第1回 意外と癖になる?企業向けオンラインストレージ

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第1回 意外と癖になる?企業向けオンラインストレージ

ストレージ 2014/04/08

 最近の電子ファイルはサイズが大きくなっている気がしてなりません。

大容量の添付ファイルは迷惑

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大容量の添付ファイルは迷惑

 プライベートだとあまり気にしないのですが、仕事だと外出先でデータ通信にいろいろと面倒なことがあったりするので困る場合があります。

 最近は、メールに添付できるファイルサイズが常識的に1〜2MBまでだとされており、多くの企業では、1〜5MBで送受信のサイズ制限を設けていますが、それでもなお稀に大きいサイズを送信してくる方もいらっしゃいます。

 僕は、仕事の関係上、作成するドキュメントやプレゼンテーション資料に多くの画像や動画を利用するため、どうしてもデータが大きくなる傾向にあります。また、一般的なドキュメントではないイラストレーターのデータ(aiデータ)や図面データ、医療画像など大きいサイズのデータを送る方法はないのでしょうか?

 僕が知る限りでは、これらの大容量化した、また、大容量データを企業間で安全に<伝える方法>は、そんなに多くはありません。

 それでは、安全に大きなサイズのデータを相手へ送る方法には何があるでしょうか?日常的に利用しているメールだからこそ改めて整理してみようと思います。

ビジネスで考えられる大容量ファイル転送の主な方法

 主に下記のような転送方法が考えられます。※企業によっては禁止されている方法もあります。

主な大容量データの転送方法

(1)

 電子メールに添付する

(2)

 オンラインストレージやアップローダーを使う

(3)

 FTPサーバーやWebDAVを使う

(4)

 企業用SNSやグループウエアを使う

(5)

 物理媒体(CD、DVD、USBメモリ)を送付する

本稿では、これらのうち(1)と(2)について触れていきます。

電子メールに添付する

 大容量の“サイズ”にもよりますが 1〜2MB 程度であればスタンダードという意味でメールが考えられます。あらかじめデータを圧縮してパスワード保護でそれなりのセキュリティも保つことができます。その圧縮には下記のような形式が挙げられます。

● ZIP(.zip)
● 7-ZIP(.7z)
● RAR(.rar)
● LZH(.lzh)
● EXE(.exe)※自己解凍

※Windows VistaからはZIP圧縮の機能は標準ではなくなりました。

 これらのうち、RARファイルは複数のデータを分割して圧縮することができるため、インターネットで多く見かける形式です。圧縮率は、データの種類によって異なるため一概に優劣は出ませんが汎用的には、「7-ZIP」 か 「ZIP」 がいいでしょう。

 最近では、ビジネスでも Google Apps(Gmail) や Microsoft Office 365 などのクラウドメールサービスが普及して、後述するオンラインストレージと連携できるようになってきています。

※例えば、GmailとGoogle Driveを利用することで最大10GBのファイルを送信することができます。
※ちなみに添付ファイルは、メールで送るとき<BASE64>変換されます。そのため、思っているよりも1.3〜1.5倍ほど大きくなります。

オンラインストレージやアップローダーを使う

 近年では、海外から広まったオンラインストレージを利用して共有する方法も増えています。アップローダーは、ギークやアダルトな人たちの間で結構前から利用されている方法です。オンラインストレージは保存、同期でき、アップローダーは一時的に利用されるというのが定義のようです。

 海外では主に下記で挙げるサービスが有名です。しかし、インターネットで不特定多数の人間がアクセスしており、有事の際、特定が困難なサービスに企業のデータを一時的にでも預けるのは安心できません。

▶海外

MegaUploader(閉鎖)※1

Hotfile(閉鎖) 

Rapid Share

FileSonic(閉鎖)

Uploaded

turbobit.net

ほか多数

▶ 国内

Firestorage

宅ファイル便

Axfc Uploader

Fast Uploader

ほか多数

※1 創設者は現在、MEGAというサービスで再開しています。

 海外のアップローダーにはダウンロードされるファイルをアップロードすればするほど契約利用者(提供者)にお金が支払われる仕組みで爆発的に流行したサービスも中にはあり、サービスに違法性が高いとされFBIとSOAPにより閉鎖に追い込まれたサービスも他多数あります。

 その他、一般的に有名なオンラインストレージサービス(クラウドサービス)には下記のようなサービスがあることは既にご存知の方も多いと思います。

▶ 有名なオンラインストレージサービス

Mediafire

DropBox

Box

Google Drive

OneDrive (旧:SkyDrive)

 僕が在職しているトライポッドワークスでも 「GIGAPOD」 という企業向けオンラインストレージを開発、販売しており国内で 1,800社 以上の企業にアプライアンス版、ソフトウエア版、サービスと幅広くご利用いただいています。クラウドサービスとは異なる自社内に設置できる強みを発揮できると思います。

導入事例でご紹介できる企業は一部ですがトライポッドワークスのHPに導入事例がありますのでご覧ください。

効率的な大容量添付ファイルの転送を探る

 上述でピックアップした2つの方法を個別に使う選択もありますが、これらの方法は集約することができます。
それは、<メール誤送信対策> 製品の機能なのですが誤送信防止だけでなく業務改善にも役立てることができるのです。

ZIP圧縮してパスワード保護、送信まですべて自動的に処理してくれる

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ZIP圧縮してパスワード保護、送信まですべて自動的に処理してくれる

 例えば、下記のようなことを自動的にやってくれます。

いつも通りメールに添付して送るだけで…
「ファイルサイズが 1MB を超しているとZIP圧縮してパスワード保護する。」※パスワードは別送

いつも通りメールに添付して送るだけで…
「オンラインストレージにアップロードしてダウンロードURLを通知する。」※パスワードによる保護も可能

 次回は、これを実現する企業向けオンラインストレージとメールの添付対策について寄稿できればと思います。

 トライポッドワークスは、<メール誤送信対策プロジェクト> を通じて、メール誤送信によるリスク削減を目指した活動を行っています。<メール誤送信対策プロジェクト> では、どなたでもご理解いただけることをモットーに解りやすいPR活動を心掛け、対策の基礎と社会的なメール誤送信のリスク削減を目指しています。

メール誤送信対策プロジェクト
http://gososhin.info/

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キーマンズネットとは
1978年、福岡県出身。2004年にプログラマとしてITベンチャーに転身。RDBMS向けの<国産>セキュリティ ソフトウエア開発とプレセールスを経験。その後、少しだけ経営を携わり、2010年12月にトライポッドワークス株式会社へ入社。

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