第2回 意外と癖になる?企業向けオンラインストレージ

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第2回 意外と癖になる?企業向けオンラインストレージ

ストレージ 2014/04/21

 前回の「第1回 意外と癖になる?企業向けオンライストレージ」に続き、本稿では、企業向けオンラインストレージとメール誤送信対策製品による添付ファイル対策について紹介します。

企業向けオンラインストレージとは?

 まずは、企業向けオンラインストレージを簡単に紹介します。

企業向けオンラインストレージの強み

 多くの企業向けオンラインストレージには、信頼できる管理機能とセキュリティ機能があります。

管理機能

アクセスログ(ログイン履歴)

ファイルログ(ファイル操作ログ)

ユーザー管理

グループ管理、ほか

セキュリティ機能

SSL通信

IPアドレス制限

アクセス権限

パスワードポリシー

ファイル/フォルダリンクの有効期限

ファイルのダウンロード回数制限、ほか

企業向けオンラインストレージのタイプ

 企業向けオンラインストレージにも様々な種類があります。

● アプライアンス
● ソフトウェア
● クラウドサービス
■アプライアンス

 まず、アプライアンスとは、特定の機能、または、用途に最適化された機器を指します。
アプライアンスで提供される企業向けオンラインストレージは、企業内の設置も利用も容易に開始することができます。しかし、原則的に提供機能以外のカスタマイズはできません。

■ソフトウェア

 任意に購入したハードウェアにソフトウェアをインストールして導入するタイプです。現代では、仮想環境も普及していることからハードウェア資産を有効に活用すべく導入が進んでいます。
※ソフトウェアが仮想環境(VMware/Xen/KVMなど)に対応していれば、より効果的に資産を活用できます。

■クラウドサービス

 多くのオンラインストレージはサービスです。クラウドサービスの場合、採用は非常に容易であり、利用者数に合わせて増減することができます。また、サービスの利用を停止するのも容易に行うことが可能です。しかし、原則的にカスタマイズはできなく、提供される機能範囲でしか利用できません。
また、サービサーに企業の情報を預けるという意味では、しっかりとしたセキュリティ要件を設ける必要があります。利用規約」や「サービス規約」にも注意が必要です。

ビジネスで意外と癖になる

 僕自身もトライポッドワークスに入社する前までファイルはメールに添付して送ったり、ZIPで圧縮したり、分割したり、大きいサイズのソースコードやバイナリデータはCD-ROMに焼いて送ったり、USBメモリで持ち運んだりして面倒に感じたこともありました。

 企業向けのオンラインストレージを使い始めた当初はメール送信の前にいちいちオンラインストレージへアップして送ることさえも面倒に感じていたのが本音です。しかし、今となっては、当たり前のように利用しています。

 このように癖付いたのは、今、使っている企業向けオンラインストレージ「GIGAPOD」がビジネス向けに必要最低限のシンプルな操作と機能で提供されているからだと感じます。ビジネスシーンではファイルをアップロードして、もしくはアップロード済みのファイルからパスワード付きのリンクを取得して伝えたいだけの場合が多く、それをシンプルに行えるので仕事で利用を続けることができています。

 多機能な製品やサービスも有用ですが企業内に幅広い利用者がいることを考えるとシンプルであることは、運用していくうえでメリットになると思います。

 そのほか、会社にいるときにファイルをアップロードしておくことで考えられるメリットもあります。

 外出先からでもメールですぐにリンクを送信できる

 スマホやタブレットからすぐにリンクを送信できる

 打ち合わせ中にスマホやタブレットで参照できる

 特に添付ファイルのサイズ制限による「送った」、「受信できない」といった問題はなくなりました。

逆にダウンロードしてもらうためのURLが本文に含まれることで相手先のメールサーバーがスパム扱いしてしまうケースも稀にあります。通常は取引先の会社ドメインはスパム扱いにしませんが....稀にあります。
■ビジネスマナーも安心

 受信する人からしてみれば大きいサイズのファイルを受信することは時として不快です。その分、オンラインストレージにアップロードしてURLだけを送れば、受信する人はスムーズにメールを読むことができます。
 外出先でモバイルWiFiルータを使って、もしくは、テザリングでメールを受信しても、早急にダウンロードする必要がなければ、後で会社に移動してダウンロードすればいいわけです。この時、メール本文にどのような内容物であるかを伝えることも送信する側の大切なマナーですけど....)

