今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleカレンダー〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleカレンダー〜

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/06/13

 前回まではGoogleスプレッドシートの使い方、活用方法をご紹介してきましたが、今回はスプレッドシートを離れて、皆さんにとっても身近な存在で直感的に操作でき、どこからでもスケジュール管理ができる「Googleカレンダー」の機能をご紹介します。知らないという方は勉強のために、知っているという方は確認のために是非お読みいただければ幸いです。

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Googleカレンダーとは

 Googleカレンダーとは、Googleのアカウントさえあれば誰でも無料で使うことのできるオンライン上のカレンダーです。パソコンはもちろん、iPhoneやiPad、Androidスマートフォンなど、デバイスを選ばず予定を作成(登録)することが可能です。

 また、公式のGoogleカレンダーアプリ以外の、世の中に出回っているカレンダーアプリはGoogleカレンダーと連携している場合が多く、App StoreやGoogle Playで見つけたお気に入りのカレンダーアプリから、簡単にスケジュールを登録することが可能です。
※Googleカレンダーとの連携については、各カレンダーアプリをご確認下さい。

Googleカレンダーの4つの強み

 Googleカレンダーには、紙の手帳にはない強みが4つ、あります。

1.手帳の持ち運びが必要ない
 先ほども述べたように、Googleカレンダーはデバイスを選ばずに予定を管理することができます。そのため、手帳を忘れてしまった場合やとっさにできた予定などを管理するのに大変便利です。もちろん、どのデバイスから入力をしてもすべての予定が同期されるので、二重入力や入力漏れのリスクも軽減されます。


2.1つのカレンダーを複数人で管理できる
 作成した予定に他のアカウントを招待することができます。1つの予定を複数人で管理することができるようになるため、例えば会議など、複数人の予定を抑える際に便利です。


3.予定の時間より前に、事前に通知(アラーム)を出すことができる
 Googleカレンダーでは、予定を入力した際に通知(アラーム)を設定することができます。
通知時間は「分」「時間」「日」「週間」の単位で設定できるので、例えば、報告書提出日の「1週間前」に通知を出して作成する時間を作ったり、会議の「30分前」に通知を出して会議資料の準備をしたりなど、状況によって使い分けることができます。

 通知(アラーム)さえ設定をすれば、忙しくて予定を確認できないときでも、忘れることはありません。


4.仕事とプライベートを分けたカレンダーが作成できる
 紙の手帳の場合、仕事用・プライベート用の手帳を分けて使っている方が多いのではないでしょうか。しかし、Googleカレンダーであれば仕事とプライベートを別々に分けて予定表を作成することができます。

 Googleカレンダーのマイカレンダーから、「無料」で「いくつでも」カレンダーを追加することができるので、仕事以外でも細かく予定を管理したいという方にお勧めです。

実際にGoogleカレンダーに予定を入れる

 それでは、カレンダーに予定を入れる手順をご紹介します。今回は、PCから登録を行う場合の方法をお伝えいたします。

1.Googleカレンダーにアクセスする。
 Googleトップ画面の右上の、■が9つ並んでいるマークをクリックし、表示された選択肢の中からカレンダーをクリック。

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2.予定を作成する
 該当の日時をクリックすると吹き出しが表示されるので、タイトルを入力後、吹き出し右下の編集をクリック。

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3.予定の詳細を入力する
 すると、詳細情報を登録する画面に移動するので、必要事項を入力する。

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※各項目の詳細は下記をご確認下さい

1.予定のタイトル設定
『商談:セレブリックス@新宿』など、予定のタイトルを設定できます。
 ※「2.予定を作成する」で入力したタイトルが表示されます。

2.予定の日時設定

予定の始まりと終わりの時間を30分単位で設定できます。

3.終日・繰り返し設定

終日にチェックを入れると、時間指定のない終日の予定として設定できます。
繰り返しにチェックを入れると、毎週木曜、毎月4日、のように繰り返しの頻度を設定できます。

4.場所
予定の住所を入力することができます。入力をし、予定を  すると地図へのリンクが作成されます。

5.追加・ゲスト
同じ予定を入れたいアカウントを指定することができます。
※自分と、指定したアカウントのカレンダーに同じ予定が表示されます。

6.カレンダー
予定のオーナーとなるアカウントを指定できます。
自分が行くはずだった訪問予定を他の担当に依頼する場合など、予定そのものを移動することができます。
※一度予定を  後、予定の編集で選択可能になります。
※「5.追加・ゲスト」で招待したゲストがいる場合のみ選択可能です。
※オーナーを他アカウントに変更すると、自分のカレンダーからは予定が削除されます。

7.説明
予定の内容を入力することができます。

8.色設定
予定が一覧表示される際の色を変更することができます。

9.通知設定
通知(アラーム)の設定ができます。
「通知」を選ぶと、指定した時間にポップアップが表示されます。
「メール」を選ぶと、指定した時間にメールが届きます。

まとめ

 いかがでしたか?Googleカレンダーさえあれば手帳を持ち歩くことなく、手元のPCやスマートフォンやタブレットなどで管理することが可能です。

 また、通知(アラーム)機能により、予定を忘れることなく管理もできるので優れものです。今、手帳を使っている方も、無料でGoogleカレンダーを使用することができるので一度ご利用いただいて、便利さを実感していただけたら幸いです。

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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