「ワークフロー」リプレース候補の探し方

　ワークフローツール選びに入る前に、まず、どのような種類の電子帳票を、どのような人たちの間でどのような手順で回していけばいいのか、自社で使うワークフローの具体的内容を明らかにしておかないと、ワークフローツールで必要になる機能が見えてこない。また、組織変更や人事異動が頻繁に起こるのか、業務フローの変更頻度なども、事前に調べておくと、運用管理で使いたくなる機能も見えてくる。
　さらに、初めて本格的なワークフローツールを導入する場合、従来の紙による作業内容および業務フローをそのまま電子化してワークフローツールに移行させようとするケースがよく見られるが、これは極力避けるべきだ。紙による業務手順の多くは、長い間の慣習の中から次第にできあがってきたものが多く含まれており、その中には同じ入力項目が重複している帳票がいくつも存在していたり、作業効率の悪い業務フローが混ざっていたりする。つまり、業務効率の向上を目指したいなら、まず現在の業務フロー自体を見直した上で、ワークフローツールの本格導入を進めていかないと、期待するような導入効果を得ることができない。
　このほか、すべての帳票を電子化しようとすると、必ずどこかで行き詰ってしまうので、こうした無理な目標を設定しないこと。例えば、一口にペーパーレスといっても取引先や顧客先から手渡される紙媒体を帳票に添付しなければならないケースや、改めて承認ルートを明示的に設定する段階になると、関係者間の調整に手間取るケースなどが出てくるようになる。そこで、重点目標を決めて、ここだけはどうしても電子化したいという部分から順次導入するようにしよう。
　以上のようなことを踏まえた上で、以下のポイントに焦点を当てながら、ワークフローツール選択の検討を重ねていくとよい。

　IT製品解体新書で触れたとおり、ワークフローは専用ツールだけでなく、いろいろなアプリケーションの中の一機能としても搭載されている。例えば、有給休暇届などの比較的単純な各種申請書に関しては、グループウェアに標準で搭載されているワークフロー機能などが重宝する。ただし、使いやすいGUIを使って、複雑な書式の既存帳票を効率よく電子化したり、込み入った承認ルートや承認方法を設定したり、ERPなどの基幹業務アプリケーションとの間でデータ連携したりしたい場合には専用ツールを導入する必要が出てくる。
　一方、自社内に専用サーバを設置できない、あるいはシステム管理担当者がいないためにサーバのメンテナンスができないという場合には、ワークフローのクラウドサービスを利用することができる。これなら、初期費用を抑えながら手軽に導入することが可能だ。ただし、オンプレミス型と比べると、カスタマイズできる範囲が限定されるので、自社ニーズに合った使い方ができるか、よく確認すること。
　例えば、図1に示すサービスは、ワークフローツールの「経費精算・旅費精算」「人事・総務申請」「勤務管理」テンプレートをクラウド型で利用できるサービスで、基幹システム（ERPなど）との連携サービスも利用可能だ。また、クラウド基盤は高度なセキュリティ設備を持つデータセンタで運用されており、24時間365日の安全運用が確保されている。

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【1】ワークフローツールの選び方

　要件1　製品タイプの確認（専用ツール、アプリケーションの一機能、クラウド）

　要件2　帳票作成機能の使い勝手

　要件3　ワークフロー設定機能の使い勝手

　要件4　外部システムとの連携

　要件5　モバイル対応

【2】製品カタログ

　・SmartWorkflow

　・ワークフローEX

　・intra-martワークフロー

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