※メールソフト「Thunderbird」には、メッセージサイズが指定サイズを超過する場合に受信しないようにする設定があり、「Outlook」にも "ヘッダーのみダウンロード" という機能があります。もしも、オンラインストレージを使っていない場合は、その設定をしておくと便利かもしれません。

メール誤送信対策と併用することでもっと楽になる

 企業向けオンラインストレージを単体で利用するのもよいのですが <メール誤送信対策製品> と連携することもできます。ここでは、<メール誤送信対策製品> と連携することで企業向けオンラインストレージをより便利に活用することができる主なメリットを紹介します。

メールの送信で自動的にアップロードしてくれる

 一番のメリットは、いつもどおりに添付ファイルを送るだけで自動的に企業向けオンラインストレージへアップロードしてくれる事です。

いつも通り、添付ファイルを送るだけで自動的にアップロードしてURLを付けてくれる

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いつも通り、添付ファイルを送るだけで自動的にアップロードしてURLを付けてくれる
自動的に添付ファイルをオンラインストレージにアップロード → パスワードや有効期限も設けることが可能
受信した人は、本文に記載されたURLからダウンロードする。

 誤送信対策製品では、条件によりメールに添付されたデータを "自動的" に 「ZIP圧縮+パスワード保護」したり、「企業向けオンラインストレージにアップロード」 することができます。

自動的にZIP圧縮する流れの例

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自動的にZIP圧縮する流れの例
もしも、添付ファイルが 1MB 以上だったら....
ZIP圧縮してパスワード保護する
自動的にアップロードする流れの例

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自動的にアップロードする流れの例
もしも、添付ファイルが存在したら....
オンラインストレージにアップしてパスワード保護する
ファイルの条件により振る舞いを決めることもできる

ファイルの種類(Word/Excel/PowerPoint/テキスト/画像/動画、など)

ファイルのサイズ

ファイルの個数

ファイル名、など

メールサーバーのディスクサイズを節約できる

 メールサーバーの運用・保守管理からみると、送信サーバー・受信サーバーのディスク容量を圧迫しないことも1つのメリットになります。特に大容量の添付ファイルが常時やり取りされる時代ではディスクの節約も無視はできません。

そのほか、社外に送信する添付ファイルのポリシーを統一(徹底)することができるでしょう。

ビジネスにおける大容量のファイル転送

 ビジネスでは、メールによるファイルの転送が必ずと云っても良いほど行われます。ビジネスでクリティカルになるファイルだからこそ安全に、そして、安心できる転送方法の選択肢として <企業向けオンラインストレージ> や <メール誤送信対策製品> の機能により実現できるということを紹介させていただきました。

 本稿が、お読みいただいた皆さんの会社でファイル転送と添付ファイルについて再考、または、議論できる機会になれば幸いです。

トライポッドワークス株式会社では、国内に1,800社以上の導入実績を持つ企業向けオンラインストレージ「GIGAPOD」とメール誤送信対策製品「MAILSCREEN」開発・販売しています。

トライポッドワークス株式会社
http://www.tripodworks.co.jp/
トライポッドワークスは、<メール誤送信対策プロジェクト> を通じて、メール誤送信によるリスク削減を目指した活動を行っています。<メール誤送信対策プロジェクト> では、どなたでもご理解いただけることをモットーに解りやすいPR活動を心掛け、対策の基礎と社会的なメール誤送信のリスク削減を目指しています。

メール誤送信対策プロジェクト
http://gososhin.info/

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キーマンズネットとは
1978年、福岡県出身。2004年にプログラマとしてITベンチャーに転身。RDBMS向けの<国産>セキュリティ ソフトウエア開発とプレセールスを経験。その後、少しだけ経営を携わり、2010年12月にトライポッドワークス株式会社へ入社。

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