伝言メモをメールで受け取れるようにしたい

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伝言メモをメールで受け取れるようにしたい

2012/01/26


 外出中あるいは会議などで離席中に電話がかかってきたり、不在中に突然の訪問を受けたりした場合、自分のデスクに伝言メモが残されることがよくある。このとき、緊急の連絡が必要だったり、お得意先からの注文の連絡だったりすると、返事や対応が遅れることで、相手を困らせたり、不愉快にさせたり、ビジネスチャンスを逃したりする可能性がある。こんな事態を招かないように、どこに居ても伝言メモを速やかに受け取れるようにするための方策を紹介する。

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解決策1

伝言用テキストをメールで送る仕組みをつくる

 電話の応対、来客の応対をしたときに、当事者が不在だった場合にはメモ書きを残しておかなければならないが、こうした件数が多くなると、メモを残すほうの人も手間がかかり業務効率が悪くなる。そんなときは、伝言メモをPCで作成し迅速に当事者に伝えることができる「伝言メモツール」や伝言メモ機能を搭載している「グループウェア」を利用するとよい。

 電話の応対、来客の応対をしたときに、当事者が不在だった場合にはメモ書きを残しておかなければならないが、こうした件数が多くなると、メモを残すほうの人も手間がかかり業務効率が悪くなる。そんなときは、伝言メモをPCで作成し迅速に当事者に伝えることができる「伝言メモツール」や伝言メモ機能を搭載している「グループウェア」を利用するとよい。

図1 グループウェアの伝言メモ参照例
図1 グループウェアの伝言メモ参照例
どのような内容の伝言なのかが一目で分かる。
資料提供:ネオジャパン

  一方、グループウェアの中にも「伝言メモ」機能を提供している製品がある。この機能を利用すると、簡単な画面操作で伝言発信が可能になる。当事者の行き先状況によってPCメールか、携帯メールかを選択できる。伝言の開封確認も可能で「伝えっ放し/受けっ放し」を防ぐことができる。当事者のほうも、自分の連絡先を所在状況に応じて複数設定できる(例えば、在席中=内線番号、離席中=携帯番号といった具合)。
 さらに、グループウェアの場合には、グループメンバーのスケジュールを一覧で表示したり、離席中のグループメンバー一覧を表示したり、離席中のメンバーの現在の所在情報や、当事者がスタッフ宛てに残した伝言(例えば「あと30分で自席に戻ります」)などを確認したりすることができることから、当事者および先方に対して適切なアクションを取ることも可能になる。

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