今さら聞けない“Google Appsのトリセツ”〜スプレッドシート3〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ”〜スプレッドシート3〜

データ分析 2016/06/06

 前回までのコラムでは、スプレッドシートに関する基本的な使い方や機能をお伝えいたしました。今回は、Googleスプレッドシートの真髄といっても過言ではない「関数」についてお伝えいたします。

 実はGoogle スプレッドシートには、Excelには実装されていないGoogle スプレッドシートオリジナルの関数がいくつかあります。 Excelの場合、基本的に1セルに使用できる関数は1つで、返ってくる値も1つのみです。しかしスプレッドシート専用の関数では、1セルにその関数を使用するとその関数の条件にあてはまる値が複数セルに渡って表示される、というものがあります。

 文章だけでは分かりにくいので、図を使ってご説明いたします。

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例えば左表を、“受注額順に並べ替えて別の場所に表示させたい”と思ったケースです。

 その際、エクセルだとこのように全てのセルに関数を入れると・・・

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このように表示されます。

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しかし、スプレッドシート専用の関数ですと、このように一箇所入力するだけで・・・

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このように、同じものが表示されるのです。

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 ということで今回は、Googleスプレッドシート専用関数の中でも上記の特徴を持つ
「SORT」関数と「UNIQUE」関数、それらを組み合わせた使い方をご紹介いたします。

SORT関数

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 SORT関数は、並び替えたいデータ範囲を選択し、昇順・降順で並び替えることができる関数です。Excelのフィルタ機能を思い浮かべていただければ分かりやすいのでは、と思います。

 しかしExcelのフィルタ機能とは違い、このSORT関数は別の列や別のシートに結果を表示させることが可能です。例えば、受注企業一覧を売り上げ順に、アポイント企業一覧を訪問日付順に並び替えた上で別シートに表示させるような活用できるのではないでしょうか。

 またフィルタ機能のように検索・抽出するだけでなく、その結果をセルの値に返すことができるので、もともとその情報を別のセルで利用したいという場合には、1つの工程を省くことができ、効率的です。

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UNIQUE関数

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 UNIQUE関数は、指定した範囲から重複する行を除外してユニークの一覧を作ることができる関数です。また、指定する範囲は1列である必要はなく、複数の列を指定することも可能です。複数行を選択した場合は、行ごとに重複の判定を行います。

UNIQUE関数で「1行のみ」指定した場合

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UNIQUE関数で「1行のみ」指定した場合

UNIQUE関数で「複数行」指定した場合

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UNIQUE関数で「複数行」指定した場合

SORT関数とUNIQUE関数を組み合わせて使う

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 もちろん、2つの関数を組み合わせて使うことも可能です。

 例えば、新規営業先のコールリストを作成する際の重複のチェックに活用できます。リストを集めた後「企業名+電話番号」で並び替え、更に重複も排除することができるので、いちいち前に戻って確かめたり検索をかけたりする必要がなくなり、作業効率が大幅に上がります。

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まとめ

 いかがでしたか?エクセルだとデータソース機能(フィルター、ピポッドなど)を使う必要がある働きを、今回ご紹介したSORT関数とUNIQE関数を活用すれば、簡単に表現することが可能です。

 また、例えば採用部門では採用データの管理に、管理部門では受発注の管理に、営業部門では新規営業先のリスト作成に…といった具合に、分かりやすい関数の割に使い勝手の良い関数だと思いますので、まずは一度使ってみて仕組みを理解してみてはいかがでしょうか?

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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