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移動中に顧客の情報収集を行いたい

2012/01/19


 外回りや出張の多いビジネスマンの場合、外出先に突然連絡が入って、そのまま帰社することなく、別の顧客先へ直行する必要が出てくるケースは少なくない。また、顧客からの問合せに対し、外出先から直ちに返答しなければならない場合もある。このようなとき、その顧客に関する最新情報が手元にあれば、迅速かつ適切な応対ができ、ビジネスチャンスを逃すこともなくなる。そこで、移動中あるいは外出先で顧客情報を入手する手段を考えてみると、次のような方策をあげることができる。
 【1】スタッフと連携して情報を収集する体制を作る
 【2】モバイル機器で情報を収集できる仕組みを作る
 【1】は社員同士の連携プレーで対応する方法、【2】はモバイル機器と顧客管理ソフトを使って対応する方法だ。ここでは、それぞれの方法の中で利用できる便利なサービスおよびツールの優れた機能を紹介する。

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解決策1

スタッフと連携して情報を収集する体制を作る

 手元に最新のモバイル機器がなくても、外回りの多い社員を社内からバックアップしてくれるアシスタントを育成したり、スタッフ同士で顧客情報を共有したりすることで、外出先から最新の顧客情報を確認することができるようになる。外出先で顧客情報が必要になったら、その旨を社内に残っているスタッフに電話連絡し、必要な情報を社内で収集してもらい、その内容を電話や携帯メールなどで伝えてもらう。このとき、顧客情報を「SFA」や「文書管理ツール」、「グループウェア」といったITシステムで管理しておけば、さらに効率よく情報収集することができる。
 SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)は、営業現場の担当者の活動を効率化するためのソフトウェアで、営業で発生するさまざまな情報を吸い上げて活用することができる。営業情報には、例えば最新の顧客情報(動向情報)、案件の進捗状況、予算/実績値、見込み案件の状況など多種多様なものがある。
 文書管理ツールは、これまでバインダにファイリングすることで情報の保管・保存が行われていた紙文書を、デジタル文書に変換して保管し、簡単に参照・再利用できるようにするソフトウェアのこと。文書管理ツールに顧客情報を保管するようにしておけば、全文検索機能などを使って、目的の顧客情報だけを洩れなく迅速に探し出すことができる。検索結果はサムネイルで表示させることも可能なので、わざわざ文書形式に合ったアプリケーションを立ち上げて情報の中身を確認する必要もない。
 グループウェアは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、情報の共有や有効活用を促進するためのソフトウェアのこと。電子メール、スケジュール共有、ワークフロー、文書共有、タスク管理、施設予約など、多彩な機能が統合されている。このうち文書共有機能は、文書ファイルやデータファイルをサーバで一元管理し、部署やグループごとにフォルダを作成して共有したり、アクセス制限をかけたりすることができる機能のこと。ここに顧客情報を保管しておけば、限られたスタッフの間だけで顧客情報を共有することができる。

コラム:情報の受け取りは最寄りのコンビニで!?

 電話や携帯メールだけでは伝えきれない図表などの顧客情報があるときは、「FAX受信サービス」を利用することで、外出先の社員に紙文書という形で情報を渡すことができる。FAX受信サービスとはコンビニに設置されているFAXから情報を受け取ることができるサービスで、パソコンを持ち歩くことなくメール、添付ファイル、FAXをコンビニでプリントできる。サービスの利用方法は次の通りだ。
 (1)メールやFAXをサービス事業者宛てに送信する。
 (2)携帯電話に受信のお知らせが届く。
 (3)コンビニに設置されている複合機やFAXでプリントする。
 これらのサービスは事前のユーザ登録がなくても利用できる。また、FAXの親展受信(事前に入力した4桁の暗証番号を打ち込まないと出力できない機能)の利用が可能なので、機密書類や他人に見られたくない書面を受信することも可能だ。

図1 FAX受信サービスの例
図1 FAX受信サービスの例
資料提供:ヤマトシステム開発株式会社

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