約5割が併用!メールの添付ファイルとオンラインストレージ

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約5割が併用!メールの添付ファイルとオンラインストレージ

ストレージ 2015/07/21

現代のビジネスにおいて、メールというコミュニケーションツールは必須と言っても過言ではないと思います。会議の日程調整や見積書、請求書の送付といったことが日常的にメールで行われており、その一方でSNSやコラボレーションツールなどが現れ、改めて、メール活用の真価が問われています。

今回の寄稿では、トライポッドワークスの独自調査レポートを参考に利用者のメール添付と情報システム部の側面からみたオンラインストレージの存在について寄稿します。

メールではどんなデータが添付されているか?

当たり前の結果ですが、調査レポートでは、メールに添付されるデータとして「オフィス文書」が断トツでした。そのほか、社内外とやり取りしているデータの種類としてオフィス文書に続き「設計書」や「デザインデータ」、「写真」や「図版データ」も挙がっていました。

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余談ですが、イラストレーターで制作したリーフレット(A4裏表)は、画像を使っていると400MB以上になります。少なくとも100MB以上にはなります。PDFで圧縮出力して5MBくらいでしょうか。一眼レフで撮影した写真データも相当量のサイズになるでしょう。

メール添付が圧倒的も約5割がオンラインストレージなどのサービスを併用

調査レポートでは、回答者のうち9割が「メールの添付」と圧倒的にメール添付を利用しています。また、その回答の内、メール添付と併用してファイル転送・共有サービスを利用している割合が約5割とメールの添付とファイル転送やオンラインストレージのサービスを使い分けていることが分かりました。

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煩わしいとされるメールの容量制限

近年のメール送信では、5MB以上のサイズは送信(または受信)できないように制限されていることが多く、利用者の多くが容量制限を課題に思っているようです。

しかし、情報システム部からみると無制限にしてしまうことによりメールサーバのディスク容量が肥大化していくことや社内通信の圧迫など、メンテナンスだけで管理者が疲弊してしまうことが問題になり利用者と管理者で反目してしまいます。

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その他に「意外と癖になる!企業向けオンラインストレージ」にも挙げたメール添付のポリシー(上グラフのパスワードの付与、ファイルの圧縮)を煩わしいと思っているようです。

シャドーIT化する無償サービス

情報システム部では、このような問題を抱えながら利用者が内部統制できないファイル転送・共有サービスを利用してしまうような「シャドーIT」にも対応していかなければなりません(そのほかにも企業内に導入されるスマホやタブレットデバイスも経路として管理しなければなりません。参照:BYOD、BYOA)。

企業で禁止されているにも関わらず無償のオンラインストレージやアップローダを利用している利用者も多く、また、データを転送するデバイスも増えており、情報システム部が把握できない情報の共有や転送が危険視されています。

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そして、これらのサービスは増え続けており、URLフィルタリングで闇雲に禁止すれば解決できるという時代でもなくなっています(難しいバランスではありますが厳しく制限する一方で利用者の作業の効率化は保たれなくなります)。

そして、利用者が便利なものを積極的に使っていきたいと思うのは自然なことだと思います。

利用者もビジネスで使いたいオンラインストレージ

トライポッドワークスの独自調査では、利用者自身もシャドーITとして内部統制できないサービスは問題になると認識している反面、ファイル転送・共有サービスを活用したいと望んでいるようです。当然、この調査結果は参考にしか過ぎませんがメールに添付できない課題をストレスに感じており、便利な方法を望んでいるということは間違いなさそうです。

一般的に企業向けのオンラインストレージには、不用意にダウンロードされないためのセキュリティ機能(ダウンロードリンクのパスワード/有効期限/DL制限など)が設けられており、内部統制のためのログもあります。

禁止や制限するだけではなく、自社専用のオンラインストレージを設けて<許容>することも一つの選択肢としてご検討できる記事になればと思います。

この記事の参考に利用した調査レポートは、トライポッドワークスのホームページからダウンロードできます。

【調査レポート】企業におけるファイル転送とオンラインストレージの業務利用と高まる期待
トライポッドワークスは、<メール誤送信対策プロジェクト> を通じて、メール誤送信によるリスク削減を目指した活動を行っています。<メール誤送信対策プロジェクト> では、どなたでもご理解いただけることをモットーに解りやすいPR活動を心掛け、対策の基礎と社会的なメール誤送信のリスク削減を目指しています。

メール誤送信対策プロジェクト
http://gososhin.info/

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キーマンズネットとは
1978年、福岡県出身。2004年にプログラマとしてITベンチャーに転身。RDBMS向けの<国産>セキュリティ ソフトウエア開発とプレセールスを経験。その後、少しだけ経営を携わり、2010年12月にトライポッドワークス株式会社へ入社。

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