様々な働き方に対応！文書管理ツール最前線

各種アプリケーションを使って作成された文書ファイルや、複合機やスキャナから取り込まれた紙文書の電子ファイルは、文書管理ツールのデータベースに取り込まれて一元管理される。登録する際、後で検索しやすくなるように、ファイルにいろいろな属性を付けることができる。また、文書の登録時に全文検索用のインデックスも作成される。

文書管理ツールのデータベースには膨大な数の文書ファイルが登録されることになるので、そこから必要な文書ファイルを速やかに見つけ出すための検索機能が提供されている。キーワード検索や全文検索のほか、ファイル一覧表示ではサムネイル表示などがサポートされているのでファイルを開かなくても概要を把握できる。

文書ファイルごと、あるいはフォルダ単位でアクセス制御を行うことができるので、重要文書の情報漏洩を防ぐことができる。例えば、参照は可能だが編集はできないとか、課長以上の管理職でないと印刷できないように設定できる。また、文書ファイルに対する変更履歴を残すことができるので、不正アクセスを監視できる。

正式に承認された文書を保管・バックアップすることができ、期限切れの文書を自動的に破棄することも可能。また、アーカイブした文書を検索結果からワンクリックで元の場所に復元したり、同じ内容の文書ファイルが複数ある場合には自動的に重複ファイルを削除したりできる機能も登場している。

ここ数年、多くの自然災害を経験したことで、従来のBCP対策を見直す企業が増加しているが、文書管理ツールはBCP対策としても非常に有効なツールとして再認識されている。東日本大震災では、オフィスの書棚が崩れて文書が散乱したり津波に流されたりして、震災で被害を受けた設備や建物などの図面や仕様書などを取り出すことが難しくなったが、文書管理ツールで各拠点にバックアップを保管していた企業では直ちに必要な書類を取り出して迅速な復旧・保守作業に取り掛かることができたという。つまり、紙文書を電子化して文書管理システムで管理しておけば、不測の事態から重要な紙文書が消失した場合でも、すばやく業務を再開させることができる。

これからの企業は、ワークスタイルの変革に如何に対応していくことができるかでビジネスの成否が左右される。例えば、海外展開が活発になると、距離および時差、そして言語の課題を克服しながら場所に限定されずに24時間いつでも仕事を継続できる基盤作りが必要となる。そこで、効率的な業務、コミュニケーションを実現するためのシステム基盤として文書管理ツールが注目を浴びている。また、円滑なコミュニケーションが求められる一方で情報漏洩や窃盗などのリスクが増大しているが、最新の文書管理ツールなら情報を強固に守ることできる環境も同時に手に入る。

（1）

組織内に散在する文書情報をシステム化し、バックアップやアーカイブを確実に行うことができ、BCP対策に役立つ。

（2）

電子化された文書は、適切な人が、いつでも、どこでも検索でき活用することができる。

（3）

文書情報に適切なセキュリティが適用されることを確実にし、情報漏洩のリスクに対応することができる。

（4）

文書情報を探し出す時間、取引先からの問い合わせにかかる時間を最小化し、本来のやるべき業務に集中することができる。

（5）

属人化された状況から見える化を促進し、文書の標準化、文書の共有化を行うことで、業務品質向上を図ることができる。

（6）

文書管理をシステム化することで、ワークスタイルを変革し、ユーザにとってより仕事がし易い環境を提供することができる。

（7）

使用頻度の低い紙文書は、記録管理することで適切な保管を行うことができる。