今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜便利なアプリ〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜便利なアプリ〜

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/02/16

 前回は、Google Appsを使ったことのない方やよく知らない方に向け、Google Appsの基礎知識を紹介しました。
 今回は、Google Appsにはどのような便利なアプリケーションがあるのか、その使い勝手などをいくつか紹介したいと思います。

Google Appsのアプリケーションとは

 Google Appsにはどのようなアプリケーションがあるのか?この解答は、マイクロソフトオフィスと思い浮かべると連想しやすくなります。

 マイクロソフトオフィスの中心となるソフトである、ExcelやWord、PowerPointに代わるGoogleのアプリをインターネット上で利用できるようにしたものです(※1)。

 上記に加え、Google AppsはグーグルカレンダーやGmailといったグループウェア(※2)の機能も充実しているため、Google Appsひとつ導入するだけでビジネスに必要な様々なツールをクラウド環境で利用できるようになるのです。

※1)MicrosoftOffice365のようにインターネット上利用できるソフトも販売されている。
※2)メール機能やスケジュール管理等、企業や部署内のメンバーの情報を共有したりコミュニケーションを活性化させたりするためのソフトウェア。

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Google Apps のアプリケーションの特徴

 Google Appsのは「コラボレーション」と「コミュニケーション」を重視しています。

 コラボレーションとは、例えば1つのファイルの閲覧や編集を「複数の人が、同時にアクセスし、リアルタイムに更新」することを可能としています。

 これまでの仕事の進め方は、1人が作ったファイルを、メールで関係者に送信して、それぞれが加筆修正し、それぞれ異なる編集を行ったファイルを返信し、また1つにまとめ直す… このような、余計な工数と時間が掛かっていました。

 でもGoogle Apps にはこのような非効率な業務は発生しません。同じファイルを同時に閲覧し、その場で修正して終わりです。

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メールを作って送信したり、それぞれが作成したデータをひとつにまとめるという作業は生じません

 またコミュニケーションという点では、情報共有の簡単さ、そしてレスポンス(応対)のスピードといった、関係者との連携のしやすさが特徴です。

 例えばGmailやGoogleカレンダーを使えば、最新の情報をいつでも・どこにいてもチェックできますし、作成したファイルはわざわざメーラーを開かなくても、関係者に一斉配信を行うことができるのです。

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ファイルを開いたまま、共有したい相手に一斉配信することが可能です

代表的なアプリケーションの紹介

Gmail(ジーメール)

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Gmail(ジーメール)
仕事をする場所、デバイス(端末)を問わずに社用メールの送受信が可能。

Googleドライブ(グーグルドライブ)

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Googleドライブ(グーグルドライブ)
作成したデータや帳票のクラウド上の保存場所。
アプリ以外のデータ(※3)も出し入れ可能。
Googleカレンダー(グーグルカレンダー)

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Googleカレンダー(グーグルカレンダー)
オンラインでスケジュールを管理でき、チームやプロジェクト単位で共有も可能。

スプレッドシート

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スプレッドシート
Excelに近い表計算アプリケーション。
同時閲覧・編集・リアルタイム更新が可能。

ドキュメント

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ドキュメント
Wordのような文書作成ソフトのアップス版。
他ファイル同様、同時編集等が可能。

サイト

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サイト
Google Appsユーザーが、Webサイトを手軽に作ることができるアプリケーションです。
プレゼンテーション

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プレゼンテーション
パワーポイントに代表される、プレゼンテーション用の資料やスライドのアプリケーション。

ハングアウト

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ハングアウト
メッセージ、ビデオ(動画)配信などを可能にしたグループチャット。

※3)ここで指すアプリとはGoogle Appsのアプリを指します。アプリ以外とは、PDFやマイクロソフトオフィスのソフトなどです。

まとめ

 如何でしょうか。ご紹介したように、Google Appsのアプリケーションはインターネット上で利用できるだけでなく、同時編集やリアルタイム更新といったビジネスの生産性を高める機能が、これでもかというほど実装されています。

 更にこうした機能はユーザーからのフィードバックを受け、日々進化しているのです。つまりGoogle Appsユーザーは、追加費用をかけてバージョンを更新しなくても、その時代の働き方に合わせた、常に最新のアプリを利用することができるのです。

 Google Appsの利用をご検討の方、そして今回ご紹介したアプリの中で、まだ利用していないアプリがあったユーザーの方は、ぜひ試してみてください。

 次回のコラムは、「今さら聞けないGoogle Appsのトリセツ」の3回目として「グーグルドライブ」を取り上げます。是非ご覧いただければ幸いです。

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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