今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜グーグルドライブ〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜グーグルドライブ〜

ストレージ 2016/02/23

 前回は、Google Appsに用意されている便利なアプリケーションをご紹介しました。
 今回は、その中の1つ、Google Drive(グーグルドライブ)の使い方などをご紹介します。

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Google Driveとは

 Google DriveとはGoogle Apps for Workのビジネスアプリケーションの1つで、オンラインストレージの役割を担います。Googleが用意したサーバーに、インターネットを経由してファイルやデータを保管できるようになる、といったサービスです。

 ドライブに保管することができるファイルやデータは、Google Appsのスプレッドシート等のアプリケーションはもちろん、動画、音声、PDFデータ、マイクロソフトオフィスのファイルを保存することも可能です。

 また、マイクロソフトオフィスのファイルは、ドライブ内でスプレッドシートやドキュメントに変換して開くこともできるので、あらゆるデータをGoogle Driveにアップロードできれば、どこにいてもオフィスにいるのと変わらないような仕事ができるのです。

Google Driveの基本用語と解説

マイドライブ

 Google Drive内のユーザー専用キャビネットのようなものです。「マイドライブ」には個人が作成したデータはもちろん、他ユーザーから共有をうけたファイルやデータが格納されていきます。また「マイドライブ」に表示されるのは、あくまで自分がオーナーかアクセス権限を付与されたものであり、アクセス権限のないデータはマイドライブ上に表示されません。

 つまり、同じ会社でも、同じ法人契約のGoogle Appsでも、個人ごとにマイアプリに表示されるファイルやデータは異なるということです。

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新着アイテム

 新着アイテムには、他のユーザーからあなたに共有権限をかけてもらったファイルやドキュメント、または共有で使用するフォルダが表示されます。このまま、新着アイテム内に残してもよいですが、後でファイルを探しやすくするため、「マイドライブ」内に移行してしまうことをお勧めします。

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ファイルの検索

 「マイドライブ」内のファイルやデータ及び共有されたファイルなどは、Google Drive内の検索バーで検索することが可能です。

 どこにファイルを格納したか忘れてしまった…等のトラブルを防ぎますし、効率的にファイルを探し出し、表示させることが可能です。

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新しいドキュメントやファイルを作成する

 Google Drive内の「新規」をクリックします。そうすると、対象となるフォルダやGoogle Appsのアプリケーションの候補が表示されます。

 ここではマイクロソフトで言うExcelにあたる「スプレッドシート」(表計算ソフト)を
選択してみましょう。

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 そうすると新規のスプレッドシートが立ち上がったかと思います。これで、マイドライブ内に「無題のスプレッドシート」が格納されたことになります。

 実際にスプレッドシートに名前を付けて、マイドライブを見てみましょう。

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 上図の流れのように、新規で作成したスプレッドシートがご自身のGoogle Driveに保管されたことを確認できたのではないでしょうか?ちなみにGoogle Appsではマイクロソフトオフィスのような「保存」という概念がなく、すべて自動保存であることをご理解いただくと良いでしょう。

 従いまして、作成したファイルやデータは作業が完了した段階でファイルを消してしまって問題ありません。

ドキュメントやデータファイルを共有する

 Google Appsの最重要利点の1つ、「共有」について解説します。Google Appsのアプリケーション群は、「コラボレーション」を重要視しており、基本的にすべてのアプリケーションにおいて、利用者同士が「同時閲覧/同時編集」といったファイルを共有することができるのです。

 これによって、わざわざ資料等をメールで添付する手間もなくなりますし、それぞれが別のファイルを開いて作業を行い、統合するといった手間や無駄な時間をカットできます。

 それでは共有の方法を見てみましょう。方法は2パターンあります。

■パターン1 ドライブのファイルキャビネットで右クリック

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■パターン2 ファイル内の共有ボタンをクリック

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 上記のいずれでもファイルに対して共有権限をかけることができます。また、作成したフォルダの閲覧権限は共有ボタンをクリックすると詳細を指定することができます。

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 上記の赤枠内にあるように、このスプレッドシートを「誰と」共有するのか、また共有する対象者に対してどのような権限を持たせるのか、簡単に設定することができます。

 例えば、図のように「編集者」として招待すれば、招待された対象者はこのファイルに入るだけでなく、スプレッド―シートを編集する権限を与えられることになります。同様に「閲覧者」に設定すれば、招待された対象者はスプレッドシートを見ることはできますが、加筆修正することはできない設定での共有となるのです。

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 上図のように、Web上で一般公開したりドメインを同じ会社に指定したりするなど、機密度合いに応じたセキュリティレベルを設けることが可能です。

まとめ

 如何でしょうか。今回はGoogle Driveの基本的な機能や用語等を解説させていただきました。

 筆者の実体験を振り返ると、Google Driveを使いこなせるようになってからGoogle Appsの便利さがよりダイレクトに実感できたと考えています。

 まずは、デスクトップにあるデータ、社内のイントラネットにあるファイルを少しずつGoogle Driveに移管していくことから始めてみましょう。「あのファイル、どこにあったっけ…」という煩わしい作業がなくなると思います。是非お試しください。

【こちらも是非】営業支援会社セレブリックスのGoogle Appsコラム
googleドライブ(グーグルドライブ)の使い方
※本コラムの原文が記載されています、より細かく見たい場合はアクセスください。

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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