現状に不満が43％！グループウェアの次の姿/キーマンズネット


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	これさえ読めば基本はカンペキ！「グループウェア」	掲載日：2007/10/22

【1】	グループウェアのおさらい

【2】	グループウェアの最新動向

【1】	グループウェアの選び方

【2】	製品カタログ

【1】	「グループウェアパッケージ」シェア情報

これさえ読めば基本はカンペキ！

　1990年代前半から普及し始めたグループウェア。メール、スケジュール管理、施設予約はもちろん、EIP機能、ワークフロー機能、文書管理機能なども搭載されるようになり、部門や組織の枠を越えて情報を活用できるITツールとして多機能化が進んでいる。しかし、キーマンズネットの独自調査によるアンケート（2007年7月実施、有効回答数：356）によると、導入中のグループウェアに不満を感じる人は43.5％もおり、ユーザは更なる機能性・拡張性を求めているようだ。そこで、ベンダからはPDA・携帯電話からのモバイル利用や、SFAをはじめとする他の業務アプリケーションとの連携などが提案されてきている。今回は、グループウェアの基本についておさらいしながら、モバイル対応や他のシステムとの連携など、最新動向を紹介する。

【1】

グループウェアのおさらい

　多機能化が進むグループウェアだが、その一方で、「機能が多過ぎてすべての機能を使いこなせず、結局はメールとスケジュール管理機能しか利用していない…」といった状況も少なくないそうだ。そこで本稿の冒頭では、グループウェアの原点に今一度立ち戻って、本来のグループウェアの目的と基本機能からおさらいしてみよう。

1-1

グループウェアの基本機能

　グループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報を共有することで、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率よくこなすのに役立つソフトウェアのことだ。これらの目的を実現するため、主に以下のような機能が搭載されている。表1で簡単におさらいしていこう。

表1　グループウェアの主な機能
メール機能/メッセージ機能	社内メール機能や、特定の社員と気軽に意見を交換できるメッセージ機能、Webメール機能などがあり、アドレス帳と連携して利用できる。「閲覧状況」を表示できる製品では、メンバーがメールを読んだかどうかをひと目で確認でき、確実な情報伝達が可能。
スケジュール機能/設備予約機能	個人のスケジュール管理だけでなく、部署やプロジェクト内のメンバーのスケジュールも一目で把握できるため、会議などのスケジュール調整を簡単に行うことができる。また、設備予約機能と連携させることで、スケジュールの登録と同時に会議室などの施設を予約できる製品も多い。
回覧板/掲示板機能	社内通達などに便利な機能で、いつ・誰が・確認したかの履歴を取ることもできる。また、カテゴリごとに通知先やアクセス権を設定すれば、情報を伝える範囲を特定の部署や組織に限定できる。
ToDo機能	「やるべきこと」をリスト化する機能で、タスクの漏れ防止に役立つ。期限が近づくと警告メッセージが表示されるように設定すればうっかり忘れる心配もない。また、タスクに優先順位をつけたり、カテゴリに分けて表示したりすることもできる。
ファイル管理機能/キャビネット機能	用途や目的別にフォルダを作成し、階層ごとに整理することができる機能。「どこに、どのファイルがあるのか」がすぐ分かる変更履歴やファイルのバージョンを細かく管理できる製品もある。

　参考までに、上記以外の主な機能を表2で紹介するが、下記以外にも様々な機能がどんどん搭載されてきている。

表2　上記以外の主な機能
ワークフロー機能	各種申請書の作成から承認がおりるまでの一連のフローを管理する。
タイムカード機能	出社退社時間や、外出帰社などを入力することで、勤怠管理が可能。
仮払精算機能	旅費交通費などの精算業務を行うことができる。
プレゼンス機能	連絡を取りたい相手が現在席にいるかどうかひと目で確認できる。

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【1】グループウェアのおさらい

1-1 グループウェアの基本機能

1-2 情報共有から情報活用へと進化するグループウェア

【2】グループウェアの最新動向

2-1 業務アプリケーションとのシステム連携

2-2 PDA・携帯電話で利用するグループウェア

2-3 グループウェア内の機能間連携

GDGD--------------------

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