いまさら聞けない“Office 365”って何?【第1回】

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いまさら聞けない“Office 365”って何?【第1回】

PCソフト 2017/06/13

 本コラムでは3回にわたり、Microsoftの「Office 365」がどんなものかの理解を手始めに、企業におけるOffice 365導入に関する市場動向、Office 365を導入するにあたってのポイントをお伝えしていきます。

1.今までのWordやExcelと何が違うの?

 Microsoftの製品群において、ここ数年で目にする機会が格段に増えた”Office 365”というキーワード、名前にOfficeとありますが、WordやExcelと何が異なるのでしょうか?

Q:そもそもOffice 365とは何なのか?

A:システムのベースはクラウドで、メール、スケジュール管理、ファイル管理などのビジネスに必要なツールを提供するサービスです。

Q:WordやExcelの最新版の事なのか?

A:Office 365は、WordやExcelの最新版のことではありません。インストールして利用する「アプリケーション」とは異なり、PCからインターネット経由でクラウドにアクセスして利用するサービスのことです。Office 365で提供されるサービスの中に、WordやExcelなどのアプリケーションをインストールして利用できる権利(契約プランによっては権利が無い)も含まれています。

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Office 365のサービス

 従来のMicrosoftがパッケージとして提供していた、「Microsoft Exchange Server」「Microsoft SharePoint Server」のサーバ製品およびWordやExcel、PowerPointといったOffice製品をクラウド環境で提供します。利用できるサービスは主に以下の5つがあります。

(1)Exchange Online

クラウド型グループウェア/電子メールサービスです。Exchange Onlineを利用する方法として、アプリケーションを利用してアクセスする「Microsoft Outlook」と、ブラウザを利用してアクセスする「Outlook on the web」があります。
・主な機能:メール、タスク管理、スケジュール管理

(2)Skype for Business Online

統合コミュニケーションサービスです。業務上の連絡や会議などをオンライン上で行うことが可能です。
・主な機能:オンライン会議、インスタントメッセージの送受信、プレゼンスの確認

(3)SharePoint Online

企業内のチームやグループ単位でコラボレーション(情報共有)をするためのWebサイト構築用プラットフォーム(※)です。  
・主な機能:コラボレーション(情報共有)、ファイル共有、社内ポータル、社内SNSなど

※プラットフォーム・・・ソフトウェアやハードウェアを動作するための基盤となるハードウェアやOS、ミドルウェアのこと

(4) OneDrive for Business

ユーザーごとにオンラインストレージを提供するサービスです。個人用の「OneDrive」とは異なり、管理者が中央からきちんと管理ができる仕組みが提供されます。
・主な機能:作業ファイルの保存、共有、同期

(5)Office Pro Plus

従来のOffice製品(Word、Excelなど)を別途、購入せずに利用が可能となるサービスです。Office 365の特定のライセンスを契約するとサービスの利用が可能です。

Office 365の料金形態

 従来のOfficeは1回の支払いで完結するいわゆる「買い切り型」であるのに対し、Office 365は月単位または年単位で利用料金を支払い、その期間のみ利用できる「サブスクリプション型」となっています。また、Office 365には利用するサービスごとに料金プランが異なり、利用用途や目的に合わせて選択することができます。

2. Office 365導入の利点と欠点

利点

 Office 365では、従来、サーバ機器を準備し、サーバ製品をインストールして環境を構築する必要があったアプリケーションを、月(年)単位の利用料を支払うだけで簡単に利用が開始できます。また、クラウドで提供される環境のため、サーバでの運用と比べ維持管理の手間が大幅に削減されます。  

 利用するユーザーにおいては、クラウド最大の利点である、「いつでもどこからでも」サービスの利用が可能となります。また、Office 365 ProPlusにおいては製品版に比べ以下のメリットがあります。

・Officeアプリケーションを1ユーザー最大15台(※)の端末で利用可能

※PCまたはMac:最大5台、スマートフォン:最大5台、タブレット:最大5台の計15台

・常に最新バージョンのOfficeアプリケーションが利用可能

従来の製品版では、新しいバージョンの製品がリリースされる度に新規に購入が必要でした。Office 365では、利用料金を支払っている期間中は、各機能とも常に最新のバージョンを利用できます。  

・従来のOfficeアプリケーションにはない新たな追加機能が利用可能

Delve(情報検索)、Sway(プレゼンテーション資料作成)など順次追加される新機能もすぐに利用できます(※)。
※契約しているOffice 365のプランによって利用できない場合もあり

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欠点

 サブスクリプション型のため、利用していなくても契約している限り、月(年)単位で、一定の利用料金がかかります。契約はユーザー数で行うため、ユーザーの増減が発生した場合に契約の変更手続きが必要となります。  

 また、クラウドを使用するサービスのため、利用するユーザーにおいてはインターネット環境を提供する必要があります。

最後に

 以上のように、Office 365は従来のOffice製品の機能を持ちつつ、クラウドを軸にした新しいサービスであることがお分かり頂けたかと思います。  

 次回は、「なぜ多くの企業がOffice 365を導入し始めているのか」、「導入企業はOffice 365に何を期待するのか」といったOffice 365を取り巻く市場の動向を中心にお話をしたいと思います。

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