メールアーカイブは、現場でどのように使われているのか?

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メールアーカイブは、現場でどのように使われているのか?

メール 2013/09/13

 前回の記事では、メールのアーカイブとバックアップの違いについてご紹介しましたが、今回は、バラクーダネットワークスのお客様事例から、実際にメールアーカイブを導入している企業で、どのような利用をされているのか、ご紹介したいと思います。

セクハラ・パワハラの監視も…情報漏洩抑止・コンプライアンスの徹底

 メールアーカイブ製品の多くでは、ポリシー管理を利用して、セクハラ・パワハラなどがメールでやりとりされていないか、または個人情報や社外秘情報などが外部に送信されていないか管理する場合に利用されます。またポリシーに応じて、警告メールを担当者・関係部署に送信することも可能です。
 以下の例では、「社外秘」という名目のメールの送受信履歴があった場合に、すぐさま警告メールを送信する設定となります。

Barracuda Message Archiverのポリシー画面

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Barracuda Message Archiverのポリシー画面

個人のメールのバックアップ目的

 Barracuda Message Archiverの場合、リアルタイムでメールをバックアップする目的として利用することが可能です。検索機能を用いて、必要なメールをすぐに取り出せるだけでなく、ユーザ権限と範囲を設定すれば、個人のメールのバックアップとして利用が可能です。例えば、メールクライアント上から削除してしまったメールが急遽必要になった場合、ユーザが自身のアカウント名・パスワードでログインして、検索機能を利用することで、削除したメールを簡単に復旧が可能です。

 またiPhone/Android用の専用アプリも提供されており、各ユーザがスマートフォンから自分宛、または自分が送信したメール履歴から、検索を利用することも可能です。

Barracuda Message Archiver
iPhoneアプリ

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Barracuda Message ArchiveriPhoneアプリ

Barracuda Message Archiver
検索画面

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Barracuda Message Archiver検索画面

Barracuda Message Archiver
検索メールの参照

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Barracuda Message Archiver検索メールの参照

メールの受信履歴確認や、過去に在籍した社員のメール検索

 ユーザから、「メールが届いていない」という連絡を受けた場合、そのメールがメールサーバまで到達しているか確認する手段として、メールの受信履歴として利用することができ、日付や受信者、件名などを入力して実際にそのメールを受信することが可能です。また、過去在籍していた社員とお客様とのやりとりを全て引き継ぐことは事実上不可能で、お客様とどのような約束をしていたのか確認する必要が生じることもあります。 担当者が代わった機会に不当な要求をされる可能性もあり、そのような事態が生じた場合には前任者とのメールのやりとりを詳細に把握する必要があります。これらの場合に、メールアーカイブ製品で、社員とお客様の名前を入れて検索すれば、必要なメールをすぐに見つけることができます。

 上記3点以外にも、昨年、関税法改正で電子メール保存が義務づけられたことから、輸出入を行う企業が関税法対策として利用しています。また、アメリカの民事訴訟では、訴訟当事者が事件に関連する文書や資料などを速やかに開示する義務があり、電子メールやワードなどの電子データも対象となっています。情報開示が十分でないと、単に情報管理の問題で必要な証拠が提出できなかった場合であっても、不利な立場となります。

 電子メールは大量にあるため、保存・管理体制の整備が必要です。Barracuda Message Archiverの場合、保存されているメールは消去・改ざんができないため、Eディスカバリ(電子証拠開示制度)対策として利用されているケースもあります。

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キーマンズネットとは
2008年バラクーダネットワークスジャパン株式会社に入社。シニアプリセールスエンジニアとして、企業・自治体を中心にネットワークセキュリティ・アプリケーションデリバリ・データ保護ソリューションを提案。2013年よりプロダクトマーケティングマネージャーに着任し、ソーシャルメディアマーケティングを担当。

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