffice 365が有力候補に位置付けられているのかを、「働き方改革」というキーワードから考えてみたいと思います。

 Office 365の導入によって、何を期待できるのでしょうか。

1. “働き方改革”ってなに?

 まずはこのキーワードについて簡単に説明したいと思います。

“働き方改革”について

 現代社会において、特に日本の“労働”に関する課題は大きく3つあるといわれています。この3点は密接に関連しています。 

1.    少子高齢化による労働人口の減少
2.    長時間労働の常態化
3.    優秀な人材の確保が困難

 これらの課題を解決するために、日本に脈々と受け継がれる企業風土や企業文化、労働に対する価値観、考え方をいま一度見直し、変革をしていこうという取り組みが“働き方改革”です。

 いずれの課題も社会構造そのものに関わる部分も多く、抜本的な構造改革が必要となることから、国を挙げて取り組んでいる、というわけです。 

 “働き方改革”を実現するためにはシニアの雇用促進、女性の働きやすい環境作りなど制度や仕組み作りと、AIやIoTといった技術の導入、活用の両面から考える必要があります。

2. Office365導入により実現が期待される”働き方改革”とは

 “働き方改革”の実現を、より現実性の高いものにするための手段の1つとして、Office 365の導入に大きな役割が期待されます。果たして、Office 365導入が“働き方改革”にどのように関わり、どのような恩恵をもたらすのでしょうか。

 Office 365には「Word」や「Excel」といったおなじみのアプリケーションに加え、ファイル共有の「SharePoint」や「OneDrive」、Web会議の「Skype for Business」などいくつものサービスが利用できます。それらをうまく組み合わせることで、さまざまな状況やニーズに応じることができるのが、Office 365の特長です。

 さて、次の4つのケースを例に、Office 365がそれぞれどのように生きるか紹介していきましょう。

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右上に記載しているのが活用ツール:Exchange Online、Skype for Business、SharePoint、OneDriveが活躍する

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3.最後に

 Office365 導入は、単に使いやすい新システムへの移行ということではなく、利用者の働き方をより効率的、かつ、柔軟にするためのコミュニケーション基盤の確立という側面も持ち合わせており、“働き方改革”においても重要な意味を持つことがお分かり頂けたと思います。

 それだけに、Office 365以前のシステム移行と比べると、運用開始直後に利用者が戸惑うシーンが増える、という懸念も生じてきます。

 「Office 365の利用が進まず既存システムをなかなか停止できない」「利用者がOffice 365の操作に慣れないので業務効率が低下する」「ヘルプデスクへの問い合わせが急増し担当者の負荷が増大する」などの状況に陥るケースも少なくありません。

 では、Office 365導入をスムーズに進めるためには何が重要になってくるのでしょうか? 次回はこの点について触れていきたいと思います。

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