どの業種や分野にも適応できる!最速で対応スピードを上げる方法

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どの業種や分野にも適応できる!最速で対応スピードを上げる方法

2015/05/20

 「アジャイルに!最短でビジネス成果を!期待マネジメント成功法」では、始めに相手の期待を確認すること、また、期待を継続的確認していくことが最短でビジネス成果をあげるために重要であることをご紹介しました。
 今回は、「どの業種や分野にも適応できる、最速で対応スピードを上げる方法」をご紹介します。

最速で対応スピードを上げるには、「ムダなことをやらない」

 「最速で対応スピードをあげるためには、どうすればよいですか?」
よくこういった相談をいただくことが増えてきました。みなさまは、どう回答しますか?
私は、「ムダなことをやらない」と回答します。なぜ、「ムダなことをやらない」のが対応スピードをあげるのでしょうか。それは、仕事の成果の80%は、費やした時間全体のうちの20%の時間で生み出しているからです。これを80:20の法則[1]と呼びます。
 例えば、80%があまり効果の出ないこと(これをムダといいます)であった場合、20%の効果がある重要なことに集中すれば、仕事の対応スピードは5倍になり、成果を最速で出すことが出来ます。

よくありがちなコミュニケーションのムダ(例)

 どの業種や分野にも、コミュニケーションのムダは、数多く潜んでいます。例えば、朝会で毎日進捗を共有しているにも関わらず、同じようなことを週報に書いたり、進捗会議を開催したりする現場があります。同じことを繰り返し、何も前進していない場合は、非生産的ですよね。
 このような場合は、そもそもの目的を確認することが大切です。

・そもそも、この朝会は、何のためにやっているのか?(ここでの朝会とは、毎日15分以内に昨日やったこと、今日やること、課題を共有しあう場を示します)

・そもそも、この週報は、何のためにやっているのか?(ここでの週報とは、毎週1回やったことを上司やお客様に報告することを示します。平均30分の作業)

・そもそも、この進捗会議は、何のためにやっているのか?(ここでの進捗会議とは、毎週1回関係者が集まって、進捗の確認や課題共有の場を示します。平均60分の作業)

 これらの質問に回答していくと、朝会、週報と進捗会議の目的は同じであるケースがほとんどです。同じ目的とは、出来る限り早めに問題や課題に気づき、迅速な対応ができるように共有することです。また、メンバー一人ひとりの考えや抱えている感情などを明らかにし、チームで成果を出すためにサポートできるようにすることです。
 この目的の考えからムダを排除するのにおすすめなのは、「週報」と「進捗会議」をやめることです。ここで、「朝会」だけ実施して、「週報」と「進捗会議」をやめると、一ヶ月あたり360分(6時間)を削減することが出来ます(一ヶ月あたりの平均作業時間:朝会=300分(=15分×20日/月)、週報=120分(=30分×4回/月)、進捗会議=240分(=60分×4回/月)とする場合)。年間で4,320分(72時間)を削減することが出来ます。
 また、時間に余裕ができるメリット以外に、朝会で問題や課題があった場合は、緊急に解決方法を議論する場を関係者のみ集めて開くことで、早めに対応することが出来ます。よく進捗会議のときまでに課題を抱えておく方がいますが、そうすると問題や課題がより複雑になってしまい、解決するのに時間を要してしまいます。そのため、毎日の朝会で小まめに情報共有することをおすすめします。

ムダを発見した場合、効率よくムダを排除するポイント(例)

 今回は、コミュニケーションのムダを例にご紹介しました。ムダを発見したら、排除するための行動が必要です。中には、ムダを発見しても上司やお客様を説得することができず、ムダを排除できないケースがあります。そのようなことを防ぐために、効率よくムダを排除するポイントをご紹介します。簡単です。

 それは、「数字で説明する」ことです。「これがムダな作業なので、やめましょう」といっても相手を説得することはできません。数字を使って、論理的に説明することで、相手を説得することが出来ます。また、そのときに、どのような効果があるのかを忘れずに追加しておくことをおすすめします。

 例えば、このような感じです。
「現状のコミュニケーション活動は、朝会・週報・進捗会議を行っていますが、朝会だけをやりませんか?現状では、一ヶ月あたり6時間のムダな作業があります。その6時間とは、週報と進捗会議です。なぜ、週報と進捗会議がムダな作業かというと、毎日の朝会と同じことを繰り返しているだけだからです。例えば、朝会で共有したことをそのまま、週報に転記したり、進捗会議で共有したりしていることがあります。そのため、毎日の15分以内の朝会にだけ集中することで、年間72時間のコスト削減ができ、他のことに注力することが出来ます。削減した時間を使って例えば、社内で勉強会を開き、人材育成に時間を割くことが出来ます。それにより、人が成長し、仕事の方も成果が出やすくなります。また、問題や課題を早めに解決することができるようになり、メンバー一人ひとりの課題解決能力も向上し仕事に対するスピードアップが期待できます。そのため、週報と進捗会議をやめて、朝会だけをやりませんか?」
と、結論、理由づけ、具体例、結論の繰り返しでまとめる流れを数字で説明するのです。

まとめ

 どの業種や分野にも、最速で対応スピードを上げる方法は、「ムダなことをやらない」ことでした。「ムダなこと」を発見するために、現状をふりかえることが大切です。特に、今やっている対応のそもそもの目的を確認します。確認すると、同じことを繰り返している対応があることを発見します。その場合は、数字で論理的に説明を行い、やらないことを提案してみましょう。ムダなことをやらないことで、劇的に対応スピードが上がります。

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キーマンズネットとは
2011年よりビッグローブでアジャイル開発を始め、2013年よりアジャイル研修講師や複数イベントに登壇。2014年10月より現職にて、アジャイル事業、ビッグデータ事業、社内スタートアップを担当。アジャイルコーチやスクラムマスター、開発メンバーとしてアジャイル開発の導入や現場カイゼンを行ってきました。

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