長く使われ続けるための「Web会議」選び方

　一口にWeb会議システムといっても、各ベンダによって製品コンセプトに違いが見られる。例えば、1つの製品/サービスでWeb会議からオンラインセミナまでこなせるものもあれば、使用目的ごとに細かくラインナップを分けているところもある。また、小規模会議向けのもの、数千人規模のイベントにも対応できるものまで、実に選択肢の幅は広い。そこで、製品/サービスの選択に入る前に、自社のWeb会議ニーズの全体像を把握しておくべきだ。例えば、表1に示すようなチェックポイントシートを使ってニーズを整理しておくのが良い。こうした内容を明確にしておくことで、Web会議で必要な会議数、参加人数、頻度、必要なパフォーマンスなどから求めるWeb会議システムの製品タイプが見えてくる。

　なお、ニーズを整理して導入目的を定める場合、できるだけ導入目的は最小限に絞り込むのがポイントだ。Web会議システムを初めて導入する企業では、あらゆる会議にWeb会議システムを導入しようとする傾向が強くなるが、これでは製品を絞り込むことができず失敗に終わる（社内利用が浸透しない）危険性が高くなる。したがって、まずは導入目的を1本化することが肝要なのだ。その上で下記のような5つの視点から製品選択の検討を重ねていくとよい。

　Web会議システムを導入する手段としては、自社サーバにWeb会議システムをインストールするオンプレミス型と、サービス事業者が構築しているWeb会議システムをサービスとして利用するSaaS型の2つがある。両者の違いを表2に示す。

　オンプレミス型の場合、初期導入コストはかかるが、自社の運用ニーズに合わせて自由にWeb会議システムの設定を行うことができ、カスタマイズも可能だ。また、会議の重要資料も社内で管理できる。一方、SaaS型の場合、サーバ導入の手間を省くことができ、すぐにWeb会議を始めることができる。初期導入コストも抑えることができる。ただし、長期使用あるいは多数で使用する場合にはコスト高になる可能性もある。
　参考までに、導入目的ごとにどちらを選択したらよいか、その選択例を表3に示す。例えば、いくつもの会議を同時に並行して行うことが多い場合、運用コストを考慮するとオンプレミス型のほうが有利になる場合が多い。

　ただし、SaaS型でも「ライセンスプールモデル」（日本HP）や「ルーム制」（ブイキューブ）といった料金体系が提供されているので、オンプレミス型が必ずしも有利になるとはかぎらない。自社の利用形態に合わせて事前シミュレーションを行って比較評価しておこう。

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【1】Web会議システムの選び方

　要件1：　オンプレミス型とSaaS型の違い

　要件2：　基本スペックの確認（最大接続ユーザ数、画質、音質）

　要件3：　万人向けの操作性

　要件4：　使いたくなる機能の豊富さ

　要件5：　支援体制やFAQの充実度

【2】Web会議システム製品カタログ

　・MORA Video Conference

　・spreed

　・recipe.見える会議

　　・・・など主要製品の一覧を掲載しています。

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