本当に使える「グループウェア」の選び方

　メール、スケジュール管理、掲示板などの基本機能のほか、製品によってはCRMやERPとの連携など様々な機能を提供するグループウェア。導入の際は、まずは利用目的を明らかにすることが第一歩となる。情報共有基盤を構築したいのか、コミュニケーションツールとして利用したいのか、スケジュールを共有したいのか、稟議の申請や決裁のワークフローを作りたいのかなど、グループウェアを導入することで何を実現したいのかを明確にすること。例えば、グループウェアを全社員のポータルとして活用したいのであれば、基幹システムやほかのアプリケーションとの連携に長けたツールを選ぶことが得策だろう。あれもこれもではなく、やりたいことの優先順位を付け、より高い優先項目が実現できるツールを選択していくことが大切だ。

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【1】グループウェアの選び方、9つのポイント

　要件1　導入の目的を明確にしておく

　要件2　エンドユーザのITリテラシに配慮する

　要件3　運用管理はどうするか

　要件4　活用シーンを考える

　要件5　利用頻度の高い機能の操作性を徹底的に確認する

　要件6　ASP（SaaS）型の場合は、サポート体制や事業者の信頼性も確認

　要件7　スケーラビリティに対応できるか

　要件8　必ず使わざるを得ない機能の搭載で利用を促進

　要件9　リプレースの際は既存のデータの移管に必要以上にこだわらない

【2】グループウェア製品カタログ

　・まぐぞう

　・イントラネット・スタートパック

　・グループウェア　EasyPortal

　　・・・など主要製品の一覧を掲載しています。

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