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部署ごとにプリント枚数を管理したい

2012/01/05


 オフィスの経費削減に取り組む場合、経営陣や管理部門からは、プリンタや複合機のプリント枚数をもっと減らすことはできないのかという要望が必ず出てくる。このとき、単に社員たちに向かって「無駄な印刷はしないように!」と注意したところで、その削減効果はたかが知れている。また、強制的にプリント枚数を制限すれば、たちまち業務に支障をきたすことになり、制約ばかり多いオフィス環境では社員のモチベーションも下がってしまう。そこで今回は、プリント枚数に関して厳しく制限するようなことはしないで、無駄な印刷だけを効果的に減らすことができるプリント枚数の管理方法を紹介する。

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解決策1

社内で印刷枚数を管理する

 無駄な印刷が増えるのは、たとえ社員が無駄使いしていたとしても、上司などにあまり気づかれないからという理由が大きい。いつでも自由に印刷できる状態だと、印刷しておこうか迷っている文書の場合でも、とりあえず、すべて印刷しておこうという気持ちになり、結果的に無駄な印刷が増えてしまう。会議や打合せで配る資料も、正確な出席人数を確認しないまま、多めに印刷しているケースも少なくない。そこで、無駄な印刷をしているのは誰か、すぐに上司にわかってしまうような、印刷した枚数を管理する仕組みを導入することが効果的だ。この仕組みを社内で実現したいときは「印刷管理ソフト」が適している。
 このソフトを使用すると、部署ごとに配置されているプリンタや複合機(コピー、プリンタ、FAXなどの機能を1台にまとめた事務機器)を、いつ、誰が、何枚使ったのか、社員1人ひとりの使用枚数履歴を管理することができるようになる。従って、使用枚数が極端に多い社員は誰か、月間で自分のグループは何枚のプリントアウトを行っているのか、なぜあそこの部署はプリント枚数が少ないのかなど、社内の印刷実態を細かい部分まですべて浮き彫りにすることができ、これが無駄使いを止めさせる抑止効果につながるのだ。
 また、プリンタや社員ごとに印刷枚数の上限を設定することができたり、むやみにカラー印刷できないようにしたり、印刷時に「あなたが本日中に印刷可能な、残りの印刷枚数は●●枚です」などと、使用者のパソコン画面上に表示したり、トナーやインクなどの消耗品の使用状況を表示することで消耗品のおおよその交換時期を確認したりできる機能なども提供されている。さらに、同じ社員が一定時間内に連続して同じ文書の印刷を行おうとしたときは、自動的に後続の印刷指示を削除することで、誤って同じ印刷指示を出して大量に重複印刷されることを未然に防ぐ機能も提供されており、徹底した印刷管理が行える。
 このほか、IT資産管理ツール(社内で保有しているパソコンやプリンタなどのIT機器やソフトウェアに関する製品情報・設定情報を自動収集し、まとめて管理するソフト)の中にも、「いつ、誰が、何を、何枚印刷したか」といった印刷履歴を残すことができる機能があるので、企業内ですでにIT資産管理ツールを導入している場合は、こうした機能を利用できるかどうか確認することから始めて見ると良い。

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