各自の予定がすぐにわかる仕組みが欲しい

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各自の予定がすぐにわかる仕組みが欲しい

2011/12/08


 「顧客との商談に上司を同行させたい」「関係者に会議招集の連絡をしたい」など、他人の予定をすぐに確認したいと思うことはよくあるはず。しかし、自分の予定は手帳を開けば確認できるが、同僚や上司のスケジュールはなかなかすぐには分からない。ここでは、グループや部門、部署単位で各自の予定がすぐにわかり仕事の効率もグンとアップする、そんな仕組みを紹介しよう。

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解決策1

パソコン上でスケジュールを共有する

 スケジュール管理の定番といえば手帳。常に携帯し、即座に予定が書きこめる手帳はスケジュール管理の優れたツールだが、自らの予定を他人に公開したり、他人の予定を確認・管理したりするのには不向きだ。しかし、この手帳が苦手とする「スケジュールの共有」「他人のスケジュール管理」を可能にするツールがある。グループウェアというソフトだ。
 グループウェアでは、利用者は、自身のスケジュールをパソコンやスマートフォン上で管理するようになり、利用者同士でスケジュールを閲覧することが可能となる。他人のスケジュールに予定を入力することもできるので、相手に都合をうかがい、手帳に予定を書きこんでもらうといった手間が省ける。また、プロジェクトメンバーで会議を行いたいといった場合は、自らのパソコンやスマートフォン上でメンバー全員の予定を確認し、一斉に会議召集のメールを送信する機能もある。また空いている会議室を予約したり、会議に必要なプロジェクタなどの備品を事前に予約できたりもする。スケジュールの確認だけに留まらない便利ツールなのだ。
 外出することが多い営業部門のスケジュール共有を検討しているなら、SFA(Sales Force Automation)と呼ばれる営業支援システムもオススメだ。このSFAはスケジュール共有だけでなく、日報を入力・共有したり、商談情報を入力することで、案件の進捗状況を確認・管理することもできる。まさに営業部門に役立つ機能が満載だ。
 単にスケジュールを共有するだけでよいなら、GoogleやYahoo!JAPANなど大手ポータルサイトが運営しているカレンダー機能でも十分使える。「Googleカレンダー」「Yahoo!カレンダー」という名称のサービスなら無料で活用できる。

グループウェアのトップ画面
グループウェアのトップ画面
資料提供:サイボウズ株式会社

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