ExchangeからOffice365へ移行〜古いメールを管理するには?〜

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ExchangeからOffice365へ移行〜古いメールを管理するには?〜

メール 2015/03/10

オンプレミスでMicrosoft Exchangeサーバを利用していた企業・組織が、その環境を、Office365のクラウド環境で移行する動きが高まってきています。特にマイクロソフト社は大学などをはじめとした教育機関に対して、Office 365 Educationを無償で提供しており、国内の利用者は170万人を突破したと発表しました。今後、教育機関にとどまらず、一般企業や自治体でもOffice365へメールシステムをクラウド移行する企業はますます増加の一途をたどるでしょうか。

その一方、Microsoft ExchangeサーバからOffice365へメール環境を移行するシステム管理者の課題として上がっているのは、既存のクライアント環境、Outlook上で数年分が蓄積されたメールをどう取り扱うかが課題となります。Microsoft Exchangeサーバを利用している場合は、各クライアントにPSTファイルが保存され、その中に過去の送受信メールやその他のアイテムが保存されています。マイクロソフト社は昨年、PSTファイルをExchangeサーバやExchange Onlineに移行するツールとしてPST Captureをリリースしましたが、PSTファイルを取り込みたいクライアントへのインストールが必須なことや、GUIが日本語対応していないこと、公式サポートが受けられないなど、一般ユーザには敷居の高いのが現実です。

バラクーダネットワークスでは昨年から、メールシステム環境をOffice365への移行に伴うPSTファイルの取り扱いに関するご相談が増えました。そこでOffice365への移行時に、過去のローカルのPSTファイルの保存する方法として、今回はBarracuda Message ArchiverのPSTインポート機能をご紹介します。

PSTインポート機能

PSTインポート機能は、Microsoft Outlookを利用中のクライアント環境に保存されたファイルをBarracuda Message Archiverにインポートすることで、PSTファイル内に保存された送受信メールをメールアーカイブとして保存する機能です。クライアントが自身のPSTファイルを一度Barracuda Message Archiverに保存してしまえば、Barracuda Message Archiverの管理画面や、スマートフォンアプリ(iOS/Aondroid)を利用して、過去のメールの検索やファイルインポートの機能を利用できます。また必要に応じて、メールの検索・復元・再送も可能です。

PSTインポート機能

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PSTインポート機能

Barracuda Message ArchiverにPSTファイルをインポートする最大の利点は、メールの検索がスムーズに行えることです。条件検索を用いて、該当のメールをすぐに検索することができます。例えば、「2014年10月1日〜2014年10月31日までに受信したメールで、送信者が◯◯さんで、自分のメールはCcに入っていて、件名は△△の件だったはず」といった具合に、検索条件を複数追加することで、該当のメールを簡単に検索することができます。これは、OutlookやOffice365でのメール検索よりも、柔軟性が高く、瞬時に該当のメールを引っ張りだすことができます。

Web GUIからのメール検索画面

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Web GUIからのメール検索画面

iOSアプリからのメール検索画面

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iOSアプリからのメール検索画面

PSTインポートの方法には2通りあります。

Web GUIからアップデート

ユーザがActive Directory環境で利用しているユーザ名・パスワードを元に、Barracuda Message Archiverへログインし、該当するPSTファイルをアップデートする機能です。Web GUIからPSTファイルをアップロードする場合、PSTファイルのサイズ制限は250MBとなります。

Web GUIからPSTインポート

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Web GUIからPSTインポート

PSTファイルのマスインポート

PSTファイルのサイズが250MB以上の場合は、PSTファイルのマスインポート機能を利用することができます。これは、Barracuda Message Archiverの一部の領域をSMB共有(ファイル共有)することで、クライアントがファイルサーバにアクセスする感覚でPSTファイルをドラッグアンドドロップすることで、PSTファイルをインポートする機能になります。

PSTますインポート機能

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ドラッグアンドドロップでPSTをインポート

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ドラッグアンドドロップでPSTをインポート

クライアントがドラッグアンドドロップしたPSTファイルは管理者の画面で一覧表示され、キューに書けることでBarracuda Message Archiverにアーカイブされます。

管理者側からみたPSTインポート状況

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管理者側からみたPSTインポート状況

インポートされたメールは、Microsoft Outlook上の受信トレイのフォルダ構造まで復元することができ、ユーザにとっては、まさにOutlookを利用していた時と同じように、メールの確認、さらに検索機能を用いて、簡単に該当するメールを探し当てることや、メールの復元、再送も可能です。

PSTインポートで受信トレイのフォルダ状況を確認できる

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PSTインポートで受信トレイのフォルダ状況を確認できる

PSTのマスインポート機能を利用すれば、数年にわたってクライアント上で保存されたメールも、簡単に取り込むことが可能です。実際にこの運用方法を用いて、Office365への移行前の過去のPSTファイルをすべてBarracuda Message Archiverにインポートされているお客様もいらっしゃいます。 

 Microsoft ExchangeサーバからOffice365へ移行を検討しているけれど、過去のメールをどこかに保存しておきたい…そんな要望に、Barracuda Message ArchiverのPSTインポートをご検討されてみてはいかがでしょうか。

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キーマンズネットとは
2008年バラクーダネットワークスジャパン株式会社に入社。シニアプリセールスエンジニアとして、企業・自治体を中心にネットワークセキュリティ・アプリケーションデリバリ・データ保護ソリューションを提案。2013年よりプロダクトマーケティングマネージャーに着任し、ソーシャルメディアマーケティングを担当。

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