今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドキュメント〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドキュメント〜

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/03/09

 前回のコラムでは、Google Driveの活用方法と共有権限についてご紹介しました。Google Appsの基礎知識やアプリを紹介する本コラムでは、ここから具体的なアオフィスプリケーションの紹介をしていきたいと思います。第一弾はGoogle ドキュメントです。

Googleドキュメントとは

 Google ドキュメントを一言で表すとすれば、文書ソフトのことです。つまりはGoogleがGoogle Apps内で提供する「オンラインで編集可能なワープロ」というイメージをしていただくと分かりやすいかもしれません。

 Microsoft社でいうOffice WordのGoogle版と覚えると良いでしょう。今回のコラムでは、ワードやその他文書ソフトにはない、Googleサービスならではの機能を中心に紹介したいと思います。

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複数人で共有し、同時に編集できる

 これまでのコラムでも何度か紹介しましたが、Google Apps といえば共有権限です。今回のGoogleドキュメントでも、当然リアルタイム共有&同時編集・閲覧が可能です。

 ファイルの共有の仕方については、前回のコラムで紹介したGoogleドライブで共有権限を付与するか、各ドキュメントとのファイル内で、右上の「共有」ボタンをクリックすることで可能になります。

Googleドキュメントの編集画面

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Googleドキュメントの編集画面

 上図が、Googleドキュメントの編集画面です。右上にアイコン(顔写真)のように、自分以外のユーザが同じファイルにアクセスしていると、表示されるようになっています。

URLを使ってアクセス導線を高める

 ドキュメントに限らず、Google Appsユーザは他のファイルや情報を共有する際に、URLリンクを効果的に活用します。

 なぜかというと、作成するファイルやアプリはGoogleドライブ上に保存することですべて固有のURLが付与されるからです。個別データにURLが発行される特性を利用して、過去のデータや情報を参照させる際にリンクを貼り付けることで、情報確認の導線を各段に高めることが可能になります。

固有のURL例

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固有のURL例

保存の考え方

 Google Apps のアプリケーションには保存という概念はなく、すべて自動保存です。慣れない人には不安かもしれませんが「保存し忘れ」がなくなるので、慣れてしまえば大変ありがたい機能です。

 作業の途中で電源が落ちてファイルが破損する・・・といった経験が皆様一度はあるのではないでしょうか?こうしたトラブルがないのはとても助かります。

マルチデバイス対応と備忘録としての活用方法

Googleドライブはマルチデバイスに対応

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Googleドライブはマルチデバイスに対応

 Googleドライブはデバイスに左右されずに、いつでもどこからでもアクセスすることができます。APPストアGooglePlayで無料ダウンロードできるので、スマホアプリにも最適化されています。

 この特性を利用して、出先で携帯のアプリでドキュメントにメモを取り、後ほどPCで清書する、といった備忘録としての役割も期待できます。プロジェクトメンバーからの共有事項なども、移動中に携帯電話で気軽に確認でき、編集などもリアルタイムで行えるので、非常に効率的です。

まとめ

 如何でしょうか。今回はGoogleドキュメント及びGoogleドライブについてご紹介させていただきました。

 今回ご紹介した、保存やURLリンク、備忘録を活用することで業務効率は高まります。日常の業務に少しずつ取り入れてみてはどうでしょうか。

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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