今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドライブ(2)〜

IT・IT製品TOP > Key Conductors > 今井 晶也(株式会社セレブリックス) > 今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドライブ(2)〜
この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加

IT現場の道先案内人 Key Conductors

今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドライブ(2)〜

ストレージ 2016/03/03

 前回は、Google Drive(グーグルドライブ)の基本的な活用方法をご紹介しました。
 そこで今回は、Google Driveの利用に向けて一歩踏み込み、Google Driveの共有権限を活用して、社内や社外のプロジェクトチームでスムーズに仕事を行うための4つの手順を紹介したいと思います。

Google ドライブの復習

 前回のコラムでも簡単に触れましたが、Googleが用意したサーバーに、インターネットを経由してファイルやデータを保管できるようになる、といったサービスです。

 繰り返しますが、Googleドライブをはじめとする「Google Apps」の最大の特徴の1つに「共有」というポイントがあります。「共有」の文字通り、作成したファイルやデータを自分だけの仕事として完結するのではなく、自社社員、プロジェクトメンバー、そして社外の関係者など、リアルタイムに閲覧と加筆修正の権限を付与することができるのです。

 こうした特長によって社内だけに留まらず、外部の取引先やクライアントと共通のフォルダやファイル内で仕事ができるようになることは、業務効率が大変高まります。今回のコラムでは、このGoogleドライブを社内外問わずに、効率的かつ安全に利用を開始するための4つの手順を触れていきます。

【手順1】フォルダの階層とアクセスのルールを設計する

 最初のステップとして、大カテゴリごとのフォルダを決めましょう。フォルダの設計によって、後々の検索性やフォルダ階層の作り方にも影響するため、分かりやすくテーマ性を持たせることを推奨します。また、このフォルダ名は「あなたが覚えやすい名称を付けるのではなく、周囲が覚えやすい言葉を用いる」ことが基本となります。なぜならGoogle Appsのアプリは共有することが前提となったデータが多いからです。

 筆者としては、フォルダ名は外部社員にも共有しやすく、ひと目で何のフォルダか分かりやすいように、プロジェクト名にすることをおススメしています。

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

Googleドライブのフォルダ階層のイメージ

【手順2】フォルダの作成とファイルの格納

 それでは早速、マイドライブ内に、フォルダを作成してみましょう。

【手順】Googleドライブを立ち上げる ⇒ 新規ボタン ⇒ フォルダ選択 ⇒ タイトル編集

新規でフォルダを作成する

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

新規でフォルダを作成する

 フォルダの考え方は基本的なMicrosoft Officeで使うフォルダの考え方と変わりありません。ファイルを分類整理するための保管場所とお考え下さい。グーグルドライブにおけるフォルダの役割は、Webにある様々なファイルやデータをマイドライブの中で整理整頓するためにあるとお考え下さい。

 新規ボタンの中から「フォルダ」をクリックすると、フォルダに名前を登録できますので、用途や目的に沿った名前をつけてあげましょう。そして「作成」ボタンで完了すると、以下の図のようにマイフォルダに先ほど作成したフォルダが表示されます。

フォルダの名称を決める

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

フォルダの名称を決める

 これでフォルダの作成は終了です。PCを日常的に使用する方であれば、苦労することなく作成できるかと思います。

【手順3】フォルダ階層それぞれへ共有権限の設定を行う

 社内の様々な方や外部の方と簡単に共有できるからこそ、情報の取り扱いとアクセス権限の付与には細心の注意を払いましょう。

 まずは、プロジェクトフォルダ全体にアクセス権限を特定のユーザーに指定する方法です。ここで指定したユーザーが、このフォルダ内ある各種ファイルやデータにアクセスできるようになります。

※ただし特定のファイルにアクセス権限の個別ルールを設けている場合を除く

フォルダへのアクセス権限を付与する

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

フォルダへのアクセス権限を付与する

 上図のように、プロジェクト名称にカーソルをあわせて右クリックを押し「共有」を選択します。すると、下記のような選択肢が現れます。

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

 このように入力箇所に氏名やメールアドレスを入力することで、アクセス対象ユーザーを指定することが可能です。また図右下にある「詳細設定」をクリックすることで会社単位でアクセス権限を付与したり、全体公開をするなど、様々なアクセス権限を付与させることが可能です。

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

【手順4】各ファイルに対して、個々に共有権限を設定する

 個別のファイル毎にアクセス権限を設定する方法をご紹介します。考え方はこれまでとは大きく変わらず、指定のファイルを選択し、右クリックして「共有」を選択します。

※会員登録いただくと図をご覧いただけます。
会員登録はこちら(無料)

 上記図ように「コラム原稿」という中項目のカテゴリに男性と女性のアクセス権限があったとしても、個別ファイルのスプレッドシートの「執筆スケジュール」に、女性のみのアクセス権限を設定していると、男性のドライブ内には該当のデータは表示されません。

まとめ

 如何でしょうか。Google Appsのいつでも・どこでも・誰とでも仕事ができるという特徴は、このGoogleドライブが核であるといっても過言ではございません。そして、この共有権限の話になると「便利だ」という考え方の一方で、必ず情報漏洩リスクの話があがります。

 もちろん人が介在することなので、100%安全ということはありません。ただしメールと異なり、Google Appsのファイルを異なるドメインのメールアドレスの方に共有をかけようとすると「異なるドメインのユーザーに共有しようとしている」というアラートが立ち上がります。実はこのようなアラートが立ち上がるだけでも、ヒューマンエラーが起こす、ミスやリスクは大きく抑止できます。

 また、更にリスクヘッジを強化したい場合、外部ドメインのユーザーには自社が制作したフォルダやファイルにはアクセスさせない、という設定も可能です。方法や運用は企業によって様々ですが、ドライブを使いこなせるようになると業務効率は格段に高まりますので、ぜひご活用してみて下さい。

 なお本記事はこちらの記事を元に作成しています。ご興味があれば原文もご参照下さい。

会員限定で「読者からのコメント」が読み書きできます! 「読者からのコメント」は会員限定の機能。会員登録を行い、ログインすると読者からのコメントが読み書きできるようになります。

会員登録(無料)・ログイン

Myリストへ 印刷用ページへ

この記事をtweetする このエントリーをはてなブックマークに追加


この寄稿記事に掲載している情報は、掲載日時点での情報となります。内容は変更となる場合がございますのでご了承下さい。また、「Key Conductors」の寄稿記事及び当該記事に寄せられたコメントについては、執筆者及びコメント投稿者の責任のもと掲載されているものであり、当社が、内容の最新性、真実性、合法性、安全性、適切性、有用性等を保証するものではありません。


30008748


IT・IT製品TOP > Key Conductors > 今井 晶也(株式会社セレブリックス) > 今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜Googleドライブ(2)〜

このページの先頭へ

キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

ページトップへ