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社外来訪者の入館を規制したい

2011/12/01


 一般オフィスや工場・事業所などの場合、社外の人たちが許可なく勝手に会社の中に出入りすることは基本的に許されていない。しかし、社員数が多い事務所や協力会社のスタッフなどが頻繁に出入りしている工場・事業所などでは、こうした関係スタッフの中に全く関係のない怪しい人物が紛れ込んでいても、なかなか分からないものだ。もし、不審者が簡単に入館できるとしたら、セキュリティや治安などに重大な問題を抱えていることになり、盗難や情報漏洩などの事故や事件が発生する危険性が高く、取引先や顧客からの信頼も損なう結果になる。そこで、今回は社外来訪者の入館を規制し、不審者などが勝手に社内に入り込めないようにするための方策を紹介する。

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解決策1

社外の人が勝手に入館しにくい環境を作る

 社外来訪者の入館を規制するといっても、厳重に規制しているような雰囲気を出し過ぎると、取引先や顧客などから「訪問しにくい」「入館手続きが面倒」「敷居が高い」などのマイナスイメージを与えてしまい、「ちょっと近くまで来たので挨拶・相談にきた」といった気軽なコミュニケーションまで阻害してしまうことにもなりかねない。そこで、入館のしやすさを損なわずに不審者だけを見分けやすくなる環境作りが大切。
 例えば、「出入口に部外者の方の入館をお断りする看板等を設置する」「受付嬢あるいは守衛、警備員を常駐させる」「社員や関係スタッフには必ずバッチなどの社員証を付けさせたり提示させたりする」「制服などの着用により、外見だけで社員かどうかを判別できるようにする」などの方法がある。
 また、受付などを設置する余裕がない(人件費の面でもスペースの関係でも)場合には、出入口の傍には機密情報などを取り扱う設計部門や企画部門などは配置せず、総務部門や販売部門などを配置して、常に社員が常駐しているフロアを通過しないと、社内の奥まで勝手に入れないようなオフィスレイアウトにしておくのもよい。

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