「複合機」再考でベストな印刷環境を作る！

　既にオフィスの必須アイテムともいえる「複合機」だが、現在使っている製品のスペックは、業種・規模・用途にきちんとマッチしているだろうか。身近な存在だが、決して安い機器ではないだけに、導入後に後悔するといった事態は避けたい。ここからは、ベンダの取材で得た選定に欠かせない検討項目を、順に紹介していく。

　複合機は様々な機能を提供する機器だが、導入を考える際には、「自分たちがどの機能を重要視するのか」を、まず確認しておく必要がある。そのためには業務内容を見直し、ニーズを厳密に把握しておくことが非常に重要だ。
　例えば同じオフィス内であっても、部門によりカラーでの印刷/スキャンが必須である部署と、モノクロのプリンタだけがあれば事足りる部署がある。また、極端な話、プリンタの利用機会は非常に多いが、コピー、スキャナ、ファックスはほぼ使わないに等しいというのであれば、複合機でなければならない理由はなくなってしまうことになる。
　より手軽なメールでのやり取りが増えたことに加え、コスト削減やエコ対策として紙への出力を極力避ける風潮が広がってきたこともあり、最近ではファックス機能をあまり利用しない企業も増えている。逆に、不特定多数の取引先を抱える企業などでは、相手先の習慣や環境を考慮すれば、ファックス機能を切り捨てるのは難しいケースもある。
　このような場合には、PCからファックスの送受信が可能な「PCファックス機能」や、複合機上の操作パネルからファックス画像を確認して出力するかを選択できる機能を備えた製品が望ましい。PCファックス機能では、モニタ上の書類/画像を印刷と同様の操作でファックス送信したり、受信したファックス画像をメールに添付してPCへ配信したりといったことが可能となる。また、極端にファックスの利用率が高いオフィスでは、プリンタ/コピーとの兼ね合いも考えて高速な出力速度を備えた複合機を選ぶよりも、PCファックス機能を備えた低価格な複合機などを購入し、ファックス専用機としてしまった方が導入コストを抑えられる場合もある。

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会員限定の「複合機/「複合機」再考でベストな印刷環境を作る！」(全文)では、「複合機」の選び方や主要製品一覧を掲載しています。会員登録を行い、ログインすると記事の続き(以下の内容)がご覧いただけます。

【1】複合機選びのマスト検討項目

　Point1　ドキュメント環境の「最適配置」を考える

　Point2　ベンダの最適化サービスを利用する

　Point3　コピー／プリント性能の確認

　Point4　環境性能で選ぶ

　Point5　操作性とユニバーサルデザイン

　Point6　業務システムとしての運用性

　Point7　契約形態とサポート

【2】「複合機」製品カタログ

　・LP-M6000

　・MC860dtn

　・imageRUNNER iR C3580

　　・・・など主要製品の一覧を掲載しています。

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