出力した紙を出しっぱなしにさせたくない

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出力した紙を出しっぱなしにさせたくない

2011/12/08


 企業が引き起こす情報漏洩に関する事故や事件が多発している。ニュースで大々的に報道されるのは、インターネット経由での情報漏洩やパソコン紛失・盗難による情報漏洩ばかりだが、実は発生している情報漏洩の約半分が紙媒体によるものだといわれている。その背景には、プリンタや複合機(コピー、プリンタ、FAX機能を1台にまとめた事務機器)の共同使用がある。企業では1台のプリンタや複合機を、複数の社員または部署で、共同で使っているケースがほとんどだ。そのような環境で頻繁に印刷物を出力していると、「取り違え」や「取り忘れ」が起きやすくなり、その結果、情報漏洩が発生する。そこで今回は、取り忘れることで、取り違えや持ち去りが発生しないように、出力した紙を出しっぱなしにさせないための方策を紹介しよう。

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解決策1

出力機器まで行かないと印刷しないようにする

 プリンタや複合機で出力した紙を出しっぱなしにさせない確実な方法は、プリンタや複合機があるその場所まで本人が行かなければ、印刷できないようにすることである。それには社員証などに使われているIDカードに対応したプリンタや複合機が適している。一般的には、本人のPCから印刷指示を出せば、すぐにプリンタや複合機は印刷を開始するが、IDカードに対応したプリンタや複合機では、わざわざプリンタや複合機の前まで出向いて、印刷指示を出した本人のIDカードをカードリーダ部分にかざさないかぎり、文書の印刷出力ができない仕組みになっているのだ。この印刷手順を採用することにより、文書の出しっぱなし・取り違えがなくなり、スキのない紙文書の取り扱いが可能になる。また、プリンタや複合機へ転送される文書データは暗号化されているので、万一、不正アクセスがあったとしても情報が漏れる心配もない。
 また、IDカードを使わなくても、印刷出力を制限できるプリンタや複合機もある。この場合、機密文書やデータは、操作パネルでパスワードを入力しないかぎり印刷されないようにすることができる。FAXについては、複合機上の表示パネルや自分のパソコン上で受信内容を確認してから、紙に出力するかどうかを自分で選択できる機能を備えた複合機が有効だ。

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