今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜スプレッドシート1〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜スプレッドシート1〜

データ分析 2016/03/30

 前回は、Google Appsに実装されている便利なアプリケーションの1つ、Googleドキュメントの使い方をご紹介しました。今回は、Google Apps ユーザが最も使用する頻度の高いビジネスアプリケーションのひとつ「Google スプレッドシート」について紹介します。

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Google スプレッドシートとは

 Google スプレッドシートとは、Google Apps for Workのビジネスツールの1つで、表やグラフの作成から多彩な関数を駆使した高度なデータ分析まで、幅広く使える表計算アプリケーションです。
 Microsoft社のExcelについては皆さんもご存じかと思いますが、一般的な表計算の機能はもちろんのこと、チャートやグラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなども作成できるのでExcelの機能と比べても全く遜色のない仕様となっています。

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スプレッドシートはマイクロソフトオフィスのエクセルと同様の役割や機能を持つ

ここが便利なスプレッドシート、3つの強み

 スプレッドシートが便利で優れている理由は大きく3つあります。

1.常に「無料で」最新機能を使える
2.共有権限で、いつでも・どこでも・誰とでも同じファイルを更新できる
3.  スプレッドシート内のデータを他のアプリケーションと連携できる


 他にも挙げればキリがありませんが、使っていて特に便利だと感じるのは上記の点です。以下に簡単に紹介いたします。

■常に「無料で」最新機能を使える

 スプレッドシートに限らず、Google Appsすべてのアプリケーションにおける魅力の1つが、無料で最新のバージョンを利用できる点です。

 マイクロソフトオフィスなど、一部のソフトやアプリは新しいバージョンが販売されても新たなライセンス契約を結ばないと、最新のアプリケーションを利用することができません。それに対してスプレッドシートを含めたGoogle Appsは、定期的にGoogleが最新の機能を付与したり、ユーザによる使い勝手のフィードバックを貰いながら、より便利なアプリへと進化させてくれるのです。ユーザからすれば、常に最新のアプリを無料で使えるので大変助かります。

■2.共有権限で、いつでも・どこでも・誰とでも同じファイルを更新できる

 他のGoogle Appsアプリの概念と同様に、作成したデータやファイルはオフラインではなくオンライン上で保存をするため、いつでもどこでもGoolgeへログインを行うだけで利用することができます。また、他のユーザへ共有権限を付与しておけば、ファイルを共有し同時に作業することが可能です。
(※共有設定につきましては「今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜グーグルドライブ〜」のドキュメントやデータファイルを共有する)を参照して下さい。

 ファイルにアクセスしているユーザはアイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかも一目で分かるようになっています。そして、編集した内容は自動で保存されるので、保存せずにファイルを閉じてしまいデータを保存し忘れるといったリスクはございません。

■3. スプレッドシート内のデータを他のアプリケーションと連携できる

 Google Appsのサービスは、複数のアプリケーションの集合体です。この特性を利用して、Googleスプレッドシートと他のアプリケーションを連携させることが可能です。

 例えば、Googleスプレッドシート上でアポイント情報を管理している場合であれば、そのスケジュールの予定をGoogleカレンダーへ自動反映させたり、在庫管理を行っている場合であれば、在庫が少なくなった際にGmailと連携させ、在庫切れのアラートメールを関係者に通知させるなどの連携が、大がかりなシステムを組まずに実装が可能です。

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Googleスプレッドシートと他のアプリケーションを連携させることが可能

スプレッドシートで作成できる帳票例

 他にもエクセルの活用シーンとして、営業管理、在庫管理、販売管理、売上管理、顧客管理などに活用されるケースをよく聞きますが、このように頻繁に情報を更新したり、ファイルを更新する人が多いものは、Googleスプレッドシートにて運用することをお薦めします。

 Googleスプレッドシートであれば、いつでもどこでも更新ができ、他のユーザとも同時更新ができるため、余計な手間が減るなど仕事の幅が広がります。

 また前述したように他アプリと連携を図ることで、アラート機能を持たせたり、作業効率化を高めることが可能になります。

まとめ

 如何でしょうか。今回は、Googleスプレッドシートについて、仕様や利用例など簡単に紹介させていただきました。

 筆者もこれまではExcelを業務に多用してきたのですが、 Googleスプレッドシートを使用すればするほど、単なるエクセルの代用ということではなく、ファイルを複数人同時に編集できる点やデバイス問わずファイルにアクセスし編集できる点など、Excel使用時とは違った仕事の広がりを感じております。

 今回の記事において少しでも気になった方は、 Googleアカウントをお持ちであれば無料でGoogleスプレッドシートを使用することができますので、是非お試しいただければと思います。

 次回は、具体的な使い方などもご紹介できればと思います。

【こちらも是非】営業支援会社セレブリックスのGoogle Appsコラム

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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