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本当に使える「グループウェア」の選び方

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本当に使える「グループウェア」の選び方

2008/09/08


 グループウェアが登場して10年以上が経過し、多くの企業が既に導入済みだろう。しかしIT製品は一度導入すれば一生使えるものではなく、グループウェアも従業員数の増加や業務の見直し、製品のバージョンアップなどにともなって、当然リプレースを検討されるべきものである。本稿では、いかなる観点でグループウェア製品を選べば良いのか、バージョンアップやリプレースの際に気を付けるべき点は何かについて、9の視点で解説したい。なお、グループウェアの製品の仕組みや最新事情についてはIT製品解体新書を一読していただけると幸いである。

グループウェア

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1

グループウェアの選び方、9つのポイント

要件1

導入の目的を明確にしておく

 メール、スケジュール管理、掲示板などの基本機能のほか、製品によってはCRMERPとの連携など様々な機能を提供するグループウェア。導入の際は、まずは利用目的を明らかにすることが第一歩となる。情報共有基盤を構築したいのか、コミュニケーションツールとして利用したいのか、スケジュールを共有したいのか、稟議の申請や決裁のワークフローを作りたいのかなど、グループウェアを導入することで何を実現したいのかを明確にすること。例えば、グループウェアを全社員のポータルとして活用したいのであれば、基幹システムやほかのアプリケーションとの連携に長けたツールを選ぶことが得策だろう。あれもこれもではなく、やりたいことの優先順位を付け、より高い優先項目が実現できるツールを選択していくことが大切だ。

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INDEX

【1】グループウェアの選び方、9つのポイント

 要件1 導入の目的を明確にしておく

 要件2 エンドユーザのITリテラシに配慮する

 要件3 運用管理はどうするか

 要件4 活用シーンを考える

 要件5 利用頻度の高い機能の操作性を徹底的に確認する

 要件6 ASP(SaaS)型の場合は、サポート体制や事業者の信頼性も確認

 要件7 スケーラビリティに対応できるか

 要件8 必ず使わざるを得ない機能の搭載で利用を促進

 要件9 リプレースの際は既存のデータの移管に必要以上にこだわらない

【2】グループウェア製品カタログ

 ・まぐぞう

 ・イントラネット・スタートパック

 ・グループウェア EasyPortal

  ・・・など主要製品の一覧を掲載しています。

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