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人事申請の関連業務を効率化したい

2012/01/05


 会社の成長とともに事業内容が多様化していくと、会社内部の事務手続も増えていくが、その中でも特に人事に関する申請手続は手間がかかる作業の1つである。例えば、転勤で引越しなければならない場合、住所変更や通勤の定期券の変更など、その諸手続に手間がかかると業務に集中できなくなる。また、初めて子供を授かった場合や扶養している親族に不幸があった場合、どのような届出を会社に出さなければならないのかよく分からないというケースもあり、その都度、人事部門に問い合わせしていると、人事部門の負担も大きくなる。そんな時は、次のような手段を取り入れることで、人事申請業務を効率化することができる。
【1】人事業務サービスを利用する
【2】申請のナビゲーション・フローを自動化する仕組みを入れる
 【1】は人事業務をアウトソーシングすることで申請業務の効率化を図る方法で、社内に人事業務の専門家がいなくてもすぐに導入できる。【2】は自社内に人事申請業務の効率化を図るためのシステムを導入する方法で、自社ニーズにピッタリ合った申請機能を実現できる。これからそれぞれの策について詳しく解説しよう。

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解決策1

人事業務サービスを利用する

 初期投資コストをなるべくかけず、すぐに人事申請業務の効率化を図りたい場合には、「人事業務サービス」がオススメ。人事業務サービスには、人事申請手続のためのオンライン処理を提供してくれるサービスと、人事業務自体を丸ごとアウトソーシングできるサービスの2つがある。
 まず、前者のサービスを利用すると、人事管理のための専用ソフトをインストールしたり、サーバを管理したりすることなく、人事申請業務をオンライン上で処理できるようになる。例えば、個人情報に関する手続としては、現住所変更申請、緊急時連絡先申請、氏名変更申請、家族申請、個人口座申請、資格免許申請、年末調整申請などがある。また、人事申請を紙の書類でやりとりする場合、上司の在席を確認しながら申請を行わなければならないが、オンラインサービスに移行すれば、申請書類の承認も電子化されるので、上司の在席を都度確認せずに済み、無駄な時間を省くことができる。またペーパーレス化でオフィスもすっきりする。
 一方、人事業務のアウトソーシングサービスを利用した場合には、入社管理、派遣社員管理、社会保険の諸手続、社員研修、福利厚生関係の準備・事務作業、社内公募制度運営、自己申告制度運営など、人事業務そのものを丸ごとサービス業者に委託できる。人事業務は法制・法令に従った専門的な知識を要求される事務処理が多いので、その分野の専門家に業務を委託することで、迅速・正確な処理が可能になる。また、人事に関する重要データを専門スタッフが厳格に保管してくれるので、かえって社内で人事データを管理するよりも重要データが漏洩しにくくなるケースも多い。

図1 人事業務の流れ
図1 人事業務の流れ
資料提供:株式会社OSK

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