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スタッフのシフト管理を行いたい

2011/12/22


 店舗や工場などたくさんのアルバイトやパートをかかえている企業では、そのスタッフのやりくりに苦労しているのが実状。なぜなら、彼らの働きたい時間・曜日はまちまちで、全員の希望通りにスケジュールを組み上げるのは至難の技だからだ。また、管理する企業側の都合で、キャンペーンなどの催事の際はスタッフを一時的に増強しなければならない場合も出てくる。
 そこで、スタッフと管理者の両者の希望に応えることができるシフト管理が求められているが、これを実現するには次の2つの方策がある。
 【1】外部のサービスを利用する
 【2】社内に専用ソフトを導入する
【1】は専門サービス業者が提供するシフト管理サービスを利用する方法で、設備投資が不要。【2】は社内に専用ソフトを導入する方法で、店舗数や拠点数が多い場合にオススメ。以下、詳細を見ていこう。

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解決策1

外部のサービスを利用する

 シフト管理を効率よく行うための最も手軽な方法は「シフト管理サービス」を利用することだ。これは飲食店、ホテル、アパレル、コールセンタ、病院など様々な業種に対応しており、インターネットに接続できる環境なら、どこからでもシフトを管理できる。また、面倒なソフトウェアのインストールやシステム管理の手間を省くことができ、多額の初期投資を行う必要もない。例えばシフト表管理者はPCを、スタッフは携帯電話やスマートフォンを使うことによって、正確で素早いシフト表作りとシフト申請・確認を実現でき、初めて使う場合でも簡単に操作できるよう工夫されている。

 具体的には、各スタッフがシフト表申請画面から希望勤務予定を入力し、管理者は予算に合わせて適正な人件費によるシフト表を作成したりすることができる。また、勤怠実績とシフトの差異をグラフ表示できる機能がサポートされている場合には、差異を一目で確認することができ、1時間ごとの人件費・人件費率・人時売上高などを把握できる。さらに、過不足や勤務時間を簡単に調節することも可能。人間では覚えきれない勤務契約の内容・過去の履歴などが簡単に参照できる。シフトが決まったら、個々のシフト表を各自の携帯電話やスマートフォン、パソコンから確認できる。電話連絡の手間が省け、間違いも少なくなる。もちろん、必要に応じてシフト表を印刷することもできる。

 このほか、急な欠員発生もすぐに解決できるように、シフト表管理者からスタッフに「ヘルプメール」の一斉送信をかけたり、シフト管理機能だけではなく出勤・退勤の勤務データを入力することで、自動的に給与計算を行ったりすることができる機能などもサポートされている。

シフト管理サービスのイメージ
シフト管理サービスのイメージ

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