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メールの誤送信を防ぎたい

2012/02/09


業務に追われていると、ついメールの送信を慌ててしまい、宛先をよく確認しなかったために誤送信してしまう、ということが起こりやすくなる。特に、重要情報などをメールでやりとりしているときは、これは重大な情報漏洩の原因になる。また、送信先は合っていたものの、文面に間違いがあったり、異なるファイルを添付してしまったり、CCやBCCで送る人を設定ミスしたりするなど、メールの誤送信が原因で思わぬトラブルを引き起こすことも少なくない。そこで、今回はメールの誤送信を少しでも減らすための有効な方策を紹介する。

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解決策1

メールを一定時間保留する仕組みを導入する

Outlook Expressなどのメールソフトを使ってメールを送信する場合、通常では送信ボタンを押してしまった後でメール内容の誤りに気づいても、送信を取り消すことはできない。送信ボタンをクリックした後でも、メール送信を取り消すことができるようにしたい時は「メール誤送信防止ソフト」がオススメ。
 このソフトを導入すると、「今のメール、ファイルを添付するのを忘れた!」「宛先を間違えた!」「宛先の名前の漢字を間違えた!」など、メールを送信した直後にミスに気づいた時に、送信を取り消すことができるようになる。このソフトはメールの送信ボタンをクリックしても、そのメールを一定時間保留した後に送信する仕組みなので、保留時間内にミスに気づいたときには修正することができるのだ。また、メール一斉配信などで宛先を「Bcc」ではなく、誤って「To」や「Cc」に指定してしまうことにより発生する個人情報漏洩を未然に防ぐ機能をもつ製品もある。
 保留時間はユーザの好みで自由に設定可能だ。一定期間が経過すると、保留されていたメールは「自動送信」されるが、タイトル、本文、宛先、添付ファイルなどが社内のセキュリティ規則に違反している場合には、警告表示したり自動削除したりできる製品もある。
 一方、送信メール内容に間違いがないか、再度確認を促すことができる機能を提供している製品もある。これは「メール評価機能」と呼ばれているもので、送信前に送信確認画面が表示され、再度、添付ファイルや宛先の確認を促す仕組みになっている。これらの要素を判断に用いて、送信しようとしているメールの安全性が3段階で評価され、その結果がアイコン/点数で通知される。

図1 メール誤送信防止ソフトの「送信確認ダイアログ」
図1 メール誤送信防止ソフトの「送信確認ダイアログ」
資料提供:エヌ・ティ・ティ・ソフトウェア株式会社

さらに、暗号化機能をサポートしている製品も多く、例えば、添付ファイル、またはメール全体(メール本文+添付ファイル)を暗号化して送付することも可能だ。このほか、特定の送信メールに対し、自動的に特定のアドレスを宛先(BccまたはCc)に加えて送信できる製品もある。この場合、上長などの第三者がメール内容を確認することが可能となり、例えば、派遣社員や新入社員のメールは全てチェックしたい場合などに利用できる。

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