文書管理ツールの導入状況

　最初に、現在の文書管理ツールの導入状況を尋ねてみた。その結果、34.7％が導入済みで、1001名以上の大企業になると47.8％と半数近くの企業で導入が進んでいた。一方、100名以下の中小企業では11.1％の導入率にとどまり、大企業と比べて導入率に大きな差があることが分かった（図1-1）。従業員数が増えるに従って、作成される文書数も増え、文書の管理・共有・活用の必要性が増してくることからこのような結果になったものと推測できる。また、IT統制の観点から見ても、役職や担当によって文書の管理範囲を決めておく必要があるので、従業員規模の大きい企業ほどニーズが高くなると言える。
　次に、文書管理ツールを「導入済み」「導入予定」と答えた人に、文書管理ツールの導入単位を尋ねてみたところ、図1-2のような結果となった。「導入済み」の1位は「全社ごと」で66.7％、2位は「部課ごと」と「拠点ごと（生産拠点・営業拠点など）」でいずれも20.3％となった。また、「導入予定」の1位は「全社ごと」で87.5％、2位は「拠点ごと（生産拠点・営業拠点など）」で19.6％、3位は「部課ごと」で17.9％となった。内部統制強化の観点から、あるいは運用管理のメリットが出しやすいことから、全社導入が圧倒的に多い。
　続いて、文書管理ツールを「導入済み」「導入予定」と答えた人に、文書管理ツールのタイプを尋ねてみたところ、図1-3のような結果となった。「導入済み」の1位は「ソフトウェア型」で84.2％、2位は「自社開発」で12.9％、3位は「ASP・SaaS型」で3.6％（その他を除く）となった。また、「導入予定」の1位は「ソフトウェア型」で87.7％、2位は「ASP・SaaS型」で40.4％、3位は「自社開発で」12.3％となった。
　この結果から、導入予定では「ASP・SaaS型」の割合が急増していることが分かった。この背景には、「文書管理システムを導入したいが専任の運用管理者を置くことができない」「導入コストや運用コストを抑えたい」といった事情を抱えている中小企業を中心に、文書管理に対するニーズの高まりがあると考えられる。
　更に、文書管理ツールを「導入済み」と答えた人に、その文書管理ツールの満足度を尋ねてみたところ、図1-4のような結果となった。全体の56.1％が満足、43.9％が不満と回答した。アンケートに寄せられたフリーコメントをみると、満足と回答した人は「書類削減に貢献した」「内部統制に必要なツールが揃っており、外部監査でも認められている」「紙文書の管理から電子化管理への転換という目的が達成できた」といった意見を挙げている。一方、不満と回答した人は「動作が遅く、添付できる文書数に制限がある」「レスポンスが悪く、使い勝手も悪い」「検索機能が弱く、必要な情報が見つからない」といった意見を挙げている。
　管理者からすると「満足」できるツールでも、実際に使用するユーザからすると、その検索性やレスポンスなどの使い勝手に「不満」を持つケースも少なくないようだ。

　次に、文書管理ツールを「導入済み」「導入予定」と答えた人に「導入した目的」「導入を検討する目的」を「最も重視する」から「3番目に重視する」まで選択してもらったところ、図2-1のような結果となった。
　「導入済み」の1位は「業務効率化」で68.6％、2位は「紙の使用量削減」で37.1％、3位は「文書の保管スペース削減」で36.4％、4位は「文書などのデータが増え、目的のものを探すのが困難になった」で27.9％、5位は「内部統制対策」で27.1％であった。また、「導入予定」の1位は「業務効率化」で75.4％、2位は「内部統制対策」で38.6％、3位は「紙の使用量削減」で31.6％、4位は「文書などのデータが増え、目的のものを探すのが困難になった」で29.8％、5位は「社内のナレッジ活用」で26.3％であった。
　「導入済み」では、文書やファイルの一括管理や検索性の向上を図ることで、業務効率化を目指す企業が多く、また、紙の使用量削減や文書の保管スペース削減など、コスト削減に期待する声も多かった。一方、「導入予定」では、内部統制対策などの法規制に対応するために導入を検討している企業が増えている。加えて、社内のナレッジを有効活用する目的での導入比率も増えており、今まで以上に社内資源を活用することが求められているようだ。
　また、文書管理ツールを「導入済み」「導入予定」と答えた人に、文書管理ツールで管理している、あるいは管理する予定の文書・情報の分野を尋ねたところ、「導入済み」の1位は「マニュアル・手順書」で71.0％、2位は「社内規定」で66.7％、3位は「議事録」で51.4％、4位は「設計書・図面」で40.6％、5位は「契約書・見積書」で34.8％と続いた（図2-2）。また、「導入予定」の1位は「マニュアル・手順書」で77.2％、2位は「社内規定」で70.2％、3位は「議事録」で66.7％、4位は「契約書・見積書」で61.4％、5位は「設計書・図面」で59.6％となった。

　次に、文書管理ツールを「導入済み」「導入予定」と回答した人に、文書管理ツールを導入した（する）際に重視した（する）ポイントは何か、「最も重視する」から「3番目に重視する」まで選択してもらった。その結果を図3に示す。「導入済み」の1位は「運用管理のしやすさ」で52.9％、2位は「文書・データ登録のしやすさ」で33.6％、3位は「導入コスト」で29.3％、4位は「ユーザインターフェースの分かりやすさ」で23.6％、5位は「運用管理コスト」で23.6％と続いた。また「導入予定」の1位も「運用管理のしやすさ」で52.6％だったが、2位からは順位が変動し、「ユーザインターフェースのわかりやすさ」が2位で36.8％、3位は「検索のスピード・しやすさ」で35.1％、4位は「文書・データ登録のしやすさ」で33.3％、5位は「導入コスト」で31.6％と続く結果となった。
　この結果から「導入予定」企業のほうが「ユーザインターフェースの分かりやすさ」や「検索のスピード・しやすさ」など、ユーザの使い勝手を重視している傾向にあることが分かる。この背景には、ツールを全社規模で積極的に利用してもらわないと、結果として業務の効率化や内部統制の強化、コスト削減につながっていかないといった、文書管理ツールの特長がユーザ企業に浸透し始めてきたからだと考えられる。

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【1】「導入済み」は大企業で47.8％、中小企業だと11.1％と従業員規模で大きな差が

【2】導入目的は「導入済み」で「業務効率化」、「導入予定」では「法規制対応」が

【3】「運用管理のしやすさ」を重視する企業の割合が、過半数を超える結果に

【4】導入しない理由、「導入の手間がかかる」「導入コストが想定以上」などが上位に

【5】導入予算、「導入予定者」では「100万円〜500万円未満」が約3割で1位に

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