今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜スプレッドシート2〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜スプレッドシート2〜

データ分析 2016/04/06

 前回は、Googleスプレッドシートの基本的な仕様や使い方についてご紹介しました。今回は、Googleスプレッドシートを活用する上で知っておくと便利な機能についてまとめてみました。簡単にできる基礎的な機能ばかりですので、是非試してみて下さい。

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Googleスプレッドシートの知っておくと便利な機能

■1.チャットとコメント

 Googleスプレッドシート内で、直接ほかのユーザとチャットをすることが可能です。進捗状況や注意事項などリアルタイムで連絡を取ることができます。

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スプレッドシートのコメント機能でスプレッドシート内でメッセージのやり取りが可能です。

 また、コメント欄に「+」を付けてメールアドレスを追加すると、相手に通知メールを送信することもできます。

■2.同じファイルを複数人で見る際に、自分の見ている画面だけにフィルターをかけたい

 Googleスプレッドシートは同時編集・同時アクセスできる点がメリットですが、同じファイルを共有できるということは、すなわち表示条件も原則同じものとなります。

 つまり片方のユーザがフィルタ機能を用いて一定条件のデータのみを抽出し表示させていた場合、相手方のファイルも同条件で表示されるということになります。そうした場合、トラブルのもとになるのが複数のユーザが同時アクセスする場合にそれぞれが異なる条件のデータをフィルタ抽出したい場合です。

 これを解消するのが「個別フィルタ機能」です。

 Googleスプレッドシートの左上にある「データ」をクリックし、下に出てくるメニューの中から「フィルタ表示」にカーソルを合わせ、右側に出てくるメニューの「新しいフィルタ表示を作成」 をクリックして設定完了です。

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■3.変更履歴のバックアップ機能について

 GoogleスプレッドシートはExcelのようにユーザにて保存する必要はなく、入力したすべての変更内容が編集される度に自動的に保存されます。この機能自体は、保存忘れ防止の観点から大変便利なのですが、誤って編集してしまった場合も自動保存されてしまいます。この対処方法について解説いたします。

A)ショートカットキーの Ctrl +Z で一つ前のアクションに戻す
B)変更履歴から、遡りたい場面に戻す

 今回は特にB)について解説いたします。自動保存を行った変更履歴より、過去のバージョンを確認でき、変更箇所についても表示されます。その履歴から、元のデータに戻す事も可能です。

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まとめ

 如何でしたでしょうか。Googleスプレッドシートを活用するにあたり、基本的な仕様や上記のような便利機能を理解した上で用いることで、業務効率を更に上げることができます。是非お試しいただければと思います。

【こちらも是非】営業支援会社セレブリックスのGoogle Appsコラム
営業部でGoogle Appsが活きる3つの理由
業務効率を向上させるGoogle Appsアプリ4選

※本コラムでご紹介したGoogleスプレッドシートを活用した記事が記載されています、少しでも気になった方は是非アクセス下さい。

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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