Apple iPadとiTunesによる、ペーパーレス会議のススメ その2

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Apple iPadとiTunesによる、ペーパーレス会議のススメ その2

スマートデバイス 2016/03/04

 前回に引き続き、iPadとiTunesを利用したペーパーレス会議システムを紹介する2回目です。今回は具体的な設定と運用方法についてお伝えしたいと思います。

ペーパーレス会議に使用するためのiTunesの設定

 ここでは、弊社のUSB-haco10を使用して複数台のiPadにPDFファイルを一斉配布する使い方をご紹介します。

■実際の使い方(設定方法)
 複数台のiPadとコンピュータを接続します。ここではUSB-haco10を2台使い、合計15台のiPadとコンピュータを接続します。

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画像では『A』〜『O』と名前を付けたiPad 15台をiTunes 上で認識されています。

 まず、iPad『A』を選択し、左カラムのiPadの『ブック』を選択し『ブックを同期』のチェックボックスをチェックします。

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 次に『B』〜『O』それぞれのiPadも同様に『ブックを同期』のチェックボックスをチェックし、『同期』ボタンをクリックし、設定を適用します。

 必要に応じて『ムービー』『写真』も同様に設定します。

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同様に『ムービー』、

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『写真』

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写真を同期する場合、同期したい写真のフォルダを指定出来ます。iPadごとにフォルダを指定することが可能です。

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ダイアログボックスで『適用』をクリック。これで、iTunesライブラリと同期させることができます。

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他のコンピュータのiTunesライブラリとすでに同期されている場合は、iPadコンテンツが削除され新しいコンピュータのコンテンツと同期されます。

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デバイス環境設定編集>設定(F)>デバイス『iPad、iPhones、及びiPadを自動的に同期しない』にチェックが入っていないことを確認して下さい。
※ここにチェックが入っている場合、iTunesがiPadと接続されても自動的にデータの同期が行われませんので、ご注意下さい。

 以上の設定で、iPadがiTunesに接続する度に、自動的にブック等のコンテンツの同期が開始されます。

配布用PDFファイルの準備

Windowsでは、『ブック』、Macintoshではアプリケーション『iBooks』を開きます。ここではWindows版で説明します。

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左側ペイン上部のアイコン『ブック』をクリックします。

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『ブック』のページが開いたら、上部タブから『マイPDF』を選択します。

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iPadに配布したい任意のPDFファイルを選択し、

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『ブック』にドラッグ&ドロップします。
以上でデータを配布する準備が出来ました。
次回、iTunesがiPadを認識するタイミングで自動的に同期を行います。

iPadへのデータの配信

 これからは、iTunesがiPadを認識するタイミングで自動的に同期を行います。
一旦、iPadを接続し認識している状態であれば、PC/MacintoshとiPadの接続を切断し、再接続します。

 具体的な方法は、主に4つ。

■A. iPadをつなぐそれぞれのLightningケーブルを、直接抜き差しする。
■B. Mac/PCとUSBハブUSB-haco10を接続しているUSBケーブルを外し、再度接続する。
■C. 接続しているUSBハブ(例:USB-haco10)電源を切り、再び電源を入れる。※1
■D. iTunesを一度終了させ、再びiTunesを起動させる。

注意:『D』の方法が最もスマートですが、ご利用になるコンピュータの性能によっては、iTunesの起動に時間がかかる場合があります。

 iTunesを再起動またはUSBケーブルの再接続にてiTunesがiPadを認識すると、そのタイミングでデータの転送が自動的に開始されます。

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データ同期中のステータスがiTunes上部中央のウィンドウに表示されます。

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iPadを認識した順に、同時並行で複数のiPadにデータが転送されます。

 iTunes上部中央のウィンドウに表示されている”データ同期のステータス表示“が終了したら転送完了です。

iPadでのファイルの確認方法

  iTunesでの転送が完了したら、iPadで『iBooks』アプリを起動します。

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『iBooks』アイコンをタップします。

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保存されているPDFの一覧イメージです。

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下部左端の『ブック』を選択し、上部中央の『コレクション』を『PDF』を選択することでiPadに保存されたPDFファイルのみを見ることが出来ます。

 これで紙面を自由に拡大縮小できるPDFビューアとして、会議使用することができます。ペーパーレス会議の達成です。

スムーズにデータ同期させるTips

  iPadのバックアップをiTunesで行うと、iTunesとiPadが接続される度にiPadのバックアップを行うため、利用状況によってはデータの同期が完了するまでに時間がかかることがあります。可能であればiCloudでバックアップを取る設定にしておくと、接続の度にバックアップする必要がなくなり、データの同期がスムーズに行えます。  

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今回、データの同期に使用したUSBハブ(USB-haco10)。1台で10台のiPadの充電と同期が行えます。

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機器構成図

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背面に3台の拡張ポートがあるので、合計4台、最大40台までのiPadを同時に接続して充電/同期することができます。

※1 本来は、iTunes上で1台ずつ『取り出し』ボタンをクリックして取り外すべきですが、私の経験上、データ通信を行われていないことが確認できていれば、『C』のUSBハブの電源を切る方法でも、支障はないようです。ただし、『取り出し』ボタンをクリックせずに、電源を切る方法はご自身の責任の上で作業して下さい。
『取り出し』ボタンをクリックせずにPCとの接続を解除した場合に発生したiPadやコンピュータの故障など発生するトラブルについての責任は一切負いかねます。ご注意下さい。

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iPadなどのタブレットの充電保管庫『TabletCartシリーズ』/iPadを充電しながら同期が出来るUSBハブ『USB-haco10』等のプロダクト製品の企画開発と販売に携わる。一般企業から製造業、医療、文教とクライアントのニーズに合わせたソリューションの提案と運用を支援している。

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