Apple iPadとiTunesによる、ペーパーレス会議のススメ その1

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Apple iPadとiTunesによる、ペーパーレス会議のススメ その1

スマートデバイス 2016/01/27

 iPadを導入されている企業が増加を続けています。一方で、iPadを一部の用途にしか活用できておらず、持ち腐れしてしまっているケースも見られます。本稿ではiPadを業務活用する上での様々な便利方法をご紹介します。
 今回は「iPadを利用したペーパーレス会議システムについて」です。

ペーパーレス会議システム事情

 紙資料コスト削減や環境保全を目的に、ペーパーレス会議システムにiPadを利用したペーパーレス会議が盛んです。カラー文書を、自由に文字や画像サイズを拡大縮小出来る軽快さを備えたiPadは企業や病院、学校などでのペーパーレス会議の閲覧端末に続々と採用され、 高齢者の参加が多い大手企業の役員会議などでは、画面の大きなiPad Proは大変好評で、いち早くiPad Proの導入を進めている企業も増えています。しかし、いくら資料の拡大縮小が簡単にできるとはいえ、9.7インチ程度の画面サイズですと、A4の紙資料に比べるとどうしても見劣りしてしまうのは否めません。建築図面などA3サイズ相当の大型資料の利用なども考えると、今後はより大型のタブレットによるペーパーレス会議が主流になっていくかもしれません。

意外に高くつくペーパーレス会議

 iPadなどのタブレットPCを利用したペーパーレス会議システムの場合、ペーパーレス会議システムソフトウェアをインストールしたオンプレミス・サーバーの構築や、クラウド/ASPサービスなどを利用し、社内の無線のネットワーク環境を整えるケースが一般的ですが、タブレットの導入費用の他に数百万の初期費用とサーバーの管理やシステムの利用料など維持管理コストがかかるケースがほとんど。初期投資に加え、ランニングコストがかさむとペーパーレス化のコストダウンの恩恵を受けにくく、費用対効果の面でメリットが薄くなってしまうどころか、逆にコストがかかってしまうこともあります。

 月額のクラウドサービス型のペーパーレス会議システムを利用した場合に、従量課金制のデータストレージの容量が予想を超えて、月額使用料が増えてしまいコストが予想以上にかかってしまったというケースもあるようです。データがデジタルになると、どうしても過去の会議データを長期的に保存していたり、(紙資料として出力していた時は気にかけていた)ページ数や配布する資料のファイル数を気にかけなくなり、結果、サーバー容量を逼迫させてしまうことが多々あるようです。 また、20人〜30人規模以上の経営会議等では、ユーザーが同時に同じファイルにアクセスすることで、ネットワーク・トラフィックの遅延で、データの閲覧がスムーズにできないなど、会議の運営に影響が及ぶこともあるようです。

iPadを使ったランニングコスト・ゼロを実現するペーパーレス会議

 そこで、iTunesを利用したiPadによるペーパーレス会議の運用アイデアをご紹介します。

 これは、シンプルにPDFファイルを閲覧することのみに特化した使い方で、iPadと管理用パソコンとデータ同期用のUSBハブ(USB-haco10)、この3点の導入で、ランニングコスト・ゼロのペーパーレス会議システムが簡単に構築できます。

 iPadにおけるPDFのビューアには、iOS標準の無料アプリiBooksのPDFビューア機能を利用します。複数のiPadへのPDFデータ配布にはMacintosh&WindowsのApple iTunesを使用し複数台のiPadをiTunesに接続するだけで、PDF資料を一斉に配布することが可能です。  

 Apple iTunesはiPhone、iPod Touch、iPadの管理アプリケーションです。基本、iTunesは音楽データの管理ソフトと思われがちですが、音楽データ以外に写真やブック(電子書籍)、データ配布、iOSデバイスの管理、Appのインストール、バックアップができるなどと多岐にわたります。

■推奨環境
・Apple iPad(iPad4 以降)
・使用アプリ:Apple iBooks(iOS標準アプリ:無料) 
・Macintosh&Windows ソフトウェア:Apple iTunes (無料)
・Macintosh&Windows PC (Intel Core i5 以上メモリ4GB以上、USB2.0ポート)
・USBハブ:USB-haco10(エム・ティ・プランニング株式会社) など
■USBハブについて

 USBハブは充電と同期が行えるものをおすすめします。iPadはデータ通信、充電ともに専用のLightningケーブルを利用しますが、一般的なUSBポートからはiPadを充電することが出来ないため、専用のACアダプタを使用します。しかし充電/データ同期の度に、専用のACアダプタと専用のケーブルとコンピュータをつなぎ直すのは、沢山のiPadを利用し管理するケースでは負担が大きく一斉同期のメリットを生かせないので、USBハブは充電/同期ができる製品をおすすめします。

2.1A急速充電対応USBハブ USB-haco10

次回は具体的なiTunesの設定方法をご紹介致します。

USB-haco10を使用したペーパーレス会議の事例をご覧いただけます。
『取締役会に5時間以上かけていた会議準備が、ほぼ0に! 』
http://www.keyman.or.jp/at/30008021/
エム・ティ・プランニング株式会社はiPadなどのタブレットを充電しながら保管できる充電保管庫『Tablet Cartシリーズ』とiPadを充電しながらデータ同期が出来る『USB-haco10』を企画/開発しております。こちらではiPadを業務で利用される方々の参考になる運用方法のアイデアやアプリケーションの使い方などをご紹介します。

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iPadなどのタブレットの充電保管庫『TabletCartシリーズ』/iPadを充電しながら同期が出来るUSBハブ『USB-haco10』等のプロダクト製品の企画開発と販売に携わる。一般企業から製造業、医療、文教とクライアントのニーズに合わせたソリューションの提案と運用を支援している。

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