今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜アップスって何?〜

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今さら聞けない“Google Appsのトリセツ” 〜アップスって何?〜

情報共有システム・コミュニケーションツール 2016/02/09

 前回は、弊社が実際に「Google Apps」を使ってみた結果、営業組織にもたらしたインパクトについて紹介しました。
 今回からは“Google Appsのトリセツ(取扱説明書)”と題して、Google Appsを使ったことのない方やよく知らない方に向け、Google Appsの基礎知識を紹介していきたいと思います。

今話題のGoogle Appsとは何か?

 Google Appsをwebで検索すると、下記のような解説がヒットします。

 ITやICTの分野らしく、「コミュニケーションツール」や「コラボレーションツール」そして「グループウェア」といった、あまりIT分野に明るくない方にとってはイメージしにくい表現や文言が含まれています。

 実際にこの解説文だけでは「具体的に何をするためのツールなのか」今1つ連想できない方も、情報システム専任の部門がない中小・零細企業のIT担当者には少なくないようです。こうしたケースで、筆者はGoogle Appsを説明する場合、下記のようにお伝えしています。

“Google社が提供しているクラウドサービスのこと”
“仕事の効率を高めるための、様々なアプリケーションをパッケージ化したもの”


 クラウドサービスとは、インターネット上にデータやファイルを保存することで通信端末や場所に依存することなく、いつでもどこからでもアクセスできるようしたものです。

 Google Appsのことは「よく知らない」という方でも、GmailやGoogleカレンダーであれば、使ったことや聞いたことがあるのではないでしょうか?Google Appsとはこのような「仕事を効率的に行うための便利なGoogleのアプリ」を、インターネット上で、しかも無料で利用できるようにしたサービスを指しているのです。

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個人アカウントであれば月額費用等をかけることなく、Googleのクラウドサービスを利用することができます。

Google Apps for Workとは何か

 続いて「Google Apps for Work」について解説をします。Google Apps for Workを一言で説明すると、以下のように解釈することができます。

Google Appsを法人で利用するために、セキュリティやサポート機能を強化したサービス
※厳密には、容量制限等の違いもあります。

 年間契約の場合、月額500円/1IDを支払うだけで強固なセキュリティとサポート機能がついた状態でGoogle Appsを自由に使えるようになるのです。
※料金は2016年1月現在のもの。
※キャンペーンによる無料期間等もある場合がございます。

 Google Appsにはサーバーの役割を果たすオンラインストレージも含まれますので、
一昔前では考えられませんが起業時にオフィスもサーバーも契約せずにビジネスを開始することができる…そんな世界観をGoogle Appsは実現するのです。

Google Apps個人アカウントとGoogle Apps for Work…どちらを選択すべきか

 Google Appsの個人アカウントを取得するか、それともGoogle Apps for Workの法人アカウントを取得するべきかは、企業のスタンスや利用人数によっても異なります。

 しかし、法人でGoogle Appsを利用しようとお考えの場合は、やはりGoogle Apps for Work をお申込みいただくこと」をお勧めいたします。

 その最たる理由は、アカウントの管理権限の有無です。個人でGoogle Appsを申し込んだ場合、文字通り「個人にアカウントが付与される」ため、そのアカウントを会社で管理することができません。そこで問題となるのは、Google Appsの個人アカウントで作成したデータやファイル等は、会社を退職したあとでも自由に閲覧することができる、というセキュリティ面で課題が残ることです。

 しかし、Google Apps for Work の法人アカウントを取得すれば、管理者が利用者全員のアカウント管理を行うことができるので、退職者のアカウントを凍結させる等の対策を図ることが可能になるのです。

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法人アカウントであれば、利用者IDの管理を一括管理できるため、セキュリティ面でも安心

まとめ

 如何でしょうか?今回は“Google Appsのトリセツ”と題して、そもそもGoogle Appsとはどのようなサービスなのか。そして、Google Apps for Workとの違いはどのようなものか、解説させていただきました。

 繰り返しになりますが、法人や組織でGoogle Appsを利用したいと考えている場合は、
セキュリティ面を鑑み、Google Apps for Workの法人アカウントを取得することをお勧めします。Google Apps を活用できれば、ビジネスの生産性は更に高まります。そして一度使いこなせるようになれば、そのあまりの便利さと使い勝手の良さに、きっと手放せなくなると思います。

 次回は「今さら聞けないGoogle Appsのトリセツ」の2回目として、「便利なアプリ」をご紹介したいと思います。今後も是非、ご覧いただければ幸いです。

【こちらも是非】営業支援会社セレブリックスのGoogle Apps™コラム
       Google Apps(グーグルアップス)が営業部門で活きる3つの理由 

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キーマンズネットとは
2007年セレブリックス入社し、営業代行事業のメンバーを経てプロジェクトマネージャーを経験。これまで100社以上、1000商品を超える新規営業や販路開拓を行い、クライアント企業の業績向上に貢献。現在は、数多くの営業支援で培ったノウハウと経験を武器に、営業の教育や講演活動などを行い、活動の場を広げている。

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