「Web会議」導入時におさえるべき、3つのポイントとは?(2)

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「Web会議」導入時におさえるべき、3つのポイントとは?(2)

情報共有システム・コミュニケーションツール 2013/05/27

キーマンズネットで行った、「Web会議システム導入」に関するアンケート調査で明らかになった「導入に躊躇する三大要素」。

 このうち、前回は“(1)費用対効果が明確でない”点について、弊社がご支援したお客様事例をもとに、具体的な課題と解決プロセスおよび、出張費削減シミュレーションを提示した。

今回は、2つ目の理由「利用シーンが分からない」点を取り上げたい。

1.Web会議を導入しない理由2:利用シーンが分からない

Web会議システムの利用イメージ

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Web会議システムの利用イメージ
会議室や自席などで資料を画面共有しながら、会議を行うことが一般的だ。
 Web会議導入時の費用対効果はわかったが、実際何に使っていいのか悩ましい、という声をお聞きする事が多い。用途が幅広いシステムであるため、かえってどの業務にフォーカスして良いのか悩ましいところであろう。
 このようなシステムの場合、ゼロから活用を考えるだけではなく、自社の目的に応じて他社の成功事例を参考にすることがおすすめだ。

 もちろん、企業や職場の文化を考慮することも忘れてはならないポイントである。
 弊社のお客様での事例だが、ある企画部署でノートPCにヘッドセットをつけ、自席から参加するWeb会議の活用が広がったところ、会議の声がうるさいと隣の部署からクレームが入ってしまったと言う。もともと静かなフロアであったため、このような問題を引き起こしたようだ。
自席で利用しやすい環境を作るなど、十分に配慮して欲しい。

2.統計から見る利用場所の広がり

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※2012年10月 キーマンズネット実施 「Web会議システムの導入に関するアンケート報告書」

 経営会議やグループ内会議、スタッフ会議、プロジェクト会議など、社内で行われるさまざまな会議。Web会議システムは、基本的にそれら全てを対象にできるが、その活用シーンをさらに広げるのが、その場所である。Web会議システムの利用場所は左図の通りだ。

 このように、専用端末が不要なWeb会議は、さまざまな場所で活用が広がっている。しかもモバイル端末やネットワークを活用することで、会議スタイルは利用場所を選ばないのだ。

 では、弊社がご支援したケースから、いくつか活用シーンを挙げてみたい。

3.社内会議だけではない、Web会議システム活用の実例

 調査データに表れている通り、現場においてさまざまな使い方が見られる。その中から、高い効果を上げている実例を3つピックアップしてご紹介したい。

(1)生命保険会社〜遠隔地に散らばる社員教育の効率化

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大雪の時など、近場に移動する事も厳しいという。
 札幌市内から車で走ることおよそ2時間。3名の営業社員が通う郊外の営業所がある。
お客様へより良い商品を届けるため、次々に発売・改定される保険商品、また頻繁に行われる社員の異動。このような状況で社員教育を行うために、北海道内に散らばった多数の拠点から、札幌市内に毎回社員を集めることは現実的ではない。
小さな拠点にテレビ会議や専用線を用意するのはコストが見合わないため、生命保険業界に限らずWeb会議システムを採用するケースが多い。

 キーワードとして覚えていただきたいことは、次の3つだ。
・「社員の頻繁な異動、転職」
・「商品のライフサイクル短期化」
・「広域に散らばる拠点」

(2)電気機器の販売会社〜タブレット端末活用で訪問商談を効率化

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訪問先でのWeb会議システム活用例。ちょっとした会議にも技術者をアサインできるため、お客様の評価は大変高い。
 イメージを掴んでいただくために、実際に弊社営業が行っている商談の場をお客様の許可をいただいて撮影した(左図)。奥の男性が弊社営業マンである。

 このように、技術者など多忙な本部スタッフのアサインが必要な場合など、タブレットやノートPCでWeb会議を行うことにより、商談の大幅な効率化を図っている。訪問先との関係性にもよるが、スタッフの出張コストや時間を有効に活用しながら、高度な商談を行うことができるのだ。

 他にも、技術者が営業マンのノートPCを遠隔操作したり、発売前の製品をWebカメラで映すなど、さまざまな活用方法が考えられる。

(3)窓口業務の品質アップと効率化を両立

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専門スタッフの丁寧な対応により、顧客の信頼性も高まると言う。
 旅行パッケージや金融・保険商品など、顧客の嗜好変化や競合他社との差別化に対応するため、商品のライフサイクルがますます短期化、複雑化する方向にある。このように、変化する商品知識を窓口にいる担当者が、すべてを詳細まで把握しておくことはほぼ不可能であろう。このような課題を抱えている場合、顧客の要望に応じて本部のスタッフがWeb会議で参加する事例が増えてきている。ある旅行代理店では、リゾート地にいる現地スタッフが対応することで、臨場感あふれるトークなど、顧客満足度を上げる効果が出ていると言う。

 以上3点の例のように、さまざまなスタイルで業務効率化を図る事例が増えている。現在抱えている顕在化した課題だけではなく、成功事例を参考にしながら「会議」にとらわれない業務改革にチャレンジしてはいかがだろうか。

 次回は、Web会議を導入しない理由「画質・音質に不安がある」点について、現場で起きている“よくある不具合と対処方法”を述べたい。特に、Web会議システムの音質は、ちょっとした気遣いで改善されることが多いのだ。

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キーマンズネットとは
パナソニック株式会社に入社後、法人顧客向け業務システムの企画・設計開発に従事。パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社にて、数万クライアントを超える大規模顧客向けシステムや新規事業の立ち上げを行うなど、ソフトウェアやクラウドサービスに関する多数の実績を有する。

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