勤怠管理システムの導入状況

　最初に、現在の勤怠管理システムの「導入状況」を尋ねてみた。その結果を図1-1に示す。「既に導入済みである（追加・リプレイスの検討なし）」が53.3％、「既に導入済みである（追加・リプレイスの検討あり）」が9.6％、「新規で導入を検討している」が7.5％、「必要性を感じるが導入は検討していない」が21.2％、「必要性を感じない」が8.3％となった。あわせると、導入済みは全体で63.0％、導入検討中は17.1％という結果となった。この結果を従業員規模別でみると、100名以下の中小企業では31.9％、101〜1000名以下の中堅企業では65.1％、1001名以上の大企業では86.8％となり、従業員規模が大きくなるに従って導入率は高くなっていた。従業員数が増えるほど社員の勤怠管理の負荷が大きくなるので、このような傾向になるものと推測できる。
　次に勤怠管理システムを「導入済み」または「導入予定」と回答した人に、その「導入方式」について尋ねたところ、図1-2のような結果となった。導入済みの1位は「パッケージ（ソフトウェア）」で49.3％、2位は「自社開発」で44.1％、3位は「ASP・SaaS」で7.0％と続いている。導入予定の1位は同じく「パッケージ（ソフトウェア）」で65.2％だが、2位は「ASP・SaaS」で38.0％、3位は「自社開発」で23.9％という結果となった。最近のクラウド環境の広がりに比例して、自社サーバを設置することなく勤怠管理の基本的なデータ収集が行えるASP・SaaS形態での利用に人気が集まり始めている。
　また、同じく勤怠管理システムを「導入済み」または「導入予定」と回答した人に、勤怠管理システムは何と連携して使用するかを尋ねてみたところ、図1-3のような結果が得られた。導入済みの1位は「人事・給与」で73.2％、2位は「入退室管理」で18.3％、3位は「ワークフロー」で16.1％、4位は「グループウェア」で15.8％、5位は「ERP」で11.2％と続いている。一方、導入予定の1位も「人事・給与」で78.0％、2位は「ワークフロー」で39.6％、3位は「グループウェア」で31.9％、4位は「入退室管理」で19.8％、5位は「帳票」で15.4％という結果になった。
　導入予定ではワークフローやグループウェアとの連携を考えている割合が増えてきている。昨今、Web画面上で出張旅費の精算や仮払い申請書を決裁したり、スケジュールを管理したりすることができるグループウェアやワークフローツールが広く普及しており、こうした製品群の中には勤怠管理も行える製品が登場し始めていることから、これらのツールとの親和性も求められるようになってきているようだ。

　続いて、勤怠管理システムを「導入済み」と回答した人に、その「満足度」を尋ねてみたところ、「とても満足している」が7.9％、「まあ満足している」が52.0％、「やや不満がある」が32.0%、「とても不満がある」が8.1％という結果となり、まとめると全体で「満足」と回答した割合は59.8％、「不満」は40.2％で、全体では約6割が満足と回答していた（図2参照）。またフリーコメントで寄せられた声を見ると、「とても満足している」「まあ満足している」と回答した方からは、「WEB化＆ワークフロー化しているので使いやすくなった」「他のワークフローツールと同じ仕組みの中で稼働しているので運用維持管理が楽」「給与システムと連携しながら運用している」といった意見が多かった。利便性の向上に加えて、ワークフローツールや給与システムとの連携で、より運用負荷を削減できたことに満足を感じるユーザが多いようだ。一方、「やや不満がある」「とても不満がある」と回答した方からは、「複雑な勤怠ルール体系にシステムが則しておらず、手管理が発生している」「就労パターンが多岐に渡っており、システムで対応しきれない部分があるため手作業が入る」といった声があがっていた。頻繁に改正される法規制などに対応できず、面倒な手運用が発生してしまうことで不満が出てくるようだ。

　次に、勤怠管理システムを「導入済み」または「導入予定」と回答した人に、その「目的・きっかけ」を聞いてみた（図3参照）。その結果、「導入済み」の1位は「作業効率化」で63.9％、2位は「ペーパーレス化」で36.3％、3位は「社内就業規則改定」で22.6％、4位は「システムの老齢化」で20.0％、5位は「リアルタイムに把握するため」で15.3％と続いた。一方、「導入予定」の1位は同じく「作業効率化」で68.8％だったが、2位は「リアルタイムに把握するため」で30.1％、3位は「システムの老齢化」で30.1％、4位は「法改正対応」で25.8％、そして5位は「ペーパーレス化」で24.7％となった。
　「導入済み」「導入予定」、どちらも1位は「作業効率化」だった。勤務時間の記録はかつての出勤簿のような紙運用から、タイムカードやICカードによる電子化が進んでいるものの、未だに労働時間管理や店舗・グループ別の勤務実績表・就業諸届一覧などの集計や管理は紙帳票による運用を行っているケースが少なくない。また、出張時や休日出勤など、勤務時間の細かな把握・管理を非効率な手段で行っている企業もまだまだ多いという実状が見えてくる。
　そのほか、「導入予定」で注目したいのが「導入済み」に比べ、「システムの老齢化」と「法改正対応」の割合が高い点だ。この背景には、2010年4月から改正労働基準法が施行され、法定割増賃金の引き上げや代替休暇制度、時間単位年休制度などに対応するため、老齢化したシステムを刷新しなければならなくなったという事情があるようだ。ほかにもフリーコメントでは、「CSR目的でも導入している。正確な勤怠管理を行うことで、不正な勤務申告を未然に防ぎ、また、労働基準法に違反しないようにする」「労働基準監督署へのエビデンス対応」といった意見が寄せられており、法対応をきっかけとして勤怠管理システムの刷新を図る企業が増えてきている傾向にあるようだ。

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【1】導入済みは全体で63.0％、従業員規模が大きくなるほど導入率が高くなる傾向に

【2】全体で約6割が満足、不満点は「法規制に対応できず手運用が発生する」が多い

【3】導入目的、導入予定では「システムの老齢化」「法改正対応」の割合増加に注目

【4】導入しない理由は「導入コストが高い」「費用対効果が明確でない」と続く結果に

【5】苦労している点、導入済みでは運用、導入予定では勤怠状況の把握や集計作業

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