新機能で納得！「ワークフロー」悩み解消法

　帳票や稟議書などが事前に決められたルールに従って、担当者から担当者へ自動的に引き継がれていく一連の決裁処理の流れを「ワークフロー」と呼んでいるが、これをITシステム上で実現するためのシステムが「ワークフローツール」である。ワークフローは、申請（起票）から始まり、あらかじめ設定したプロセスに従って順番に承認画面が表示される。ワークフローツールのおもな役割は、稟議・報告書・届出申請などの承認手続きを電子化することにより、業務効率化、内部統制強化を図ることにある。
　通常、ワークフローツールは、ワークフローアプリケーションとワークフローエンジンから構成されている（図1参照）。ワークフローアプリケーションは、データの入出力や業務ロジックを実装したアプリケーションで、おもに経費、稟議、勤怠の３つの分野のアプリケーションが広く普及している。一方、ワークフローエンジンは、ワークフローを管理するミドルウェアで、ワークフローアプリケーションで定義されている複雑な条件設定や、分岐、ループなどのワークフローパターンに対応しながら、いろいろな業務の流れをコントロールする役割を担う。

　ワークフロー機能を使用したい場合、ワークフロー専用ツールのほかに、グループウェアや文書管理ツールに搭載されているワークフロー機能を利用することもできる。あるいは、勤怠管理システムや経費精算システムなどの個別の業務アプリケーションにもワークフロー機能が装備されている。さらに、簡易的なワークフロー機能しかサポートしていないグループウェアでは、ワークフロー専用ツールとの連携強化を図っている。
　このほか、「経費精算・旅費精算」「人事・総務申請」「勤務管理」といった業務ごとのテンプレートをクラウド型サービスで提供するベンダやSIerも登場している。

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【1】ワークフローツールを解体しよう！

　1-1　ワークフローツールとは

　1-2　ワークフローツールの導入メリット

　1-3　ワークフローツールの基本機能

【2】最新ツールによる既存ワークフローユーザの悩み解消法

　2-1　「業務プロセスの変更に迅速に対応できない」→「上司自動検出機能」

　2-2　「規程に則した複雑なルート設定ができない」→「豊富な承認ルート機能」

　2-3　「基幹業務に情報が繋がらない」→「会計システム連携機能」

　2-4　「内部統制を実現できない」→「堅牢なセキュリティ機能」

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