Colonial Savings, F.A.
文書共有の仕組みを効率化し、コンプライアンスにも対応
Colonial Savings, F.A.（以下、Colonial）では、コンプライアンスの基準変更に際して、顧客と安全に文書をやりとりするための仕組みをShareBaseで構築した。
Colonialでは、コンプライアンスの基準変更に取り組み、500以上の信用組合に報告書の提出を求めることになった。そのやりとりの手間などを軽減するために、すでに導入していたOnBaseと連携できるShareBaseを組み合わせ、融資や決済などのローン手続きの流れに応じて、関連書類を直ちに利用できるようにした。
課題
Colonialでは、住宅抵当貸付公開法に基づく報告書の提出を、顧客の500以上の信用組合に要求するというコンプライアンスの基準変更に取り組んでいた。Colonialは、すでにOnBaseを使用して文書を管理したり、オンラインポータルを通じて信用組合に情報を提供していたが、今回の取り組みでは、社外ユーザーと共有する必要があるローン関連文書の文書量や種類が多いため、新しい安全なアプローチを探ることが課題になっていた。
解決方法
暗号化されたCDやUSBメモリ、FTPサイトを使用するといった既存のファイル共有のオプションを利用することも考えた。しかし、CDやUSBメモリを利用する際には配送費用と手作業が必要で、FTPサイトを利用するにはIT部門の関与が必要だった。そこで解決策を検討したところ、ShareBaseをOnBaseワークフローと連携させることで、プロセスの自動化、文書のワークフローへの登録が効率的に行えることが分かり、導入を決定した。
効果
特定のローンや依頼を行うために文書が登録されると、組合番号や契約レベルといった情報に基づいて、ShareBaseフォルダが自動的に作成され、外部と共有する文書が自動的に挿入される。キャプチャーシステムに組み込まれたトリガ機能を利用することで、融資や決済、解約、否決といったローン手続きの流れに応じてShareBaseフォルダがリアルタイムに作成され、従業員や信用組合の担当者がローン関連の文書を直ちに利用できる。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 金融業・保険業 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 海外 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：クラウドコンテンツ管理 「ShareBase」
掲載日：2019/02/25
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